I videoklippet för Projektmodulen beskrivs hur projekt hanteras och vi hänvisar till vissa frågor dit. Du hittar videoklipp här: Videoklipp i nya ekonomisystemet

Hur lägger jag upp nya projekt? 

Svar: Det är i projektmodulen som alla projekt skapas och du registrerar information om projekten direkt i systemet. De externfinansierade projekten behöver godkännas av Ekonomiavdelningen innan systemet genererar ett nytt projektnummer medan de anslagsfinansierade projekten och projekten inom stödverksamheten inte behöver ett godkännande från Ekonomiavdelningen utan ett nytt projektnummer genereras så snart du registrerat all obligatorisk information om projektet.

Se ”Registrera och ändra” i videoklippet för Projektmodulen.

Vad betyder de olika statusarna som finns på projekten i projektmodulen?

Svar: Status har inte samma betydelse i nya ekonomisystemet som i det gamla. Det finns olika typer av status i nya projektmodulen. 

Status

  • Status 0 betyder att projektet är öppet för bokföring
  • Status 1 betyder att projektet är stängt

Projektstatus

Det finns även projektstatus som visar om projektet är Pågående (03). För de externa projekten får projektupplägget projektstatus Utkast (01) vid nyupplägg. Här är det viktigt att man ändrar till projektstatus Preliminär (02) när man är nöjd med sitt upplägg, så kan Ekonomiavdelningen fånga upp projektet för granskning och godkännande så att projektet öppnas för bokföring.

Sammanfattning:

  • Projektstatus 01 (utkast) fås automatiskt vid upplägg av nytt bidrags- eller uppdragsprojekt
  • Projektstatus 02 (preliminär) betyder att projektupplägget är klart för granskning och godkännande av Ekonomiavdelningen 
  • Projektstatus 03 (pågående) betyder att projektet är godkänt och öppet för bokföring.

Hur ser man att Ekonomiavdelningen har godkänt ett projektupplägg?

Svar: Man kan följa upp sina projekt via Projekt/Projektuppföljning och rapporten ”All projektinformation”. Projektet är godkänt och klart för bokföring när Ekonomiavdelningen har ändrat Status till ”Öppet” (0) samt projektstatus till ”Pågående” (03).

Är det bara nya externa projekt som ska godkännas av Ekonomiavdelningen? Hur gör man med förlängningar av externa projekt?

Svar: Ja, alla nyupplagda bidragsfinansierade och uppdragsfinansierade projekt ska godkännas av Ekonomiavdelningen. Förlängningar uppdateras av institutionerna själva i projektmodulen genom att bifoga nytt/uppdaterat avtal och ändra dispositionstiden för projektet enligt det nya avtalet/kontraktet. 

Hur gör jag för att ändra olika uppgifter på ett projekt?

Svar: Du gör detta i projektmodulen. Gå in via Projekt/Projektuppföljning och välj fliken ”Projektadm” samt rapporten Skapa/Hantera projekt.

Se ”Registrera och ändra” i videoklippet för Projektmodulen.

Hur bifogar jag ett dokument i Projektmodulen?

Svar: Se videoklippet för Projektmodulen avsnitt ”Registrera och ändra – Bifoga dokument och projektbeskrivning" för att se hur man bifogar dokument till projekt. Det finns även en film om hur man bifogar dokument när man har skapat en rekvisition eller faktura under Projektmodulen avsnitt ”Skicka rekvisition och faktura – Bifoga dokument till rekvisition/faktura”.

Gå till videoklippet för Projektmodulen.

Är det tvingande att bifoga budget/kalkyl för uppdragsprojekten?

Svar: Ja, ni behöver bifoga en budget/kalkyl för uppdragsprojekten (verksamhet 11, 12 och 32).

När överförs information om projektnummer till Primula?

Svar: Primula uppdateras varje natt med information från ekonomisystemet.

Kan vi lägga upp nya projektledare (forskare) i ekonomisystemet själva?

Svar: Nej, nya projektledare läggs upp i ekonomisystemet av Ekonomiavdelningen.

Projektledare saknas i ekonomisystemet. Hur gör jag när jag lägger upp ett projekt?

Svar: Skapa ett ärende i Serviceportalen om att projektledare saknas. Ange Sukat-ID och namn för personen som saknas. Om det är brådskande att projektet måste läggas upp innan befintlig projektledare är upplagd så kan du exempelvis välja den administrativa chefen för institutionen eller välja ”projektledare saknas” (kod 000). Du kan därefter ändra projektledare så snart Ekonomiavdelningen har lagt upp projektledaren i ekonomisystemet.

Kan man kunna söka ut alla projekt för en specifik forskare, t.ex. för uppföljning av projekt? 

I det nya ekonomisystemet är det obligatoriskt att ange ”Projektledare” i samband med ett projektupplägg. En projektledare kan vara en forskare eller någon annan medarbetare som är ansvarig för ett projekt (jämförbart med nuvarande forskarnummer). I ekonomisystemet kan man göra utsökningar på projektledare.

Hur förlänger jag ett projekt?

Svar: Se videoklippet för Projektmodulen avsnitt ”Registrera och ändra – Ändra befintligt projekt".

Gå till videoklippet för Projektmodulen.

Hur avslutar jag ett projekt?

Svar: Skicka in ett ärende i Serviceportalen. Vi kommer att avvakta med att stänga projekt till dess att de ingående balanserna är bokförda.

Bokförs rekvisitioner som en fordran i balansräkningen när jag i systemet skickar en rekvisition?

Svar: Nej, redovisningen påverkas inte i samband med att rekvisitionen skapas/ställs ut. Redovisningen påverkas först när inbetalningen kommit SU tillhanda.