Hjälp med digital, hybrid eller fysisk konferens

Oavsett vilken form av evenemang du/din målgrupp önskar, vänd dig till Akademikonferens. De hjälper dig med allt från planering till genomförande av ditt evenemang. Följande är information om det stöd som Akademikonferens erbjuder, samt tips på hur du kan förbereda dig.

Ansöka om värdskap för vetenskaplig konferens

Ska du ansöka om värdskap för en vetenskaplig kongress eller konferens i konkurrens med andra forskare och destinationer? Akademikonferens hjälper dig kostnadsfritt i ansökningsprocessen och tar fram en så kallad BID anbud/ansökan. Vill du ta fram BID själv, men önskar ett inbjudnings-/rekommendationsbrev från rektor, måste du kontakta Akademikonferens.

Specialister för akademiskt konferensstöd

Akademikonferens har över 30 års erfarenhet och är specialister på vetenskapliga möten. Som forskare får du det stöd och den service som behövs för en professionellt genomförd konferens. Du kan också välja att få stöd i delar av planerings- och genomförandeprocessen.

Tips och råd inför konferensen

För att du ska få bästa möjliga stöd, läs igenom följande tips kring vad du bör tänka på innan du tar kontakt med Akademikonferens. Men kontakta dem gärna tidigt i processen för bästa stöd och resultat. (Tips och råd i pdf-format:  Tips och råd inför konferensen (217 Kb) ).

Vad är målet med konferensen?

  • Formulera gärna vad du vill uppnå med konferensen.
  • Vill du skapa nya nätverk eller nya samarbeten?
  • Vill du mäta resultat och använda dessa vidare och på vilket sätt?
  • Ska konferensen utvärderas inför planeringen av nästa evenemang eller annat syfte?

Vilken är målgruppen?

  • Vilka länder kommer deltagarna ifrån, är målgruppen nationell eller internationell?
  • Är deltagarna forskare, doktorander, eller andra kategorier. Får/ska studenter delta?
  • Förväntat antal deltagare? Är tanken att bjuda in medföljande gäster? Bör de ha ett eget program?
  • Kommer det att finnas VIP på inbjudningslistan?

Vem eller vilka är värd/värdar/avsändare?

Vem/vilka är värdar eller huvudavsändare till konferensen? Vem bjuder in? Använd SU:s grafiska profil och ta reda på hur SU:s logotyp får användas. Läs om SU:s visuella identitet i Grafisk manual på: https://www.su.se/medarbetare/kommunikation/grafisk-produktion-bild/grafisk-manual.

Akademikonferens tar ansvar för all materialproduktion, från webbsidor till trycksaker. För att minska tryckkostnader och spara miljön kan vi även erbjuda en webbapp.

Har ni samarbetspartners?

Arrangeras konferensen i samarbete med andra organisationer, bestäm då:

  • roller (värd, partner, sponsor) och beslutsprocess
  • ansvarsområden (konferensens budskap och innehåll samt finansiering) 

och förankra hos institutions-/universitetsledningen.

Vilken organisation och vilka egna resurser har ni för arrangemanget?

Besluta vilka som ska ingå i en organisationskommitté, som ordförande och i andra roller. Hur mycket tid kan egna medarbetare avsätta för planering och genomförande? Vem fattar besluten under processen? Akademikonferens axlar gärna rollen som projektledare och ser till att processen går framåt och tidplanen och budgeten hålls. Vi kan avlasta dig på samtliga administrativa uppgifter inom projektet. 

När ska konferensen äga rum?

Önskad/möjlig tidpunkt som är mest lämplig för arrangören, medverkande och målgruppen. Om möjligt, kontrollera att tänkt tid och tema inte krockar med andra konkurrerande evenemang för samma målgrupp.

Tänk på att valet av tidpunkt (månad, veckodag, konkurrerande evenemang på orten kan påverka prisbilden på t.ex. hotell, konferenslokaler mm.). Vi utreder detta gärna för dig och lämnar förslag på olika alternativ.

Format och agenda

Fundera på hur du bäst når målet med mötet och hur deltagarna kan engageras interaktivt. Passar ett fysiskt, digitalt eller hybridformat bäst? Hur kan du planera en agenda som rymmer allt du vill genomföra? Vilka möjligheter till nätverkande och interaktion behövs och vilka tekniska krav skall ställas på anläggningen?

Skissa gärna på en översiktlig agenda. Vad skall hinnas med? Vill ni hinna göra ett studiebesök eller en exkursion? Fundera även på eventuella sociala aktiviteter (mottagning, middag, underhållning mm). Vi kan ge dig råd och presentera olika alternativa lösningar.

Finansiering

Hur ska konferensen finansieras?

  • Deltagaravgifter. Vilken avgiftsnivå är rimlig med tanke på målgruppen? Om konferensen är en i en serie, kolla gärna vilken avgift som gällde sist. Vilka betalningsalternativ skall vi erbjuda? Glöm inte moms, 25 procent på deltagaravgiften. Undantag är när fakturering sker mellan statliga myndigheter, då läggs ingen moms på fakturan.
  • Institutions- eller delad partnerfinansiering.
  • Sponsorstöd, bidrag och eventuella utställarintäkter. Vilka sponsorer och bidragsgivare är tänkbara att kontakta?
  • En kombination av ovan.

Hur hantera eventuell över- eller underskott? Eventuell ekonomisk garanti?

Det är viktigt att planera för en hållbar budget och beakta regelverken. Akademikonferens erbjuder professionell hjälp med finansieringsplanering och budgetuppställning. Vi har ett online-system för administration av deltagare och betalningar och kan avlasta dig med all ekonomiadministration, både intäkter och kostnader. Vi hanterar fakturor, kreditkort och banköverföringar både inom Sverige och internationellt.

Sponsorstöd och compliance

För ansökan om sponsorstöd från läkemedelsföretag, medicin- och laboratorietekniska företag gäller ett antal etiska regler, så kallad compliance. Det är mycket viktigt att beakta dessa regler. Vi är insatta i reglerna och kan ge råd i frågorna och hjälpa dig med ansökningarna både vad gäller sponsring och bidrag.

Kommunikationsplan och marknadsföring

För att så många som möjligt inom din målgrupp ska vilja och kunna välja att delta är det viktigt att vara ute i tid och göra en attraktiv presentation av konferensen. Om möjligt: undersök om det finns några konkurrerande evenemang för samma målgrupp samtidigt. Gör en kommunikationsplan som bygger på målgruppens och samarbetspartners krav och förväntningar och tar hänsyn till planeringsprocessens deadlines och sådant som eventuella avbokningsregler. Välj kanaler med omsorg med tanke på målgrupp och budget. En egen hemsida för evenemanget möjliggör en smidig kommunikation. Fundera på om din målgrupp kan nås genom sociala medier som komplement. Glöm inte att tidigt informera och engagera SU:s och samarbetspartners ledningar. Akademikonferens kan hjälpa till med allt från hemsida för ditt evenemang till utskick och annonsering.

Tänk på att eventuellt bjuda in mediarepresentanter. Följ upp vad som skrivs om ditt tema under planeringsprocessen och var beredd att bemöta frågor. Läs mer på medarbetarwebben om planerad kommunikation. Där kan du även hitta en mall för kommunikationsplan. Akademikonferens kan också hjälpa dig. 

Hållbarhet och säkerhet

Vid Stockholms universitet bidrar vi till kunskap i miljö- och hållbarhetsfrågor till det omgivande samhället genom forskning, utbildning och samverkan. Samtidigt försöker vi också minska vår egen miljöpåverkan genom att jobba med målsättning, förbättring och uppföljning. Stockholms universitets policy för möten och resor grundar sig på målsättningen om koldioxidneutralitet 2040 och att universitetet ska främja en hållbar utveckling för nuvarande och kommande generationer; att arrangera hållbara möten och evenemang är ett sätt att agera hållbart och bidra till dessa mål.

Akademikonferens kan hjälpa dig planera för mer hållbara möten. Vi erbjuder bl.a. konferens-appar, digitala posters, print-on-demand namnskyltar mm. Ta gärna del av deras checklista: Sustainable Event Checklist (webbformulär) och fundera hur din konferens kan formas mer hållbart.

Lokaler

Aula Magna är en modern konferensanläggning i magnifika lokaler och en unik miljö vid Stockholms universitet, som passar för många olika typer av konferenser och evenemang. I byggnaden finns salar som kan bokas för sig eller som komplement till Aula Magna och fungera för parallella sessioner. Läs mer om lokalerna i Aula Magna.

Tänk på att större möten behöver bokas med lång framförhållning och för att exempelvis även garantera tillgång till tillräckligt många hotellrum måste dessa bokas långt i förväg.

Konferenslokaler utanför SU ska bokas inom ramen för SU:s eller de statliga ramavtalens upphandlade anläggningar i avropa.se och SU:s avtalskatalog.

Vid anlitande av Akademikonferens hjälper vi dig gärna att hitta och välja lämpliga lokaler på eller utanför SU:s universitetsområden. Du behöver inte fundera på upphandling och förhandling, det hanterar vi. 

Deltagaradministration

Hur ska deltagarna anmäla sig och hur kommunicerar vi med dem? Vilken service ska erbjudas? Beakta GDPR-reglerna och informera deltagarna. Inbjudan och anmälningsprocessen ger första intrycket av konferensen.

Det är nödvändigt att ha ett sekretariat som administrerar anmälningar och betalningar och besvarar frågor från deltagare, talare, sponsorer, utställare och leverantörer under planeringsprocessen, men även under genomförandet av konferensen.

I vårt onlinesystem kan vi lägga upp ett anmälningsformulär, hantera bokningar och avbokningar, val av parallella aktiviteter och evenemang, bekräfta, fakturera och kommunicera med deltagarna. Du kan få en egen access i systemet för att i realtid följa anmälningsläget, om du vill. Vi sätter upp och bemannar ett sekretariat med tekniska lösningar även på konferensanläggningen.

Abstracts

Administration av vetenskapliga abstracts kräver resurser. Bedöm antalet förväntade abstracts och fundera på vilka resurser du och din institution har för hanteringen. Akademikonferens har ett användarvänligt, webbaserat system för administration av hela abstractprocessen från inlämning till granskning och publikation.

Riskanalys vid evenemang i SU:s lokaler

I universitetets lokaler anordnas ett stort antal evenemang (möten och/eller föreläsningar). Dessa evenemang kan vara öppna för allmänheten eller endast för inbjudna åhörare eller gäster. Evenemangen kan många gånger vara kontroversiella genom att åsikter och/eller forskning synliggörs. Evenemangen kan också vara intressanta beroende på inbjudna gästers ställning i samhället, och vissa evenemang kan innebära att en hotbild förskjuts mot Stockholms universitet. 

Vid tillfällen som dessa kan säkerhetshöjande åtgärder vara nödvändiga i form av väktare/ordningsvakter från universitetets avtalade bevakningsföretag. Syftet med detta är att säkerställa ordning och att evenemanget kan genomföras på ett säkert sätt utan inre/yttre störningar. Bedömning om behov av säkerhetshöjande åtgärder gör sektionen för säkerhet och kostnad för eventuella säkerhetsåtgärder faktureras respektive arrangör. OBS! Senast 5 arbetsdagar innan ett evenemang äger rum ska arrangören fylla i  Checklista för riskanalys vid evenemang (178 Kb) och skicka via e-post till: sakerhet@su.se.

Länkar till mer läsning

Kontakt

Hör av dig till Akademikonferens via e-post: akademikonferens@su.se eller tfn: 3300 (08-16 33 00). 

Akademikonferens har över 30 års erfarenhet och är specialister på vetenskapliga möten. Som forskare får du det stöd och den service som behövs för en professionellt genomförd konferens. Du kan också välja att få stöd i delar av planerings- och genomförandeprocessen.