Information om konvertering

Ekonomiprojektet har skickat en konverteringsbok både för institutioner/motsvarande och avdelningar inom förvaltningen. I konverteringsboken ska bl.a. nya kostnadsställen anges och projekt ska kopplas till de nya kostnadsställena. Syftet är att förbereda arbetet med inläsning till det nya ekonomisystemet som driftsätts i början av 2022.

Alla kostnadsställen ska godkännas av redovisningschefen. Prefekter/motsvarande och avdelningschefer inom förvaltningen kommer även att behöva bekräfta institutionerns/motsvarande kostnadsställen.

All information om konverteringen finns i den utskickade konverteringsboken. Vi kommer att ha begränsade möjligheter att ge individuellt stöd i konverteringen. Däremot kommer vi att erbjuda ett antal informationsmöten där det finns möjlighet att ställa frågor, se datum för informationsmöten till höger.

Tidpunkter konvertering

  • Information om underlag för konvertering tillsammans med en konverteringsbok skickades till administrativa chefer, institutionsekonomer, avdelningschefer och -ekonomer inom förvaltningen den 11 maj 2021.
  • Alla institutioner/motsvarande och avdelningar inom förvaltningen ska skicka tillbaka konverteringsboken den 11 juni 2021.

Konverteringsboken är ett första steg att konkret börja översätta den befintliga redovisningsplanen till den nya och ytterligare steg kommer att behöva göras. Vi kommer t.ex. i ett senare skede att skicka en lista med nya projekt för komplettering, samla in uppgifter om samfinansiering för befintliga bidragsprojekt samt informera om hur ni kopplar ihop projekt mellan olika institutioner. Vi återkommer även med information om hur saldo på anslagsaktiviteter med KB 999999 samt hur anläggningstillgångar kommer att konverteras.

Informationsmaterial

Som komplement till konverteringsboken har informationsmöten erbjudits under maj och juni. Nedan finns de bilder vi visar på informationsmötena för institutioner/motsvarande respektive för avdelningar inom förvaltningen samt en FAQ om vanliga frågor vi fått i samband med arbetet med konvertering.

Informationsmöte konvertering - institutioner (541 Kb)

Informationsmöte konvertering - förvaltningsavdelningar (539 Kb)

FAQ Konvertering

Information om städning

Under 2021 kommer institutioner/motsvarande behöva "storstäda" i redovisningen för att underlätta övergången till en ny redovisningsplan och ett nytt ekonomisystem.

Syftet med städningen är att:

  • ha aktuella och relevanta koddelar i ekonomisystemets register
  • ha en renodlad redovisning som underlättar konvertering och anpassning till den nya redovisningsplanen
  • säkerställa att det finns substans i balansposterna och att redovisningen är rättvisande.

Att städa i redovisningen innebär bl.a. att kontrollera och stänga aktiva koddelar (t.ex. enheter, aktiviteter och projekt) som inte längre används eller tillgodoser behov för uppföljning samt kontrollera att det finns substans i samtliga balansposter.

Stöd till städningen

En checklista för städningen har tagits fram i samarbete med ett antal pilotinstitutioner som gett återkoppling på hur information och stöd om städningen kan genomföras på bästa sätt för institutionerna. Till checklistan hör en lathund för hur du kan söka ut underlag för städningen i Raindance Classic och en lathund för att ta fram information från Mercur.

Checklista städning i redovisningen - uppdaterad 2021-03-22 (1249 Kb)

Lathund för utsökningar och underlag i Raindance Classic (467 Kb)

Lathund Basdata Projekt och Balansräkning Institutionsval i Mercur (493 Kb)

Informationsmöte städning mars 2021 (1620 Kb)

FAQ Städning i redovisningen


Tidpunkter städning

  • Information om städning i redovisningen skickades till institutionsekonomer och avdelningsekonomer inom förvaltningen i februari 2021.
  • Alla institutioner/motsvarande bör vara klara med sin städning 31 mars 2021.