Bakgrund

Universitetets ekonomisystem, Raindance Classic, infördes år 1993. Det är med andra ord föråldrat och kommer inom några år inte heller att underhållas av nuvarande systemleverantör. Vi gjorde därför en översyn och identifierade behov och funktionalitet för ett framtida ekonomisystem. Under större delen av 2020 pågick ett arbete med att upphandla just detta och CGI:s anbud vann.

Införandet görs i olika etapper under 2021 och 2022

Samarbetet med CGI påbörjades i februari 2021. Bland det första som gjordes var att sätta upp strukturer i det nya ekonomisystemet, exempelvis behörigheter, arbetsflöden, koddelar i den nya redovisningsplanen och tillämpning av SUHF-modellen.

Under 2021 arbetade vi med att förbereda driftsättning av delarna Ekonomi och E-handel som öppnades för alla användare i början av januari 2022. Nu pågår arbete med att införa modulen Budget och prognos med målsättningen att vi ska öppna det i början av november.  

Införande av Budget- och prognosmodulen 2022

  • Analys och Design (april - juni)
  • Implementation (juli-augusti)
  • Test och ändring (september-oktober)
  • Driftsättning och "go live" (november)

Införande av Ekonomi och E-handel 2021

Analys och Design (mars – maj/juni)

  • Tillsammans med CGI arbetade vi med att definiera exakt hur systemet ska fungera när vi börjar använda det på riktigt i vardagen.
  • Respektive delprojekt har haft en delprojektledare från CGI som leder och planerar arbetet. Det fanns även utsedda kontaktpersoner inom SU som under hela projektet håller i den huvudsakliga kontakten med delprojektledaren.
  • Klicka här om du vill veta mer om arbetsgrupperna

Implementation (juni – augusti/september)

  • Analys och Design resulterade i en specifikation över vad som ska sättas upp i systemet under Implementation. Nu anpassades systemet för SU:s regler, konton, kostnadsställen med mera.

Test och ändring (september – november)

  • I den har fasen har vi testat och verifierat att systemet är konfigurerat och fungerar som beslutat under Analys och Design under våren. Fasen avslutades med ett formellt godkännande av testerna och projektet gick då vidare till nästa fas.

Driftsättning och ”go-live” (december – januari)

  • I den sista fasen arbetades med driftsättning, vilket betyder att systemet görs i ordning för att börja fungera i vardagen och verkligheten. Detta innebar att vi kunde öppna systemet för alla användare eller "go-live" i början av januari 2022.