Konverteringsboken

Projekt och Verksamhet

Övriga dimensioner

Kostnadsställe (konverteringsbok maj)

Saldo utan projekt (konverteringsbok maj)

Konverteringsboken

Hur kommer projekt som registreras efter 30 september att hanteras?

Projekt som inte ingår i konverteringsbok 2 och som registreras från och med 1 oktober kommer ni löpande att ange nytt kostnadsställe för i samband med ordinarie projektupplägg i serviceportalen.

Information om detta skickades via raindansare@su.se den 30 september.

Läs mer om fler aktiviteter inför driftsättning

Projekt och Verksamhet

Ska projekt som kommer att avlutas under 2021 tas med i konverteringen?

Ange ”konverteras ej” i fältet för kostnadsställe. Om ni är tveksamma på om projektet kommer att ha ett saldo d.v.s. en utgående balans per 2021-12-31 så rekommenderar vi er att ni ändå anger ett kostnadsställe för projektet. Om saldo finns men inget kostnadsställe är angivet kommer projektet annars att föras till det institutionsövergripande kostnadsstället.

Kommer man kunna söka ut alla projekt för en specifik forskare i framtiden, t.ex. för uppföljning av projekt?

I det nya ekonomisystemet är det obligatoriskt att ange ”Projektledare” i samband med ett projektupplägg. En projektledare kan vara en forskare eller någon annan medarbetare som är ansvarig för ett projekt (jämförbart med nuvarande forskarnummer). I ekonomisystemet kommer man kunna göra utsökningar på projektledare.

Vi har olika ämnen inom vår institution som vi idag följer upp via olika enheter. Går det med nya redovisningsplanen att särskilja de olika ämnena utan att ha dem som egna kostnadsställen?

Ett kostnadsställe ska spegla den organisatoriska strukturen och ansvarsfördelningen. Kostnadsställe är lägsta nivå för beslutsattest, det vill säga det är på kostnadsställenivå beslutsattest (nuvarande utanordning) sker.

Om man bedömer att de olika ämnena inte är egna kostnadsställen enligt definitionen så finns möjligheten att särskilja ämnena genom att skapa ett projekt per ämne. Observera att ett projekt endast kan kopplas till ett kostnadsställe och en verksamhet. Finns behov av att följa upp flera projekt samlat går det att skapa en projektgrupp. En projektgrupp kan samla projekt inom/mellan kostnadsställen och verksamheter. En projektgrupp ger endast möjlighet för samlad uppföljning och är ingen bokföringsmässig dimension.

Om de obligatoriska dimensionerna i redovisningsplanen inte är tillräckliga för ert uppföljningsbehov så finns ytterligare en dimension i redovisningsplanen ”Fri”. Dimensionen Fri beslutar ni själva om, hur och när den ska användas. Det är viktigt att komma ihåg att dimensionen endast är tillämpbar på resultatkonton. Det innebär att det inte kommer att finnas några ingående balanser på koddelen Fri utan avser enbart uppföljning per år. Det kommer inte heller finnas några kodkompletteringar eller sambandskontroller kopplade till koddelen.

Vi rekommenderar inte att använda dimensionen Fri initialt. Dimensionen Fri kommer inte att hanteras inom konverteringsarbetet.

Vad är skillnaden mellan projektlänk och projektgrupp?

Vi har tidigare pratat om projektlänk men vi har nu bytt benämning till projektgrupp.

Kan ett projekt kopplas till flera projektgrupper?
Nej det går endast att koppla ett projekt till en projektgrupp.

Vad är en projektgrupp utan huvudprojekt?  

Om det finns behov av att följa upp flera projekt samlat inom och mellan kostnadsställen och/eller verksamheter går det att skapa en projektgrupp. En projektgrupp ger endast möjlighet för samlad uppföljning och är ingen bokföringsmässig dimension.

Vad är en projektgrupp med huvudprojekt?

Ibland finns det ett behov av att koppla ihop flera projekt då universitetet har beviljats bidragsmedel från en finansiär där det finns en huvudsökande institution och andra medsökande institutioner. Detta har vi valt att kalla för ”Projektgrupp med huvudprojekt” och avser projekt som kopplas samman mellan olika institutioner (ej inom institutionen).

OBS! Detta är inget som ska anges i konverteringsboken utan beskrivs här som information för kommande steg i konverteringen.

Kommer man av projektnumret att se vilken finansiär som finaniserar projektet?  

Nej, det kommer man inte att kunna se. Information om finansiär finns i dimensionen Finansiär. Projektnumret (projektkoden) kommer att innehålla verksamhetsnummer (2 positioner) samt 6 löpnummer.

Läs mer om dimensionen Projekt

Vår institution har några specifika aktiviteter där vi följer upp särskilda medel. Kommer aktiviteterna att finnas kvar i framtiden eller behöver vi skapa särskilda kostnadsställen för att kunna särredovisa dem?

Den nuvarande dimensionen Aktivitet kommer i framtiden benämnas för Verksamhet. Verksamhet beskriver vilken verksamhet som bedrivs inom universitet och hur den finansieras (t.ex. anslag, bidrag, uppdrag och stödverksamhet). Det kommer inte vara möjligt att lägga upp specifika verksamheter (nuvarande aktiviteter) för enskilda institutioner.

Läs mer om dimensionen Verksamhet

Ett kostnadsställe är en organisatorisk dimension och avser organisatorisk struktur och ansvarsfördelning inom er institution. Beslutsattest (utanordning) är kopplat till kostnadsställe. Utifrån beskrivningen i frågan låter det som att detta inte handlar om enskilda kostnadsställen för att följa upp särskilda medel utan att era nuvarande aktiviteter blir ett eller flera projekt. Om ni har behov av att följa upp flera projekt samlat kan ni också knyta ihop dem till en projektgrupp. Projektgrupp är en indirekt koddel så på projektgruppen kan ni varken bokföra eller beslutsattestera utan avser möjlighet till uppföljning.

Övriga dimensioner

Hur används dimensionen Fri?

Om de obligatoriska dimensionerna i redovisningsplanen inte är tillräckliga för ert uppföljningsbehov så finns ytterligare en dimension i redovisningsplanen ”Fri”. Dimensionen Fri beslutar ni själva om, hur och när den ska användas. Det är viktigt att komma ihåg att dimensionen endast är tillämpbar på resultatkonton. Det innebär att det inte kommer att finnas några ingående balanser på koddelen Fri utan avser enbart uppföljning per år. Det kommer inte heller finnas några kodkompletteringar eller sambandskontroller kopplade till koddelen. Vi rekommenderar inte att använda dimensionen Fri initialt när vi driftsätter det nya ekonomisystemet, med undantag från vissa förvaltningsavdelningar.

Dimensionen Fri hanteras inte i konverteringen.

Kostnadsställe (konverteringsbok maj)

Kan vi ändra om vi kommer på att vi tänkt fel avseende kostnadsställen innan systemet driftsätts?

Det kan vara svårt att ändra kostnadsställe under 2021 på grund av att konverteringsarbetet behöver ske i olika omgångar och inom olika delar för hela universitet. Det kommer däremot att vara möjligt att ändra i det nya ekonomisystemet men det kommer skapa mer jobb för institutionen.

Går det i den nya ekonomimodellen att på ett enkelt sätt följa upp ett kostnadsställe exklusive eventuella underavdelningar?

Alla kostnadsställen vare sig de är en avdelning eller t.ex. en forskargrupp under en avdelning är ett eget kostnadsställe. Men man kan genom att numrera sina kostnadsställen inom ett specifikt intervall synliggöra organisatoriska hierarkier. Det går då att följa upp varje kostnadsställe var för sig men även söka ut dem samlat inom intervallet.

Exempel

Benämning kst Kst Uppföljning Uppföljning hela avd
(inkl forskargrupper)
Avdelning 1 123100 123100 1231*
Forskargrupp A 123110 123110  
Forskargrupp B 123120 123120  

 

Vad är en kostnadsställegrupp?

Det kommer att vara möjligt att koppla ihop olika kostnadsställen till en kostnadsställegrupp. Kostnadsställegrupp ger möjlighet till en samlad uppföljning men är ingen bokföringsmässig dimension. Kostnadsställen inom en kostnadsställegrupp behöver inte följa ett nummerintervall.

Exempel

Benämning kst Kst Uppföljning Uppföljning kst-grupp
Avdelning 1 123100 123100 Kostnadsställegrupp 135
Avdelning 3 123300 123300 Kostnadsställegrupp 135
Avdelning 5 123500 123500 Kostnadsställegrupp 135


OBS! Detta är inget som ska anges i konverteringsboken utan beskrivs här som information om hur ni kan tänka när ni anger era nya kostnadsställen.

Kan prefekten beslutsattestera (utanordna) för institutionens samtliga kostnadsställen?

Ja prefekten har rätt att beslutsattestera för institutionens samtliga kostnadsställen. Avseende attest och delegation är det gällande attest- och delegationsordning som gäller.

Saldo utan projekt (konverteringsbok maj)

Vad är det som finns i fliken ”Saldo utan projekt”? Är det sådant som vi idag har bokat enbart på aktivitet?

Ja det stämmer, det avser de saldon som idag är bokfört på aktivitet utan projekt. Eftersom projekt blir obligatoriskt i resultaträkningen i den nya redovisningsplanen behöver de saldon som finns på angiven konteringssträng per 2021-12-31 som utgående balans (UB) ha ett projekt och ett nytt kostnadsställe för att den ingående balansen ska kunna hanteras korrekt.

I fliken ”Saldo utan projekt” finns förslag på projektbenämning t.ex. ”UGA anslag saml proj per kst”. Vad menas med det?

Eftersom projekt blir obligatoriskt i den nya redovisningsplanen så behöver alla konteringssträngar som har saldo kopplas till ett kostnadsställe och ett projekt vid inläsning av ingående balans (IB) till det nya ekonomisystemet. Eftersom dessa konteringsrader (saldon) idag inte finns redovisat på projektnivå har vi föreslagit i filen att det samlas på ett projekt per kostnadsställe och verksamhet. Om ni däremot har behov av en särskild uppföljning på något eller några saldon kan ni ange en annan projektbenämning än den föreslagna.

Det är den utgående balansen (UB) som kommer att konverteras till det nya ekonomisystemet och eftersom det avser myndighetskapitalet kommer det fortsatt att redovisas på två konton (ett konto för kapitalförändring föregående år och ett konto för balanserad kapitalförändring).

När i tid sker konverteringen av saldon utan projekt i kärnverksamheten?

Det är den utgående balansen per 2021-12-31 som sedan blir den ingående balansen per 2022-01-01 med den nya kodsträngen.