FAQ från informationsmöte 21/1

Ersättare vid frånvaro

Fråga: När jag som ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” går på semester och anger administrativa chefen som har beslutattesträtt som min ersättare i Raindance, kan administrativa chefen kontera faktura i stället för mig?

Svar: Administrativa chefen får i sånt fall dubbelroll, både ”Beslutattestant” och ”Lokal ekonom/Fakturamottagare”. Administrativa chefen kan då kontera andra beslutattestanternas fakturor på KST som AC inte ansvarar. Däremot kan administrativa chefen inte kontera fakturor som administrativa chefen själv ska beslutattestera (KST som AC ansvarar). ”Beslutattestant” går däremot att manuellt överlåta faktura till en överordnad ”Beslutattestant”, se FAQ för Leverantörsreskontraportalen.

Fråga: Min kollega blir sjuk och kan inte gå in i systemet och ange mig som ersättare. Hur gör man då?

Svar: Vid akut frånvaro, vänligen kontakta Ekonomiavdelningen vis Serviceportalen så registreras det centralt. Däremot ansvarar varje användare själv för att registrera sin frånvaro och ersättare innan man går på semester.

Fråga: Jag är Administrativ chef och ersättare till prefekten. Trots detta tar jag inte emot någon faktura för beslutattestant. Varför skickas faktura endast till prefekten för attest?

Svar: Ersättare får attesträtt endast vid frånvaro. När prefekten registrerat sin frånvaro och angett ersättare som dig i Raindance, då tar du över attesträtt i systemet. Ersättare och delegerad attestant är olika saker. Om du alltid ska ta emot fakturor för attest, måste prefekten delegera attesträtt till dig och utse dig som delegerad attestant istället för ersättare.

Fråga: Jag är prefekt och vill ange olika ersättare för olika kostnadsställe. Går det att göra i Raindance?

Svar: Nej, det går inte att ange olika ersättare för olika KST. Prefekt/mots. ansvarar för alla KST inom institutionen som övergripande attestanten. Ersättaren får samma attesträtt som prefekten såsom max 2mn kr oavsett KST inom institutionen. Om prefekten vill utse olika attestanter på olika KST, ska prefekten delegera attesträtt med mindre beloppsgränser på respektive KST.

Roll och behörighet

Fråga: Jag har blivit ”Beslutattestant” tillfälligt som ersättare för prefekten. Vad innebär rollen ”Beslutattestant”?

Svar: ”Beslutattestant” ansvarar för att använda institutionens medel genom att beslutattestera och signera följande dokument i Raindance;

  • Beställning
  • Leverantörsfaktura Debet
  • Leverantörsfaktura Kredit
  • Kundfaktura Kredit
  • Bokföringsorder
  • Abonnemang

Fråga: Kan en person ha flera roller?

Svar: ”Beslutattestant” ska inte få behörigheten till ”Fakturamottagare” för att följa fyraögonsprincipen. Undantag gäller vid frånvaro då ”Beslutattestant” kan bli ersättare till en ”Lokal ekonom/fakturamottagare”. I sånt fall behöver man överlåta dokumenten till en annan ”Beslutattestant” för attest, se FAQ för Leverantörsreskontraportalen.

Fråga: Varför får Inköpskoordinator behörighet som ”Lokal ekonom” i Raindance?

Svar: Inköpskoordinator får tilläggsbehörighet i Leverantörsreskontraportalen för att kunna lägga upp en ny leverantör samt att kunna göra direktupphandling i SU:s upphandlingssystem Kommers. För att bli Inköpskoordinator måste medarbetare delta i obligatorisk utbildning som hålls av Ekonomiavdelningen inköps- och upphandlingssektionen.

Fråga: Vad var det för skillnad i "Frågor & analys" i fliken Behörighet mellan Beslutsattestant BESBOK och RKBES?

Svar: BESBOK betyder attesträtt till bokföringsorder. RKBES betyder attesträtt till faktura och beställning.

Beslutattesträtt och attestordning

Fråga: Är det uteslutet att en attesträtt kopplas till ett projekt?

Svar: Ja, attest sker på KST, inte på PROJ.

Fråga: Jag är administrativ chef. Vår prefekt är ”Ordinarie beslutattestant” på institutionsövergripande KST 123000 max 2 mnkr och stf. Prefekt är ersättare till prefekten enligt attesthierarkin. Får jag som administrativa chefen också bli ersättare på 123000 max 2 mnkr när båda prefekterna är frånvarande?

Svar: Ja, om lokala delegationsordningen tillåter det. SU:s attestordning följer institutionens delegationsordning. Det ska även framgå i signerade attestförteckningen.

Fråga: Jag är administrativ chef. Får prefekten delegera beslutattesträtt på KST 123010 inom kärnverksamhet till mig max 0,5 mnkr?

Svar: Ja, dock icke rekommenderas. SU:s attestordning följer institutionens delegationsordning, vilket innebär att det är okej att prefekten utser AC som delegerad attestant för KST inom kärnverksamhet när det står så i delegationsordningen. Däremot rekommenderar Ekonomiavdelningen inte detta för att säkerställa administrativ chefs ansvarsområde som inte ska omfatta kärnverksamheten vid SU.

Fråga: Jag är föreståndare på ett centrum. Får prefekten delegera beslutattesträtt på KST 123010 inom kärnverksamhet/centrumet till mig max 2 mnkr?

Svar: Nej, delegerad attestant får endast lägre beloppsgränsen än prefekten. Föreståndare som hör till en institution får attesträtt på KST inom kärnverksamhet. Dock inte med samma beloppsgräns som prefektens 2mn kr, utan max 0,5mn kr. Undantag gäller när centrum har eget övergripande KST utan att höra till någon institution, ex. Östersjönscentrum, då har föreståndare attesträtt max 2mn kr.

Fråga: Jag är ekonom. Får prefekten delegera beslutattesträtt på KST 123010 inom kärnverksamhet till mig max 0,5 mnkr?

Svar: Nej, prefekten får inte delegera attesträtt ner/vidare till ekonom när det finns enhetschef/administrativ chef på institutionen. I enlighet med SU:s attestordning får rätt att beslutsattestera inte lämnas till administrativ stödpersonal i beroendeställning, oavsett reell kompetens.

Fråga: Jag är ekonom. Får administrativa chefen anger mig som ”Beslutattestant ersättare” på verksamhetsstöds KST 123091 max 0,5 mnkr vid frånvaro?

Svar: Nej, administrativa chefen får inte delegera attesträtt ner/vidare till ekonom, utan prefekt står som ersättare för administrativa chefen i enlighet med SU:s attestordning.

Fråga: Jag är prefekt. Jag har fått en faktura som kostar 10mn kr som överstiger min beloppsgräns. Varför?

Svar: Beloppsgräns av attesträtt styrs per konteringsrad. Sedan kan man attestera upp sina rader till sitt totala attestbelopp. Om en faktura är konterad på flera rader med olika KST som har olika attestanter, skickas fakturan till flera attestanter samtidigt.

Vem beslutsattesterar?

Fråga: Vi har just nu 3 pers som kan utanordna för alla kostnadsställen, hur löser vi det nu? I blanketten kan man bara fylla i två.

Fråga: Kan man ha flera ersättare? Hur gör man då? Skapar flera rader för prefekten t.ex.?

Fråga: Om prefekten vill kunna delegera till två reserver - hur gör man då?

Svar: Ja, ”Ordinarie beslutattestant” kan utse flera ”Beslutattestant ersättare”. Det går att skapa flera rader på ett kostnadsställe, max 3 ersättare (rader) på ett kostnadsställe Fråga: Det finns beslutsattestanter för sektioner, ska prefekt/avdelningschef attestera allting får de inte göra något annat!

Svar: Sektionschef kan stå som ”Beslutattestant ordinarie” på kostnadsställe för sektion inom avdelningen enligt SU:s attesthierarki.

Fråga: Det blir dessutom svårt att prefekten ska vara beslutsattestant då han inte kan vara insatt i alla detaljer i ekonomin. Då kommer han troligen bara klicka iväg alla fakturor eller kontakta mig eller ekonomen för att få information, det vanliga underlaget med text i pennan eller bilagor skulle inte räcka för prefekten för att förstå att fakturan är OK.

Svar: Prefekt/motsv. har ansvar för att använda SU:s medel enligt SU:s attestordning. Utbildning kommer att erbjudas i hur man beslutattesterar ett dokument i nya Raindance. Om någon ”Beslutattestant” inte kontrollerar vad som förväntas som ”Beslutattestant”, är det en chefsfråga.

Fråga: Måste man skriva maxbelopp för prefekten, när det bara följer ordinarie delegationsordning?

Svar: Vi lägger upp maxbelopp i Raindance enligt SU:s attestordning. 

Vem leveransgodkänner?

Fråga: De som beställningsgodkänner/verifierar har inte budgetansvar, tex godkänner en leverans.

Svar: Vid e-handel gör ”Beställare” leveransgodkännande på inköpsorder (inleverans). Vid köp utanför e-handel leveransgodkänner ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” leverantörsfakturor. Varken ”Beställare” eller ”Lokal ekonom” är budgetansvarig d.v.s. inte ”Beslutattestant”.

Vilken roll får vilka behörigheter?

Fråga: Kommer man att kunna ha personer med tittbehörighet utan att ha beställarbehörighet?

Svar: Nej. Rollen ”Beställare” får lägsta behörigheten gällande att ha konto i Raindance, tittbehörighet samt beställarbehörighet för sina egna beställningar. Däremot menas inte beställarbehörighet att kunna skicka inköpsorder, utan att skapa beställning. Alla beställningar måste beslutattesteras av ”Beslutattestant” för att skicka SU:s officiella inköpsorder till leverantörerna.

Fråga: Våra ekonomer på Forskningsstöd som hjälper institutionerna med projekthantering och behöver tittbehörighet på alla inst. Ska de läggas upp separat eller blir det automatiskt?

Svar: Ja. Alla användare med rollen ”Beställare” får tittbehörighet till alla dokument i Raindance.

Fråga: Kan samma person ha behörighet som lokal ekonom, beställare och beslutsattestant?

Svar: Ja. En och samma användare kan ha behörighet som beställare, lokal ekonom och beslutsattestant. Detta är hierarkiskt byggt i systemet. Roll och systembehörighet är olika saker.

Hur blir dagens fyraögonsprincip med två attester i nya Raindance?

Fråga: Vad händer med det som idag kallas "attest"? Var anger man vilka som ska få göra det?

Svar: Dagens attest (ATT1) är borttagen i nya Raindance. Istället har vi rollen “Lokal ekonom” som ska ansvara för ekonomiaktiviteter för inst/motsv. Vänligen fyll i Blankett för Behörigheter - migrering av befintliga RD användare där ni kan ange vem som stå t.ex. som Fakturamottagare.

Fråga: Om attest 1 försvinner, så försvinner även en kontrollfunktion, vilket innebär större risk för felkonteringar. Prefekterna har ju ingen koll på projektnummer o.s.v.

Svar: Nej. Kontroll av två olika användare (fyraögonsprincipen) försvinner inte. Kontroll görs genom två olika roller (”Lokal ekonom”/”Beställare” och ”Beslutattestant”) istället för två olika attester (stämplar). Däremot har vi arbetsflöde för kontroll av två användare (fyraögonsprincipen) genom olika roller i systemet.

Fråga: Varför har man frångått att attesten behöver göras av två olika personer som var för att motverka oegentligheter? D.v.s. attest 1 och attest 2.

Svar: Vi frångår inte detta utan fortsätter med fyraögonsprincipen. Det styrs i kombination med SU:s attestordning samt två olika roller, roll 1 och roll 2 i nya Raindance.

Fråga: Automatisk cirkulation blir svårt för oss, det beror på vem som ska verifiera kostnaderna.

Svar: Tanken är att vi utser användare med korrekta ”roller” istället för att ange beslutattesträtt till alla möjliga som vi gör idag. Det är ”Beslutattestant” som ansvarar för användning av SU:s medel.

Fråga: Jag har jobbat med automatisk cirkulation tidigare och det kan fungera bra. Men det faktum att det inte finns ett automatiskt "konterings/granskningssteg" i den automatiska cirkulationen gör att den lokala ekonomen blir en flaskhals.

Svar: När ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” tagit emot en leverantörsfaktura som inte baseras på e-handel, ska ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” kontera (anger korrekt KST) och leveransgodkänna fakturan. Därefter cirkuleras fakturan automatiskt till ”Beslutattestant” som ansvarar för det kostnadsstället.

Kan man ha flera ögon som tittar på fakturan?

Fråga: Om man vill att ett par extra ögon ska titta på konteringen/fakturan - HUR gör man då?

Svar: SU bygger endast fyraögonsprincipen i nya Raindance enligt Ekonomiprojektet och SU:s attestordning. Institutionsunika lösningar finns inte i nya Raindance även om jag sagt på mötet att det är tekniskt möjligt.

Ekonomiprojektets beslut kring automatisk cirkulation/workflow

Fråga: Har institutionerna varit med tyckt till och tagit fram detta workflow, även hantering av beställningar?

Fråga: När vi tittade på önskat läge inför upphandlingen så sa vi att det som var positivt med nuv. system var just den manuella cirkulationen.

Svar: Ekonomiprojektet har utgått från synpunkter och behov under översynen. Vi har dock inte kunnat tillgodose alla behov och önskemål som framkommit och behöver även utgå från den lösning som upphandlats samtidigt som vi säkerställer att vi uppfyller de regelverk som finns uppsatta.

Hur ersätter vi ordinarie användare?

Fråga: Det verkar vara svårt att kunna vara back-up för varandra i de olika rollerna.

Svar: Jag förstår, särskilt de små institutionerna som inte har många medarbetare som hanterar ekonomidokument. Vore tacksam om ni ändå kunde prova utse olika roller och ”Beslutattestant ersättare”. Lämna in blanketterna med frågor via Serviceportalen. Jag kontaktar tillbaka vid behov.

Fråga: Det kommer inte fungera smidigt om jag inte kan få ha två roller - lokal ekonom och beslutattestant. Svårt att utbilda en ny ersättare för "lokal ekonom".

Svar: Jag förstår. Vi kommer att utbilda alla slutanvändare och planering av utbildningarna pågår.

Fråga: Det kommer inte att fungera alls om man inte kan ha flera roller.

Svar: Jag kan tänka mig att det blir svårt för små institutioner att utse ersättare till respektive roller för back-up. Däremot ska varje institution/motsv. ha en prefekt/motsv. (”Ord. Beslutattestant”) och en institutionsekonom (”Lokal ekonom”).

Fråga: Det är inte ovanligt att AC är inköps-/upphandlingsansvarig och därmed måste kunna beställa.

Svar: Jag förstår. Vänligen utse ”Beställare” eller ”Lokal ekonom” om du/AC ska stå som ”Beslutattestant”.

Arbetsordning respektive Besluts- och delegationsordning

Fråga: Behövs inte kopia på delegationsordningen i samband med beställning av behörigheterna? Vår delegationsordning är inte så pass detaljerad. Vi hinner inte uppdatera detta innan 30/11.

Svar: Nej. SU:s attestordning följer de riktlinjer som är specificerade i arbets- respektive delegationsordning.

Fråga: Vad händer med ersättaren Peter som har max 0,5 mnkr och det kommer en faktura på mer och prefekten inte är tillgänglig p.g.a. semester/sjukdom?

Fråga: Att godkänna en faktura över 2 mkr innebär beslutsordningen att ingen ute på en institution kan godkänna en faktura över 2 mkr

Fråga: Eskalerar fakturor automatiskt vidare i hierarkin, när beloppen överstiger den normala beslutsattestanten? Jag tänker t.ex. på fakturor från Akademiska Hus på över 100 mnkr, som vi nu cirkulerar vidare.

Svar: Fakturan ska skickas till överordnad när fakturan överstiger maxbeloppet enligt attestordningen.

Fråga: Hur hanteras representation/utlägg som prefekten gör?

Fråga: Samma gäller personliga kostnader där beslutsattestanten deltagit, hur får vi fakturan eskalerad, går det automatiskt?

Svar: Jag tolkar frågan som att ”Ord. beslutattestant” behöver stå som ”Beställare” och/eller ”Lokal ekonom” för eget köp. Jag försöker bygga automatisk cirkulation till överordnad enligt attestordningen.

Frånvarohantering i nya Raindance

Fråga: Hur fungerar det om "ord. beslutsattestant" blir sjuk eller får datakrångel med kort varsel i samband med bokslut? Hur får reserven tag på fakturorna? Kan vi cirkulera på vanligt sätt?

Fråga: Vad händer om prefekten inte lägger in i RD att han har semester? Går det att få det inlagt i RD på annat sätt? T.ex. att Systemförvaltaren gör detta i RD på uppdrag av ersättaren?

Svar: "ord. beslutsattestant" ansvarar för att själv ange sin frånvaro med en period i Raindance. Vid akut frånvaro t.ex. vid sjukdom, kontakta Ekonomiavdelningen via Serviceportalen så att vi centralt kan ange frånvaro åt "ord. beslutsattestant".

Vad gör man i olika moduler i nya Raindance?

Fråga: Vore bra med en förklaring för varje modul. Vad är t.ex. Marknadsplats?

Svar: I Raindance finns Marknadsplatsen som är vår e-handelsmodul. Användarutbildningar kommer att tillhandahållas för respektive modul.

Hur fungerar reskontraportalen för fakturahantering i nya Raindance?

Fråga: Kan man alltså inte skicka fakturan manuellt för kontroll hos annan än attestanten?

Svar: Nej. För leverantörsfakturor, kundfakturor och abonnemang i reskontraportalen i nya Raindance, kan man inte cirkulera ett dokument till en annan användare som SU gör idag. Istället kan ”Lokal ekonom/Fakturamottagare” använda en chatt-funktion.

Fråga: Vem kan man chatta med? Måste dessa vara upplagda med tittbehörighet?

Fråga: Kommer det inte finnas någon fakturacentral där man ser alla inkorgar och kan plocka upp fakturor? Hur gör man då när fakturor har kommit fel? D.v.s. en faktura som borde omskapas för annan institution. Då borde man kunna cirkulera den manuellt till Ekonomiavdelnings funktionslåda.

Svar: Det kommer att framgå i de utbildningar som tillhandahålls inom respektive modul.

Fråga: Hur gör man med fakturor som ska delbetalas från flera olika projekt, personer eller olika kostnadsställen?

Svar: Det kommer att framgå i de utbildningar som tillhandahålls inom respektive modul.   

Hur fungerar bokföringsorder i nya Raindance?

Fråga: Får ekonomen godkänna BO fortsättningsvis?

Fråga: En admin. chef kan ha otroligt många andra arbetsuppgifter. Ska verkligen bfo gå för beslut även för bfo? Det kan röra sig såväl om små justeringar som större saker, interndebiteringar mellan inst. inom olika projekt m.m.

Svar: Om en användare som har rollen ”Lokal ekonom” och skapar bokföringsorder och konterar, ska denna användare inte beslutattestera sin egen bokföringsorder. En annan användare ”Beslutattestant” beslutattesterar konterade bokföringsorder.

Hur fungerar det i Primula?

Fråga: Här kan det också uppstå frågor när man tänker på att det ska gälla både RD och Primula, där man kan olika roller. Det står att blanketten gäller för både RD och Primula.

Svar: Ledsen för förvirring, jag ska ta bort texten kring Beslutattesträtt i Primula och uppdatera Blankett för Förteckning över beslutattesträtt. SU:s attestordning omfattar beslutattesträtt både i Raindance och Primula. Däremot hanteras systembehörighet, roller och register av attesträtt i respektive system av respektive systemägande avdelning.