Foto: Boggy/Mostphotos

Nedan beskrivs några av de större förändringarna inom delarna Ekonomi och E-handel som öppnar i systemet 10 januari. Budget och prognos i det nya ekonomisystemet införs under senare delen av 2022 och budget- och uppföljningsverktyget Mercur kommer på sikt att ersättas.

Övergripande förändringar

Inloggning och åtkomst

Inloggning i systemets alla delar sker via single-sign-on (SSO). Det behövs alltså ingen separat inloggning med användarnamn och lösenord som nu i Raindance Classic. Vid signering behöver man dock använda sig av ett lösenord. För att komma åt systemet måste man använda sig av fjärranslutning (VPN) om man inte är i SU:s lokaler. 

Utökade sambandskontroller och mer automatik

Utökade sambandskontroller införs i det nya ekonomisystemet vilket innebär att registrering av olika kombinationer av koddelar kommer att styras i syfte att stödja att bokföringen blir rätt direkt.

Mer automatik införs för att stödja de ekonomiadministrativa processerna vilket minskar manuell hantering som exempelvis fördelning av lokalkostnader – detta kommer istället att ske med lönekostnader som fördelningsbas.

Periodisering av fakturor

Periodisering kommer på sikt att kunna göras direkt på en kund- och en leverantörsfaktura. Funktionalitet för periodisering håller på att utvecklas i det nya systemet och kommer därmed inte vara på plats när vi öppnar systemet 10 januari. Detta innebär att vi behöver hantera periodiseringar i excel-filer som vi gör idag tills funktionaliteten är utvecklad.

Roller kopplade till attestordningen

Stockholms universitet har sedan i juni 2021 en ny attestordning.

Det införs beloppsgräns på beslutattesträtt enligt attestordningen och attesthierarkin. I samband med detta har det skapats olika roller som har olika rättigheter och systembehörigheter i det nya ekonomisystemet, vilket möjliggör en effektivare ekonomihantering. Varje användare får en roll, antingen ”Beställare”, ”Lokal ekonom” eller ”Beslutattestant”. Användarna kommer själva att kunna registrera sin frånvaro och ersättare i systemet, t.ex. vid semestertider. 

Attestordning – regelverk om att förfoga över universitetets medel

Workflow

Generellt införs mer workflow i systemet. Med workflow avses en automatiserad styrning av arbetsflöde med olika flöden eller händelser beroende på process.

Det innebär att en arbetsuppgift per automatik slussas vidare från en person till en annan genom ett på förhand bestämt flöde grundat på regelverk som exempelvis attestordning i ett så kallat "äkta" workflow.

I ett äkta workflow är det således inte möjligt att styra cirkulationen manuellt till valfri användare. Det innebär att beslutsattestanter får mer att beslutsattestera än idag.

För vissa processer finns ett ”oäkta” workflow som också benämns som styrd cirkulation. Med oäkta workflow menas att det finns viss möjlighet att manuellt styra cirkulationen till andra valfria användare. Exempel: En beställning skickas automatiskt till en beslutsattestant som har beslutsattesträtt till kostnadsstället enligt uppsatt regelverk i systemet. Beslutsattestanten kan därefter välja att cirkulera beställningen vidare till annan valfri användare

Processer som berörs av workflow

  • Upplägg av leverantör och kund
  • Upplägg av projekttyperna bidrag och uppdrag
  • Fakturor utan inköpsordernummer
  • Avvikande e-handelsfakturor
  • Abonnemang och abonnemangsfakturor
  • Beslutsattestera kreditfaktura, kund
  • E-beställningar (styrd cirkulation)
  • Bokföringsorder (styrd cirkulation)
  • Godkänna utbetalningsjournal (berör endast Ekonomiavdelningen)

Förändringar inom respektive modul

Anläggningstillgångar

  • Uppdatering av vissa fält hanteras av institutioner/motsvarande direkt i ekonomisystemet.
  • Utrangering av anläggningstillgångar sker digitalt direkt i ekonomisystemet.
  • Inventering hanteras via uppföljningsmodulen och uppdateras av institutioner/motsvarande direkt i ekonomisystemet.
  • Nuvarande manuella hantering med papper kommer således att ersättas.

Stöldbegärliga förbrukningsinventarier (SFI)

  • SFI-registret flyttas från Anläggningsreskontran till Uppföljningsmodulen.
  • SFI konteras direkt på kostnadskonto vid hantering av leverantörsfaktura och SFI märks i särskilt fält (även på bokföringsorder).
  • Institutioner/motsvarande inventerar och hanterar sitt SFI-register själva i ekonomisystemet.

Kundreskontraportalen (KRP)

  • Upplägg av kund sker direkt i ekonomisystemet av institution/motsvarande och hanteras i ett workflow (arbetsflöde). Hanteringen tas därmed bort från serviceportalen.
  • Det är möjligt att bifoga bilagor till kundfakturor.
  • Kreditfakturor behöver beslutsattesteras innan de skickas till kund.
  • Det kommer på sikt att vara möjligt att periodisera en kundfaktura direkt i systemet.

Leverantörsreskontraportalen (LRP)

  • Upplägg av leverantör sker direkt i ekonomisystemet av institution/motsvarande och hanteras i ett workflow (arbetsflöde). Hanteringen tas därmed bort från serviceportalen.
  • För fakturor utan inköpsordernummer fungerar fakturakostnadsstället (det institutions- respektive avdelningsövergripande kostnadsstället) som referens på fakturan och används för att styra inkomna fakturor till rätt workflow.
  • Det kommer på sikt att vara möjligt att periodisera en leverantörsfaktura direkt i systemet.

E-handel

  • Beställningar cirkuleras per automatik till beslutsattestant som har beslutsattesträtt på kostnadsstället enligt gällande regelverk.
  • Det nya ekonomisystemet saknar stöd för beloppsstyrning vid styrd cirkulation vilket används vid bl.a. beställningar. Det blir därför viktigt att beslutsattestanterna känner till sina beloppsgränser.
  • Beställare kommer inte att ha en förvald konteringsmall utan kommer att behöva välja rätt projektnummer via konteringsmallar.
  • Beställare kommer själva att hantera sina egna avvikande fakturor, till skillnad mot idag när de skickas till institutionens utvalda cirkulationsmottagare.
  • E-handel i utländsk valuta och Leverantörsportalen kommer på sikt att vara möjlig. 

Bokföringsportalen

  • Institutioner/motsvarande får större befogenheter att skapa egna bokföringsordrar istället för att skapa ärenden i serviceportalen.
  • Eftersom alla bokföringsordrar ska beslutsattesteras enligt gällande attestordning kommer det att bli mer att beslutsattestera för prefekter/motsvarande.
  • Det finns funktionalitet för att importera data för bokföringsordrar via excel.

Projekt

  • En helt ny projektmodul införs där institutioner/motsvarande själva administrerar sina projekt.
  • Upplägg av projekt sker direkt i ekonomisystemet av institutioner/motsvarande. Hanteringen tas således bort från serviceportalen.
  • Upplägg av bidrags- och uppdragsprojekt hanteras i ett workflow (arbetsflöde), vilket innebär att upplägg påbörjas på institutionsnivå och går därefter för granskning till Ekonomiavdelningen innan projektet kan öppnas och användas i redovisningen. 
  • Rekvirering och fakturering av bidrags- och uppdragsprojekt sker från projektmodulen.
  • Mer information än idag kan registreras i projektmodulen, exempelvis information om samfinansiering, kontrakt/avtal och olika typer av händelser. Med händelser menas att det är möjligt att registrera händelser som man vill bli påmind om, exempelvis när det är dags att sammanställa en ekonomisk rapport, dags att avsluta eller förlänga projektet m.m.
  • Eftersom mer information är möjlig att registrera i projektmodulen blir det lättare att följa upp projekten då informationen finns samlad i ekonomisystemet.

Uppföljning

  • En helt ny uppföljningsmodul införs. Under en period 2022 kommer även Mercur att finnas tillgänglig för uppföljning.
  • Den nya uppföljningsmodulen innebär möjlighet till flexiblare utsökningar, t.ex. är det möjligt att göra utsökning utifrån specifika koddelar som inte behöver rymmas inom ett intervall.