Vad hände med det gamla kundregistret från RD Classic, har det förts över till nya Raindance?

Svar: Ja, de kunder som bedömdes vara aktiva har förts över. Generellt sätt kan man säga att om ni fakturerat kunden under 2020 eller 2021 så bör den ha förts över. Men om kunden inte finns i nya Raindance går det naturligtvis bra att skapa den som en ny kund igen.

Vem lägger upp nya kunder i Raindance, är det institutionen eller Ekonomiavdelningen?

Svar: Institutionen påbörjar upplägget som sedan går vidare till Ekonomiavdelningen för attest. I normalfallet kommer Ekonomiavdelningen att godkänna nya kunder inom 1–3 arbetsdagar. Det går inte iväg något mail eller någon notifiering när kunden är godkänd, institutionen kan däremot se på kunden att status har ändrats från ”Påbörjad” till ”Aktiv” när allt är klart. Om Ekonomiavdelningen har behövt göra någon korrigering i upplägget så skrivs det in under rubriken ”Meddelanden” på kunden.

Jag ska lägga upp en ny kund, vilket momsregistreringsnummer ska jag fylla i?

Svar: Formatet för svenska registreringsnummer är SE följt av organisationsnumret och avslutas med 01. Utländska format varierar men börjar oftast med landskod, t.ex. NO för Norge och DE för Tyskland. Om man inte känner till registreringsnumret ska man fylla i ett ”dummy”-nummer som är SE999999999901. Det numret ska även användas för svenska privatpersoner.

Jag ska fakturera en kund som redan finns upplagd (t.ex. en kommun eller region) men jag vill fakturera en annan avdelning/förvaltning än den som ligger upplagd, hur gör jag då?

Svar: Under fliken ”Adress & kontakt” på en befintlig kund kan man lägga till leveransadresser som fungerar som alternativa faktureringsadresser. Se kunden ”Stockholms stad” för exempel.

Vad betyder fälten ”GLN identifierare” och ”Peppol-ID”?

Svar: De fälten innehåller tekniska parametrar för att fakturan ska kunna skickas iväg till InExchange på rätt sätt. Om man vid upplägget inte känner till vilka värden kunden har, då kan institutionen lämna blankt där så kommer Ekonomiavdelningen att komplettera detta när attesten sker.

Hur vet jag om en kund får e-fakturor från oss eller inte?

Svar: Om kundupplägget innehåller korrekta parametrar (GLN eller Peppol) så bör kunden få e-faktura från oss under förutsättning att de själva kan ta emot e-fakturor.

Jag ska lägga upp en utländsk kund, vilken valutakod ska jag välja?

Svar: Välj den valuta som kunden bett oss att fakturera i. Om du inte vet detta, välj SEK som standard.

Den utländska kunden som jag ska fakturera finns redan upplagd i Raindance men jag vill fakturera i en annan valuta än den som ligger som standard-valuta, hur gör jag då?

Svar: Det går bra att ändra valuta på själva fakturan vid faktureringstillfället.

Jag ska fakturera en kund, hur vet jag om den redan finns upplagd eller om jag måste lägga upp en ny kund?

Svar: Du kan söka efter befintliga kunder under rubriken ”Kundreskontra” och sedan ”Kundcentralen” alternativt ”Sök kund”.

Vad är skillnaden mellan ”Kundcentralen”,  ”Sök kund” och ”Sök faktura”?

Svar: Kundcentralen leder dig till en översikt av kunden inklusive kundens fakturor och betalningshistorik. Därifrån kan man sedan gå direkt till kundregistret eller till en enskild faktura. ”Sök kund” och ”Sök faktura” har flera detaljerade sökparametrar men leder till samma kundregister och samma fakturor.

Jag ska fakturera en kund men ser att kunden finns upplagd på två olika kundnummer, det ena med en vanlig nummerserie och det andra börjar med bokstaven R. Vad är det för skillnad på dessa två?

Svar: När man fakturerar direkt från kundreskontran ska det ”vanliga” kundnumret användas, t.ex. för att fakturera på ett anslagsprojekt. När man rekvirerar bidragsprojekt från Projektmodulen i Raindance, då kommer R-kunderna att användas.

Vilken fakturatyp ska jag välja när jag ska skapa en faktura?

Svar: Den absolut vanligaste fakturatypen är den som vi kallar ”KF Manuell kundfaktura”, det är den du ska använda när du vill skapa en ”vanlig” kundfaktura.

Går det att ändra fakturadatum och/eller förfallodatum när jag skapar min kundfaktura?

Svar: Raindance förslår automatiskt dagens datum som fakturadatum och föreslår automatiskt det förfallodatum som motsvarar betalningsvillkoret på kunden. Det går att manuellt ändra båda dessa men när det gäller förfallodatum, tänk på att SU i normalfallet endast tillåter 30 dagar. Kortare tid än så är OK om man kommer överens med kunden. Längre kredittid, t.ex. 45 dagar eller 60 dagar, ska i normalfallet inte användas om det inte uttryckligen står så i det avtal ni skrivit med kunden.

Vilket huvudkostnadsställe ska jag fylla i som tabellkod?

Svar: Huvudkostnadsstället är institutionsnumret följt av tre nollor vilket motsvarar den institutionsövergripande verksamheten (avdelningsövergripande verksamhet för förvaltningen). När man sedan konterar själva intäkten, då går det bra att ha en konteringssträng som innehåller andra slutsiffror än tre nollor.

Jag vill att intäkterna på fakturan ska delas mellan olika institutioner, hur gör jag då?

Svar: I så fall får en av institutionerna ta hela intäkten på kundfakturan och sedan får ni skapa en intern bokföringsorder där ni fördelar om intäkterna sinsemellan.

Jag vill ändra momssatsen på min faktura, hur gör jag det?

Svar: Momsen på en faktura ärvs från kundupplägget men det går att manuellt ändra till en annan momssats på fakturaraden, t.ex. från K25 till K00 om man vill fakturera en momsfri tjänst.

Ska jag använda ett minustecken framför beloppet när jag konterar min kundfaktura?

Svar: Ja, konteringsraden för intäktsraden ska ha ett minustecken framför beloppet eftersom en intäkt bokförs i kredit. På fakturaraden där du angivit vara/tjänst/belopp där använder du ett debetbelopp. Vid en kreditnota blir förhållandet omvänt, då använder man minustecken på fakturaraden och ett debetbelopp på intäktsraden.

Jag har valt ett konto och ett projektnummer på intäktsraden men jag får felmeddelande ”Ej inom tillåtet intervall”, vad gör jag för fel?

Svar: Vänligen titta i SU:s nya kontoplan för 2022 då många intäktskonton har bytt nummer. Som exempel: Konton som börjar med 33 gäller numera uppdragsverksamhet och inte längre anslag. Du kan därför inte kontera ett 33-konto på ett anslagsprojekt som börjar med exempelvis 30.

Min faktura har status ”Preliminär” och högst upp på sidan ser jag en knapp som heter ”Definitivsätt” men det går inte att klicka på den knappen. Vad gör jag nu?

Det är inte där som du ska definitivsätta din faktura och det är inte heller något fel att det står ”Hittade ingen ägare” om du låter markören vila över ”Definitivsätt”-knappen. Gå istället ner till ”Bokningar” där du ser intäktsverifikationen. Välj ”Åtgärder  Ändra” för att få fram den verkliga definitivsättningsknappen nere till höger under intäktsraderna som du sedan kan klicka på.

Min kundfaktura har status ”Preliminär”, går den att makulera då?

Svar: Ja, kundfakturor med status ”Preliminär” kan makuleras.

Min kundfaktura har status ”Definitiv”, går den att makulera då?

Svar: Nej, om kundfakturan har status ”Definitiv” går den inte längre att makulera. Då får man skapa en kreditnota istället om fakturan har blivit fel.

Jag ska skriva ut min faktura till kunden via InExchange men jag ser att det finns tre olika skrivare att välja på. Vad är det för skillnad på de tre?

Svar: Skrivare 2 och 3 är framtagna för att Ekonomiavdelningen ska kunna skicka betalningspåminnelser och räntefakturor. Det finns i dagsläget ingen speciell funktion för verksamheten där de kan använda skrivare 2 och 3. Det går t.ex. inte att skriva ut en faktura till sig själv via PDF genom att använda skrivare 2 eller 3. När vi arbetade i RD Classic och skrev ut fakturor till kund använde vi skrivare 11. Vi har därför valt att behålla nummer 11 som igenkänningsfaktor för att skriva ut till InExchange. Rent tekniskt är det dock så att alla tre skrivare (2,3 och 11) kommer att generera en utskrift via InExchange. Vi rekommenderar dock verksamheten att använda skrivare 11 för utskrift till InExchange eftersom skrivare 2 och 3 kan få andra användningsområden i framtiden.

Jag har skapat en kundfaktura för en tid sedan som har gått iväg till InExchange, nu har jag insett att jag behöver skapa en kreditnota eftersom det var något fel på fakturan. Hur gör jag då?

Svar: I detta fall behöver kreditnotan godkännas/beslutattesteras och behöver därmed gå igenom workflow. Kreditnotan behöver dessutom skickas ut via InExchange till kunden eftersom de har fått fakturan vid ett tidigare tillfälle. Välj ”Manuella regleringar → Delkreditering”. När kreditnotan sedan blivit godkänd och beslutsattesterad, då behöver ni inte meddela detta till Ekonomiavdelningen. Vi låter kunden själv bestämma hur de vill hantera/matcha/kvitta dessa poster. Ekonomiavdelningen kommer att hålla koll på detta i systemet och om kunden inte gör något åt posterna så gör Ekonomiavdelningen det så småningom.

Jag har skapat en kundfaktura som blev fel och har ännu inte skickat iväg fakturan till InExchange, vad ska jag tänka på när jag skapar kreditnotan som korrigerar kundfakturan?

Svar: Eftersom du inte skickade fakturan till InExchange så ska du inte heller skicka krediten till InExchange. Välj ”Manuella regleringar → Helkreditering” och spara som ”Reglerad”. Då kvittas de båda posterna mot varandra. Denna typ av kvittning får endast användas just i detta fall som beskrivs, dvs. när varken den felaktiga fakturan eller kreditnotan har skickats iväg till InExchange och kund.

Jag har fakturerat en utländsk kund som inte kan ta emot e-faktura, kan jag då istället skicka en PDF till kunden?

Svar: Ekonomiavdelningen behöver utreda detta och återkommer i frågan. Idag har vi ett avtal med InExchange som skickar våra kundfakturor antingen som e-faktura eller som pappersfaktura. Detta hänger ihop med lagen om elektroniska fakturor (2018:1277) som säger att PDF inte är att betrakta som en e-faktura.

Hur kan jag se att min kundfaktura har blivit betald av kunden?

Svar: En betald faktura har status ”Reglerad”, en delbetald faktura har status ”Delreglerad”. Om statusen fortfarande är ”Definitiv” har fakturan således inte blivit betald.

Var hittar jag mina gamla kundfakturor från 2021 eller tidigare år?

Svar: Alla fakturor som var öppna och obetalda per 211231 har konverterats till nya Raindance och syns där. Vill man se originalkonteringen får man dock gå in i gamla RD Classic och titta där. Samma sak gäller för samtliga gamla fakturor som blev betalda innan 211231, information om dessa finns i Classic.

Jag ska ställa ut en kreditnota som avser en faktura som ursprungligen ställdes ut i RD Classic, hur gör jag då?

Svar: Du ska skapa krediten i nya Raindance. Om den ursprungliga fakturan har konverterats till nya Raindance så kan man visserligen se den i reskontran men konverteringen har gjort att konteringssträngen ändrats. Du måste därför skapa din nya kredit ”från början”, du kan inte använda den konverterade fakturan som grund.

När vi kundfakturerade i RD Classic skrev vi alltid ut våra kundfakturor på papper och lämnade sedan in dessa till Ekonomiavdelningen för arkivering. Behöver vi göra det i nya Raindance också?

Svar: Nej, det behöver ni inte göra. I nya Raindance sparar vi endast kundfakturor (inklusive bilagor) digitalt.