Vad finns det för nya funktioner i den nya e-handelsportalen?

Svar: Generellt är det inte så stora förändringar när det gäller att skapa beställningar. De största förändringarna finns vid fakturamatchning eftersom matchning kommer att ske i den nya Reskontraportalen. För att få en så bra bild som möjligt av de förändringar som finns så rekommenderar vi er att delta på de utbildningar och supporttillfällen som erbjuds samt ta del av de videoklipp och informationsmaterial som finns på medarbetarwebben.

E-beställningar verkar inte längre gå via oss, ekonomer, utan beställaren konterar och sedan går beställningen direkt till slutattestanten, stämmer det?

Svar: Ja det stämmer. Attestregelverket säger att det är två personer ska godkänna beställningar och fakturor vilket betyder att alla arbetsflöden/workflow nu bygger på flöden med två personer.  Vid e-handel är Beställaren den ena personen och Beslutsattestanten den andra personen som arbetsflödet bygger på.

Finns det beloppsgräns för hur mycket en beställare kan beställa för i systemet?

Svar: Nej det finns ingen beloppsgräns för beställaren. Om beställningen inte är korrekt ska beslutsattestanten neka beställningen. För beslutsattestanterna finns beloppsgränser, se gällande attestordning: Attestordning – regelverk om att förfoga över universitetets medel - Medarbetarwebben (su.se)

Kan man bifoga interna anteckningar på en beställning?

Svar: Ja du kan lägga in en kommentar i "pennan". Observera att om man istället lägger till en bilaga så följer bilagan med till leverantören. För intern kommunikation rekommenderats att ni använder pennan.

Kommer ni ha flera sådana support tillfällen efter att ni ha kört utbildningen på respektive modul?

Svar: Ja det finns supporttillfällen inplanerade fram till och med vecka 13. Dessa uppdateras löpande på Medarbetarwebben.

Jag blir utloggad väldigt snabbt ur systemet, varför är det så?

Svar: Den här typen av problem behöver felanmälans om det uppstår upprepade gånger eftersom det kan finnas många olika orsaker. Felanmälan görs via Serviceportalen (Ekonomiavdelningen – Inköp)

Hur gör jag för att lätt hitta mina projekt när jag ska göra beställningar? Och hur väljer jag rätt konteringsmall?  

Svar: Det finns en instruktion (pdf) i e-handelsportalen/inköp ”Nyheter” samt på medarbetarwebben (länk när den är publicerad) men kortfattat så trycker man på ”Välj konteringsmall”, går till fliken ”Gemensamma”.  Använd sedan sökfältet för att hitta den mall som passar bäst. Det går att söka på Inst/Avd nummer, projektnummer och projektbenämning. Man kan favoritmarkera (med stjärna) den eller de konteringsmallar som man tror man kommer att behöva använda återkommande. Favoritmarkerade mallar dyker sedan alltid upp överst i listan under fliken ”Gemensamma”.

Hur ser man vilka som har behörighet att göra inköp (som är beställare) på en institution?

Svar: Via en rapport i Stjärna -> Frågor & Analys –> Inköp -> Beställare (förvalda uppgifter). För att hitta beställare på en särskild institution kan man söka i rutan ”Levadress 1”. Skriv * före och efter inst/avd-numret. Se nedan hur en sökning skulle se ut för Ekonomiavdelningen 655.

Kan konteringen ändras när beslutsattestanten fått beställningen?

Svar: Beslutsattestanten har i uppgift att granska och godkänna beställningens innehåll inklusive konteringen. Om attestanten upptäcker att konteringen är fel så kan denne t.ex. ändra projektnummer eller cirkulera tillbaka beställningen till beställaren för justering.

Vad gör jag om jag angett fel konteringsmall/projektnummer vid beställning? Beställning är skapad men jag vill justera projektnummer.

Svar: OBS, det här svaret är uppdaterat 2022-01-24 efter att vi upptäckte att det tidigare svaret om att man själv kan ändra projektnummer orsakade oförutsedda fel som helt stoppade matchning.

Från och med 2022-01-24 kommer det alltså inte att vara möjligt att ändra valt projektnummer i en beställning utan man måste makulera beställningen och göra om den om en beställning har skapats med fel projektnummer. 

Om beslutsattestanten upptäcker att det är fel projektnummer kan denne makulera beställningen eller cirkulera tillbaka beställningen till beställaren för makulering. 

Om du som beställare själv upptäcker att du har fyllt i fel projektnummer och att beställningen kanske till och med har gått till fel beslutsattestant kan du själv fånga upp din beställning genom att gå till Stjärna – Mina Beställningar och öppna den felskickade beställningen. Klicka på papperskorgen längst ner i vänster hörn under rutan ”Radinformation” När beställningen är makulerad så kommer det att synas i kolumnen Mak, se bilden nedan.

Beställaren kan sedan skapa en ny beställning direkt med den makulerade beställningen genom att trycka på knappen ”Historik” under ”Inköpslistor och Historik” på förstasidan i MP. Makulerade beställningar från Externa webbshoppar kan inte alltid återskapas om det har gått lång tid sedan varorna plockades, så de kan behöva göras om från början.