Projekttyper och kontering

Projektgrupper

Projekt till kringsystem och anslagstilldelning

Konvertering

Projekttyper och kontering

Vad ska jag använda samlingsprojekten till?

Svar: Om ni har intäkter eller kostnader som ni tidigare inte har bokfört på projektnivå utan endast på aktivitetsnivå kan ni bokföra era intäkter och kostnader på de samlingsprojekt som finns upplagda.

Samlingsprojekt finns upplagda i verksamheter som tidigare inte har behövt bokförts på projektnivå, d.v.s.:

  • verksamhet 10 (anslag utbildning)
  • verksamhet 30 (anslag forskning)
  • verksamhet 33 (anslag forskarutbildning) och
  • verksamhet 91 (stödverksamhet).

Ni kan givetvis använda andra projekt som finns upplagda. För registrering av stödverksamhetens löner i Primula rekommenderar vi att ni använda er av ert samlingsprojekt som finns upplagt i verksamhet 91. För registrering av löner i den anslagsfinansierade verksamheten kan ni i Primula antingen ange samlingsprojekt för aktuell verksamhet eller valfritt annat projekt inom kärnverksamheten (verksamhet 10, 30 eller 33) för er institution/motsvarande.

Finns det möjlighet att ha flera projekt inom stödverksamheten? 

Svar: Ja ni kan lägga upp flera projekt inom er stödverksamhet. Inledningsvis har ni fått ett samlingsprojekt inom stödverksamheten där ni kan bokföra era löpande kostnader.

Kan det nya systemet "automatiskt" sätta stopp om vi skulle försöka använda de gamla projektnumren i t.ex. både ekonomisystemet och Primula?

Svar: Det gamla projektnumret finns inte upplagt i det nya ekonomisystemet och det kommer därför inte gå att bokföra på det. Däremot finns det information om det gamla projektnumret på det nya projektnumret i ett särskilt fält i den nya projektmodulen. När ni ska bokföra behöver ni dock alltid ange ert nya projektnummer. För frågor om Primula, vänligen vänd er till Personalavdelningen.

Kan man av projektnumret se vilken finansiär som finansierar projektet?  

Svar: Nej, det kommer man inte att kunna se. Information om finansiär finns i dimensionen Finansiär. Projektnumret (projektkoden) kommer att innehålla verksamhetsnummer (2 positioner) samt 6 löpnummer.

Kommer kostnaderna fördelas på kontonivå till "Fördelat UGA" respektive "Fördelat FUF"?

Svar: Nej, det kommer inte att fördelas på kontonivå. Det kommer däremot att finnas olika fördelningskonton, t.ex. 4998 (Personalk fördeln UGA/FUF) och 5998 (Lokalkostn förd UGA/FUF) som samlar saldon inom olika kontogrupper från fördelning från motbokningsprojektet.

Kommer det nya systemet reagera eller säga ifrån om man råkar boka på motbokningsprojektet?

Svar: Tyvärr kommer systemet vid driftstart inte att säga ifrån, vilket innebär att ni absolut inte får kontera manuellt på motbokningsprojekten. Diskussioner pågår med CGI så förhoppningsvis ska en spärr kunna sättas upp för att stoppa möjligheten att bokföra på motbokningsprojekten i framtiden.

Kan man boka kostnader direkt på t.ex. 91123FUF?

Svar: Generellt ska ni bokföra era kostnader i stödverksamheten på det löpnummerprojekt ni fått (d.v.s. det samlingsprojekt ni har i verksamhet 91) eller på ett annat stödverksamhetsprojekt (91******) om ni har lagt upp ett sådant. På detta sätt triggas stödverksamhetens kostnader automatiskt till stödverksamhetens UGA-respektive FUF-projekt. Det går dock att bokföra direkt på UGA-/FUF-projekten i stödverksamheten om behov finns.

Kan vi ta bort fördelningsprojekt som vi inte behöver, tex. vi har inte några labblokaler men har ändå fått ett lokalfördelningsprojekt för labblokaler (91xxxLFU)?

Svar: Nej ni kan inte ta bort fördelningsprojekt även om ni inte kommer att han några saldon på projekten. Alla institutioner/motsvarande har fått samma uppsättning av fördelningsprojekt.

Projektgrupper

Vad är skillnaden mellan projektlänk och projektgrupp?

Svar: Vi har tidigare pratat om projektlänk men vi har nu bytt benämning till projektgrupp.

Kan ett projekt kopplas till flera projektgrupper?

Svar: Nej det går endast att koppla ett projekt till en projektgrupp.

Vad är en projektgrupp utan huvudprojekt?  

Svar: Om det finns behov av att följa upp flera projekt samlat inom och mellan kostnadsställen och/eller verksamheter går det att skapa en projektgrupp. En projektgrupp ger endast möjlighet för samlad uppföljning och är ingen bokföringsmässig dimension.

Vad är en projektgrupp med huvudprojekt?

Svar: Ibland finns det ett behov av att koppla ihop flera projekt då universitetet har beviljats bidragsmedel från en finansiär där det finns en huvudsökande institution och andra medsökande institutioner. Detta har vi valt att kalla för ”Projektgrupp med huvudprojekt” och avser projekt som kopplas samman mellan olika institutioner (ej inom institutionen).

Projekt till kringsystem och anslagstilldelning

Hur ska jag kontera stödverksamhetens löner i Primula?

Svar: Det finns två olika möjligheter:

1. Kontering på stödverksamhetens samlingsprojekt

Vi rekommenderar att ni använder detta alternativ. Alla institutioner har fått ett samlingsprojekt för stödverksamheten som ni kan kontera lönerna på. De har benämningen kst + samlingsprojekt + vht 91. Projektnumren är löpande, t.ex. 91000001, 91000002, 91000003 o.s.v.

Konsekvens: Om ni konterar lönerna i stödverksamheten på samlingsprojektet för stödverksamheten kommer lönerna att fördelas månatligen på UGA respektive FUF genom de procentsatser ni beräknar för fördelning av institutionsgemensamma kostnader. En annan konsekvens av att bokföra lönerna direkt på samlingsprojektet är att alla kostnader samlas på ett projekt (både personal-, lokal,- drifts- och avskrivningskostnader). Det är också mindre administration att bara använda ett projekt och inte två när man ska registrera löner i Primula.

2. Kontering direkt på UGA respektive FUF i stödverksamheten

Ni kan kontera lönerna som ni gör idag på utbildning (UGA) respektive forskning (FUF). Det gör ni genom att använda de fördelningsprojekt som benämns Fördelat UGA respektive Fördelat FUF. Projektnumren för dessa är 91 + inst nr + UGA respektive 91 + inst nr + FUF. Exempel: för institution 123 heter projektnumren 91123UGA respektive 91123FUF.

Konsekvens: Om ni konterar lönerna i stödverksamheten direkt på UGA respektive FUF fördelat kommer de att fördelas direkt genom konteringen. De kommer därmed inte fördelas månatligen på UGA respektive FUF genom de procentsatser ni beräknar för fördelning av institutionsgemensamma kostnader.

Hur ska jag registrera löner inom anslagsfinansierad verksamhet i Primula som tidigare har registrerats utan projekt?

Svar: Ni behöver ni ta ställning till vilket projekt ni ska registrera lönerna på inför 2022 utifrån ert behov av uppföljning var kostnaden hör hemma. Om ni inte har något befintligt projekt ni vill följa upp kostnaderna på så kan ni använda något av samlingsprojekten i verksamhet 10, 30 eller 33 som ni har fått upplagda.

Vilka projekt ska vi ange till vår fakultetscontroller för anslagstilldelningen?

Svar: Anslagen ska bokföras på ett projekt i den anslagsfinansierade verksamheten (verksamhet 10, 30 eller 33). Ni kan använda samlingsprojekten för detta ändamål, men ni kan givetvis använda ett annat projekt inom den anslagsfinansierade verksamheten. Ni ska inte använda stödverksamhetens UGA- respektive FUF-projekt. Dessa är endast för stödverksamhetens kostnader och används istället för att bokföra OH-fakturan på.

Vilket projektnummer ska jag ange till kringsystemen?

Det är viktigt att komma ihåg att det är det nya projektnumret ni ska ange till kringsystemen. Projekt som är ett absolut ”no no” att ange är motbokningsprojekt.

För projekt i stödverksamheten

Om det avser stödverksamhet ska du ange det samlingsprojekt för stödverksamhet som finns upplagt på kostnadsstället för verksamhetsstöd. Projektet har benämningen ”kst + samlingsprojekt + vht”. För institution 123 heter t.ex. samlingsprojektet för stödverksamheten ”123091 samlingsprojekt vht 91”.

För projekt i kärnverksamheten

Om det avser kärnverksamhet i anslags-, bidrags-, och uppdragsverksamhet ska du ange:

  • Befintligt projekt (med det nya projektnumret!) eller
  • Samlingsprojekt i anslagsfinansierad verksamhet (vht 10, 30 eller 33) – välj samlingsprojekt för aktuellt kostnadsställe och verksamhet.

Konvertering

Varför har jag fått samlingsprojekt inom verksamhet 10,30,33 och 91 fast vi har lagt upp andra projekt för den löpande verksamheten?

Svar: Alla avdelningar och institutioner har fått ett samlingsprojekt i dessa verksamheter för varje kostnadsställe, oavsett om man redan har andra projekt inom den verksamheten eller ej. Vi har inte kunnat undanta de institutioner/avdelningar som valt att ange egna projektbenämningar inom t.ex. stödverksamheten, främst för att säkerställa att alla institutioner/avdelningar verkligen har ett projekt upplagt 2022 inom de verksamheter som tidigare kunnat bokföras direkt på aktivitet.

Varför har jag fått projekt upplagda på det institutionsövergripande kostnadsstället fast jag inte angett det i konverteringsböckerna?

Om ni fått ett projekt kopplat till det institutionsövergripande kostnadsstället fast kostnadsstället ska vara ett annat kan det bero på att Ekonomiavdelningen saknat information om vilket nytt kostnadsställe projektet tillhör eller för att kunna läsa in eventuella ingående balanser. Om ni vill avsluta ett projekt som inte längre ska vara aktivt så lägger ni ett ärende i Serviceportalen. Avslut av projekt kommer att ske först efter att ingående balansen är bokförd samt efter att anläggningarna är inlästa i nya ekonomisystemet.