Chattfunktion

Manuell cirkulation

Central inkorg

Kontering

Chattfunktion

Vilka får man chatta med, måste alla t.ex. forskare/leveransmottagare ha behörighet i RD?

Ja, för att ta emot en chatt om en faktura så krävs att mottagaren har behörighet i Raindance. Om man vill att en person utan behörighet i Raindance ska titta på en faktura så behöver man kommunicera utanför ekonomisystemet, t.ex. via e-post.

Kan "Beslutattestant" vid attest se tidigare chatt-dialog som andra användarna haft på fakturan?

Ja, chatten loggas på fakturan och ska vara synlig för alla som tittar på den. E-post med personer som inte har behörighet/konto i Raindance loggas inte utan behöver sparas som bilagor om de ska loggas i fakturan.

När man chattar, får alla användare t.ex. forskare/leveransmottagare se bifogade bilagor, fakturabilden, konteringssträng?

Ja, personen som får fakturan skickad till sig via chatt kommer att se allt på fakturan inklusive meddelanden och bilagor och ev. ifylld kontering (om det har fyllts i). Det enda som man inte kommer kunna göra via chatten är att kontera, leveransgodkänna eller beslutsattestera.

Kan man bifoga en bilaga till en faktura via chatt?

Ja, när en användare som har behörighet i Raindance får en chatt om en faktura så kan denne lägga till både bilagor och anteckningar som sparas på fakturan i systemet.

Vilka uppgifter om projekt ser man vid kontering?

Vid kontering kommer man, som idag, att se projektnummer (kod) och projektbenämning. Information om projektledare/forskare kommer att vara synliga vid uppföljning.

I Raindance 2021 använde vi mycket Adobe-funktion och mail-ikonen för att maila fakturabilden i pdf direkt till beställare, ex. forskare som inte har konto i RD. Finns motsvarande funktionalitet i RD2022?

Nej inte än, men man kan bifoga fakturabilden i e-post.

Manuell cirkulation

När "Beslutattestant" har tagit emot en faktura på eget köp för attest, t.ex. utlägg förrepresentation, hur ska "Beslutattestant" överlåta fakturan till sin chef för attest? Om jag är beslutsattestant och får en faktura som ligger inom min beloppsgräns men som jag vill att prefekt ska få kännedom om, ta ställning till och attestera. Är detta möjligt i nya systemet, även om fakturan ligger inom min beloppsgräns?

Samma svar på båda ovan frågor.

Ja, som beslutsattestant kan du välja att överlåta fakturan till annan behörig beslutsattestant. Då kommer du att få välja vem som ska ta över fakturan från en lista som visar personer som också har behörighet att beslutsattestera för det aktuella kostnadsstället. Självklart kan inte samma person leveransgodkänna och beslutsattestera eftersom det skulle bryta mot vårt attestregelverk.

Kan ”Lokal ekonom/fakturamottagare” välja ”Beslutattestant” manuellt vid kontering och leveransgodkännande av faktura?

Nej, val av ”Beslutattestant” sker automatiskt i workflow enligt attestordning och attesthierarki. Kostnadsstället styr vilka ”Beslutattestanter” som kan ta emot fakturan för beslutattest.

Jag är ”lokal ekonom”. Jag ser att en faktura skickas till fel attestant av någon anledning. Vad ska jag göra, ska jag klicka på Tillbaka till workflow eller Till övervakning?

Skicka till övervakning och skriv vilken attestant fakturan ska skickas till.

Central inkorg

Om jag fått någon faktura som inte är min, kan jag skicka denna till någon annan ex. Fakturaservice?

Om du har fått en faktura som t.ex. har hamnat fel och ska till en annan institution finns det möjlighet att skicka fakturor till Ekonomiavdelningen genom att välja att skicka den ”Till övervakningen” i åtgärdsmenyn på fakturan. Det går däremot inte att cirkulera fakturan till någon annan individuell person.

Jag är ”Lokal ekonom”. Jag vill se alla ohanterade fakturor på min institution för att bevaka. Var kan jag se?

Du kan se alla institutionens fakturor under Sök faktura, välj KST och INST under Tabelltyp och Tabellkod, bocka på bara Preliminär.

Jag är ”Lokal ekonom”. Jag vill skicka en påminnelse till attestant som inte attesterat fakturor. Kan man göra det via Raindance?

Ja, man kan skicka påminnelse via chattfunktion.

Jag är ”Lokal ekonom/Fakturamottagare”. Vad ska jag göra med Affärsparter under Att göra?

Man ser sina påbörjade leverantörsupplägg under Affärspartner.

Kontering

Hur fungerar sambandskontroller, vilken kod ska man ange och vilka koder behöver man inte ange manuellt?

För det mesta ska enbart konto och projektnummer anges vid kontering av fakturor. Finansiär, kostnadsställe och verksamhet ärvs automatiskt från projektnumret.

Hur ska man dela kostnaden av en faktura som hör till olika kostnadsställen och/eller projekt inom institutionen?

Det kommer att fungera på exakt samma sätt som idag. Fakturan kan konteras på två eller flera rader med olika projektnummer. Om det skulle vara så att dessa projektnummer har olika beslutsattestanter så kommer fakturan automatiskt att skickas till respektive beslutsattestant. Det kommer däremot inte att vara möjligt att dela upp en faktura på flera institutioner, eftersom en faktura bara kan ankomstregistreras på ett kostnadsställe som motsvarar det institutionsövergripande respektive avdelningsövergripande kostnadsstället. Vid samköp mellan institutioner får alltså en institution ta kostnaden och sedan dela kostnaden internt via bokföringsorder. 

Varför blir en leverantörsfaktura låst när man ska kontera fakturan?

Det beror på att man inte avslutat en leverantörsfaktura rätt. För att undvika detta, kom ihåg att stänga fakturan på rätt sätt. Istället för att lämna en faktura som du har påbörjat att kontera behöver du antingen trycka på avbryt eller kontera färdigt och tryck enter. Om fakturan är låst behöver ni lägga ett ärende i serviceportalen så hjälper vi dig att låsa upp den