Samfinansiering

OH/Indirekta kostnader

Lokaler

Budgetmallar

Samfinansiering

Var finns samfinansieringsmallen?

Svar: Samfinaniseringsmallen hittar ni under Mallar för institutioner under Informationsmaterial och lathundar. Mallen är ett stöd i beräkning av samfinansieringen och är inte obligatorisk att använda.

Kan jag hantera samfinansiering av anslagsfinansierade projekt?

Svar: Nej, det är inte möjligt i systemet. Samfinansiering kan endast göras på bidragsprojekt. Om ni t.ex. får anslagsmedel från fakulteten där ni inte får ersättning för alla OH-kostnader, så kan ni överföra anslagsmedel manuellt. Använd kontot för anslag, inte samfinansieringskontot.

Kan jag uppdatera procentsatsen för samfinansiering?

Svar: Procentsats för samfinansiering registreras löpande när nya bidragsprojekt som behöver samfinansieras läggs upp. Den procentsats ni registrerar som samfinansiering avser innevarande kalenderår. Procentsatserna kan behöva uppdateras kommande kalenderår beroende på ändrade förutsättningar. 
Vi återkommer om rutiner för eventuella ändringar av procentsatser under innevarande år. 

Är det möjligt att justera samfinansieringen manuellt i bokföringen om det blir fel eller uppstår avvikelser?

Svar: Det kommer att vara möjligt att justera samfinansieringen. Vi återkommer med rutiner för detta senare.

Hur kommer samfinansieringen att triggas ut?

Svar: Samfinansiering kommer att gå via trigger vid bokslutet varje månad och utifrån den eller de procentsatser för samfinansiering som ni lägger upp i ekonomisystemet (i projektmodulen).

Är samfinansiering "generell", eller kan man bestämma samfinansieringen till vissa kostnadstyper, exempelvis lokaler?

Svar: Samfinansieringen kan antigen ske proportionellt (d.v.s. för alla kostnader i projektet) eller inom en eller flera av kostnadsslagen lönekostnader, LKP, lokalkostnader, driftskostnader eller OH-kostnader. Lokalkostnader triggas ut i redovisningen men i rapporteringen till finansiären kan man (om så är fallet) via en rapport se att bidragsgivaren inte finansierar lokalkostnader.

Hur registrerar jag samfinansiering om jag bara fått beviljade medel för driftskostnader? 

Svar: Du får då lägga in samfinansiering med 100 % för alla andra kostnader än driftskostnader.

Vi får mer beviljad OH än vad vi har. Hur registrerar jag samfinansieringen?

Svar: Det är endast möjligt att registrera samfinansiering och inte någon typ av ”negativ samfinansiering”. Du ska då inte ange någon samfinansiering i projektmodulen. 

Ska vi beräkna procent för samfinansiering för alla befintliga projekt?

Ja ni ska beräkna samfinansiering även för era befintliga projekt som fortlöper 2022. Ni beräknar samfinansieringen som ska gälla för 2022 och registrerar procentsatsen i ekonomisystemet senast 1 mars.

Kan procent för samfinansiering registreras retroaktivt för befintliga projekt?

Svar: Nej, det gäller för hela innevarande år.

OH/Indirekta kostnader

Jag har tidigare bokfört OH-fakturan på institutionen. Blir det så att kostnaden kommer triggas ut för 2022 och jag behöver då inte göra den bokföringsordern?

Svar: Fakultetscontrollers upprättar en bokföringsorder som tidigare. Kostnaden debiteras institutionen i fasta belopp precis som tidigare. Bokföringsordern kommer att anges i tolftedelar. 

Hur gör jag när finansiären beviljar OH även för driftskostnader?

Svar: Du kan använda mallen för samfinansieringen genom att ange belopp istället för procent för OH som finansiären beviljar för att beräkna om samfinansiering behövs eller ej.

Hur gör man med Riksbankens Jubileumsfond som ger ett fast belopp för OH per heltidsanställd i projektet?

Svar: Det blir en samfinansiering som mellanskillnad. Som stöd för beräkning av procentsats för samfinansiering finns mallen för samfinansiering. Egentligen blir det ingen skillnad mot idag, förutom att samfinansieringen tydligt redovisas på det externt finansierade projektet.

Var registrerar jag procentsats för OH?

Svar: Ni registrerar dem inte själva utan ni lämnar information om er institutions procentsatser för OH-påslag, lokalpåslag och UGA/FUF-procent för den institutionsgemensamma stödverksamheten till er fakultetscontroller. För 2022 ska ni lämna informationen senast 21 februari.

Hur hanterar vi bidragsprojekt som inte har några lönekostnader men där vi ändå erhållit ersättning för OH-kostnader från finansiären (t.ex. bidrag för stipendiater eller konferensbidrag)?

Svar: Vi får återkomma med svar på hur detta ska hanteras praktiskt men det kommer att finnas möjlighet att bokföra OH manuellt. En sådan bokföringsorder behöver alltid godkännas av Ekonomiavdelningen.

Lokaler

Om en lön bokas om, hänger lokal-triggern med?

Svar: Ja, den hänger med eftersom fördelningsbasen (lönekostnader och lkp) förändras. 

Budgetmallar

Finns det en uppdaterad kalkylmall för externa projekt att använda inför ansökan? 

Svar: Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd har uppdaterat och anpassat sin kalkylmall till den nya ekonomimodellen. Mallen hittar ni här: Budgetkalkyl - Medarbetarwebben (su.se)

Vem vänder vi oss till med frågor om budgetmallen för OH-påslag, lokalpåslag och institutionsgemensamma kostnader?

Svar: Vänligen kontakta er fakultetscontroller som kan svara på frågor om budgetmallen.

Var finns samfinansieringsmallen?

Svar: Samfinaniseringsmallen hittar ni under Mallar för institutioner under Informationsmaterial och lathundar. Mallen är ett stöd i beräkning av samfinansieringen och är inte obligatorisk att använda.