Allmänt om tjänsteresor

Inrikes tjänsteresa

Utrikes tjänsteresa

Kostförmån

Reseförskott

Reseräkningar

 

Allmänt om tjänsteresor

Inledning

I Stockholms universitets policy för möten och resor framgår att medarbetare och studenter alltid ska noggrant utvärdera behovet av en resa i tjänsten eller som utgör en del av utbildningen. För att minimera påverkan på klimat och miljö ska resor så långt som möjligt ersättas med digitala mötesformer. Detta gäller även i de fall då uppdraget bekostas eller tillhandahålls av externa parter. Det är inte tillåtet att flyga till ett möte eller en aktivitet som pågår mindre än en arbetsdag om digital medverkan kan erbjudas.

Stockholms universitets kostnader i samband med resor (biljetter, hotell m.m.) utgör en av universitetets största kostnadsposter. Universitetet har som mål att tjänsteresor ska planeras och genomföras så kostnadseffektivt och miljöanpassat som möjligt

Stockholms universitet verkar för ökad internationalisering och ser positivt på verksamhetsutvecklande relationer såväl nationellt som internationellt.

Tjänsteresor ska utföras på uppdrag av Stockholms universitet och efter beslut av prefekt eller motsvarande. Med prefekt eller motsvarande avses av rektor utsedd prefekt eller den som prefekten delegerat beslutet till. Beslut om tjänsteresor kan vara muntligt och avse en eller flera resor i ett eller flera projekt.

Inom projekt finansierade av EU, ska tjänsteresor redovisas i särskild ordning enligt de bestämmelser som finns i kontraktet.

Rabatt/bonus

Samtliga former av rabatter i samband med tjänsteresor ska, oavsett hur de benämns, tillfalla universitetet. Det är inte tillåtet för en anställd vid universitet att nyttja rabatter eller bonusar för privat bruk.

Biljetter

Resor bokas via vår resebyrå Egencia. Mer information om bokning finner du under Resor och kontaktuppgifter – Egencia.

Vid tågresor får interrail-kort inköpas under förutsättning att kortet endast används i tjänsten. Skulle privata resor med interrailkort undantagsvis genomföras, ska resan förmånsbeskattas. Underlag för förmånsbeskattning e-postas till Lönesektionen.

Information om tågresor med SJ finner du under Boka – Tågbiljetter.

Statens tjänstereseförsäkring

Vilka försäkringsvillkor som gäller kan du läsa mer om under Försäkring vid resor.

Bestämmelser

Bestämmelser vid tjänsteresor finns i Inkomstskattelagen (IL) och i Villkorsavtal/Villkorsavtal-T samt i Arbetsgivarverkets "Avtal om ersättning m.m. vid tjänsteresa och förrättning utomlands". Vidare finns det bestämmelser som gäller vid tjänsteresor i tionde kapitlet i Villkorsavtal-SU.

Bestämmelser om traktamente gäller endast vid flerdygnsförrättning medan bestämmelserna om resekostnadsersättning gäller för alla tjänsteresor. För närmare information: gå till Skatteverkets webbplats och klicka på "Sökord A–Ö".

Definitioner

Tjänsteresa Resa som föranleds av förrättning.
Tjänsteställe Den plats där en arbetstagare fullgör huvuddelen av sitt arbete.
Förrättningsställe Arbetsplats där förrättning fullgörs.
Förrättning Tjänstgöring eller uppdrag som fullgörs på någon annan ort än den
vanliga verksamhetsorten.
Endagsförrättning Förrättning som ej medför övernattning.
Flerdygnsförrättning Förrättning som medför övernattning utom bostaden.
Traktamente Ersättning för ökade levnadskostnader som arbetsgivaren betalar till
anställd som företar tjänsteresa förenad med övernattning utan för
den vanliga verksamhetsorten.
Nattraktamente Ersättning då det inte finns styrkta logikostnader.
Dag Tid mellan kl. 06.00 och 24.00.
Natt Tid mellan kl. 24.00 och 06.00.


 

Inrikes tjänsteresa      

Resekostnad

Ersättning utgår för faktiska resekostnader.

Logikostnad

Ersättning utgår för faktiska logikostnader.

Traktamente

Följande traktamenten och lönetillägg gäller vid endags- respektive flerdygnsförrättning:

Endagsförrättning
Vid endagsförrättning utgår inte traktamente. Däremot utgår ett skattepliktigt lönetillägg vid tjänsteresa som varat mer än 6 timmar, då förrättningsstället ligger mer än 50 km från såväl arbetsplatsen som bostaden. Inget måltidsavdrag görs på lönetillägg vid endagsförrättning.

  • 6 timmar eller mer – skattepliktigt lönetillägg: 105 kr
  • 12 timmar eller mer – skattepliktigt lönetillägg: 210 kr

Flerdygnsförrättning, belopp fr.o.m. 2020-01-01.

    Skattefritt
traktamente
Skattepliktigt
lönetillägg
Avresa före kl. 12.00         240 kr 210 kr
  efter kl. 12.00    120 kr 105 kr
Hemkomst före kl. 19.00 120 kr 105 kr
  efter kl. 19.00 240 kr 210 kr
Nattraktamente                              120 kr  
Mellanliggande
dagar                 
  240 kr 210 kr
Fr.o.m. dag 91   168 kr 210 kr

 

Måltidsavdrag
Måltidsavdrag ska göras då fri måltid erhållits. Avdrag från traktamentet görs enligt följande:

Traktamente 240 kr 120 kr Fr.o.m. dag 91
Frukost 48 kr 24 kr 33 kr
Lunch 84 kr 42 kr 59 kr
Middag 84 kr 42 kr 59 kr


Avdrag på traktamente ska dock inte göras för fri kost på allmänna transportmedel. Lönetillägget reduceras med följande avdrag för måltider som tillhandahållits utan kostnad för resenären: frukost 15 procent, lunch 35 procent och middag 35 procent.

Nattraktamente
Den som inte kan styrka logikostnader får ersättning med halvt dagtraktamente, dvs. 120 kronor per natt.

Nattraktamente utgår inte när resenären tillbringar natten på tåg, fartyg eller flygplan och inte heller när fritt logi tillhandahållits av en myndighet eller av ett trafikföretag eller motsvarande.

Bilersättning m.m.

För resenär som använder egen bil vid inrikes tjänsteresa utgår ersättning med 18,50 kronor per mil. I beloppet ingår övriga resekostnader, såsom ersättning för medpassagerare och tung last.

Resenären har rätt till ett skattepliktigt lönetillägg på 14 kronor per mil. Vid användande av släpvagn utgår ytterligare 1 krona per mil.

Resa med egen snöskoter i tjänsten ersätts med ett skattepliktigt tillägg på 27 kronor per mil.

Vid resa med egen båt i tjänsten utgår ersättning för faktiskt styrkta kostnader.
 

Utrikes tjänsteresa

I Stockholms universitets policy för möten och resor framgår att medarbetare och studenter alltid ska noggrant utvärdera behovet av en resa i tjänsten eller som utgör en del av utbildningen. För att minimera påverkan på klimat och miljö ska resor så långt som möjligt ersättas med digitala mötesformer. Detta gäller även i de fall då uppdraget bekostas eller tillhandahålls av externa parter. Det är inte tillåtet att flyga till ett möte eller en aktivitet som pågår mindre än en arbetsdag om digital medverkan kan erbjudas.

Traktamente

Skatteverket fastställer schablontraktamenten som är skattefria för olika länder. De belopp som är fastställda för varje land avser tjänsteresor kortare än 3 månader på en och samma ort.

Om tjänsteresan pågår längre än 3 månader ska schablonbeloppet beräknas till 70 procent av det belopp som Skatteverket har tagit fram.

De aktuella beloppen finns på Skatteverkets webbplats.

Vid flerdygnsförrättning gäller följande bestämmelser för avresedagen, hemkomstdagen och mellanliggande dagar under tjänsteresa:

  • avresa före kl. 12.00 – helt traktamente
  • avresa efter kl. 12.00 – halvt traktamente
  • hemkomstdagen efter kl. 19.00 – helt traktamente
  • hemkomstdagen före kl. 19.00 – halvt traktamente
  • mellanliggande dagar – helt traktamente

Om logikostnad inte kan styrkas, utgår nattraktamente med 50 procent av det traktamente som gäller för ifrågavarande land.

Om resenären under samma dag vistas i flera länder, utgår traktamente med belopp för det land där resenären vistas den längsta tiden. Om resenären vistas den största delen av tjänsteresetiden i Sverige, utgår svenskt traktamente.

Vid resa mellan två olika länder ska färdtiden från hamn eller flygplats i det ena landet till hamn eller flygplats i det andra landet inte räknas in i vistelsetiden i något av länderna. Tid för mellanlandning inräknas inte in vistelsetiden.

Uppehåll för övernattning under resan likställs med förrättning på övernattningsorten.

Respektive lands lokala tid används för beräkning av vistelsetid.

Vid endagsförrättning i utlandet utgår inte traktamente. Däremot utgår ett skattepliktigt lönetillägg vid tjänsteresa som varat mer än 6 timmar då förrättningsstället ligger mer än 50 km från såväl arbetsplatsen som bostaden. Inget måltidsavdrag görs på lönetillägg vid endagsförrättning.

Måltidsavdrag
Avdrag från traktamentet för fri måltid ska göras enligt följande:

  • frukost: 15 %
  • lunch: 35 %
  • middag: 35 %
  • helt fri kost: 85 %

Avdrag görs för faktiskt intagna måltider, se kostförmån.

Bilersättning (milersättning)

För resenär som använder egen bil vid utrikes tjänsteresa utgår ersättning med 18,50 kronor per mil. Lönetillägg utgår inte.
 

Kostförmån

Måltider under inrikes och utrikes tjänsteresa som den anställde ej betalat för själv är skattepliktig kostförmån.

Fri kost är en skattepliktig förmån oavsett om den tillhandahålls fortlöpande eller vid särskilda tillfällen såsom under tjänsteresa/förrättning, tjänstgöring på annan ort, kurser, kongresser, konferenser, studieresor eller dylikt. Fri måltid i samband med representation (extern eller intern) är dock inte att betrakta som skattepliktig förmån.

Fri frukost är inte skattepliktig vid tjänsteresa med övernattning när frukost ingår i rumspriset.

Skatteverket har fastställt följande belopp fr.o.m. 2021-01-01 som kostförmån:

  • frukost 50 kr
  • lunch eller middag 100 kr
  • helt fri kost (minst tre måltider) 250 kr.
     

Reseförskott

Sedan den 1 juli 2019 har Stockholms universitet Egencia som resebyrå.

Anställda som gör resor i tjänsten har möjlighet att begära reseförskott från Personalavdelningen för att täcka de kostnader som uppstår i samband med resan. 

Ej godkända reseförskott

Vi godkänner ej reseförskott för: 

  • flygbiljetter 
  • tåg inom Sverige
  • buss 
  • bilhyra 
  • hotell

då allt ovanstående ska bokas genom vår resebyrå. 

Godkända reseförskott

Reseförskott kan godkännas för:

  • inrikes- och utlandstraktamente
  • drivmedel
  • vandrarhem
  • material 
  • konferenser
  • övriga kostnader som inte går att boka genom resebyrån.

Blankett för reseförskott

Lönehandläggaren kan godkänna reseförskott först efter att hen har mottagit blanketten "Rekvisition av reseförskott" (blankett SU 9016), som finns på Blanketter för personalfrågor. På blanketten ska följande uppgifter fyllas i:

  • personuppgifter (namn, personnummer, adress)
  • uppgift om vart pengarna ska skickas, t.ex. postgiro, personkonto eller bank
  • datum för avresa respektive hemkomst
  • förskottets ändamål och förrättningsland
  • institutionsnamn och institutionsnummer 
  • specificering av kostnader.

Blanketten ska undertecknas av resenären och av prefekten eller motsvarande.

Observera att reseförskott är personligt.

Reseförskotten utbetalas enbart för den skattefria delen av resekostnadsersättningen.

Reseförskott under 1 000 kronor betalas inte ut.

Rekvisitionen skickas till Personalavdelningen senast 14 dagar före avresan och betalas ut till resenären tidigast 10 dagar före avresan via ekonomisystemet.

Förskottet ska redovisas senast en månad efter hemkomsten. Redovisningen görs på reseräkning. Bifoga alltid originalverifikationer. Om beloppet på reseräkningen skiljer sig från det utbetalda förskottet, kommer mellanskillnaden att betalas ut till förskottstagaren eller återbetalas till universitetet via löneavdrag.

Har redovisningen inte skett inom angiven tid, kommer reseförskottet att dras från lönen. Om lönen inte räcker, kommer fakturan att skickas till resenären. Betalning ska då ske inom 10 dagar.

Då tjänsteresa ställs in, ska reseförskott återbetalas snarast. Inbetalningen görs till universitetets bankgiro 5050-0206 (Danske Bank). På inbetalningen anges namn och personnummer samt att återbetalningen avser reseförskott.
 

Reseräkningar

När resan har avslutats ska reseräkning upprättas i systemet Primula.

Ansvaret för att samtliga uppgifter är korrekta åligger resenären och prefekten eller den som prefekten delegerat detta till.

Tänk på att reseräkningen måste vara inlämnad senast tre månader efter avslutad förrättning. Traktamente och lönetillägg äldre än tre månader betalas inte ut.