Bakgrund

Universitetets ekonomisystem, Raindance Classic, infördes år 1993 och har kontinuerligt uppdaterats genom åren. Raindance Classic är föråldrat och kommer inom några år inte att underhållas av nuvarande systemleverantör. Under översynsprojektet identifierades behov och funktionalitet för ett framtida ekonomisystem och under större delen av 2020 pågick ett arbete med att upphandla ett nytt ekonomisystem. CGI vann upphandlingen och det nya ekonomisystemet planeras att driftsättas med start i början av 2022.

Införande i olika etapper 2021-2022

Upphandlingen avslutades i januari 2021 och samarbetet med den vinnande anbudsgivaren, CGI, påbörjades i februari 2021. Bland det första som görs är sätta upp strukturer i det nya ekonomisystemet, t.ex. behörigheter, arbetsflöden, koddelar i den nya redovisningsplanen och tillämpning av SUHF-modellen tillsammans med CGI.

Driftsättning av ekonomisystemet planeras i två etapper:

Januari 2022

  • Ekonomi (moduler för huvudbok, reskontror, projekt och uppföljning)

  • E-handel

November 2022

  • Budget och prognos

Budgetering för budgetåret 2022 som påbörjas under hösten 2021, kommer således att ske i det befintliga budgetverktyget Mercur. Anpassningar i Mercur för den nya redovisningsplanen pågår.

Införande av Ekonomi och E-handel under 2021

Analys och Design (mars – maj/juni)

  • Den första fasen ”Analys och Design” pågår under våren och kommer att bedrivas i ett antal parallella delprojekt (även kallat arbetsgrupper). Respektive delprojekt kommer att tillsammans med CGI arbeta med att definiera exakt hur systemet ska fungera när det senare tas i drift – alltså när vi börjar använda systemet på riktigt i vardagen.
  • Respektive delprojekt har en delprojektledare från CGI som leder och planerar arbetet. Det finns även utsedda kontaktpersoner inom SU som håller den huvudsakliga kontakten med delprojektledaren.

Implementation (juni – augusti/september)

  • Analys och Design ska resultera i ett antal ”Designdokument” som blir som en specifikation över vad som ska sättas upp i systemet under Implementation. I denna fas konfigurerar CGI systemet så att det exakt följer vad som är definierat i designdokumentet. Det betyder att systemet nu anpassas för SU:s regler, konton, kostnadsställen m.m.

Test och ändring (september – november)

  • Därefter följer en fas av ”Test och ändring”, där SU testar och verifierar att systemet är konfigurerat och fungerar såsom det blivit beslutat under Analys och Design. Denna fas avslutas med ett formellt godkännande av testerna och projektet kan då gå vidare till nästa fas.

Driftsättning och ”go-live” (december – januari)

I den sista fasen ska systemet driftsättas, vilket betyder att systemet görs i ordning för att börja fungera i vardagen och verkligheten. Detta är planerat till årsskiftet 2021/2022 för att kunna driftsättas/rullas ut i hela verksamheten i början av 2022, vilket även ibland kallas ”Go-live”!

Införande av Budget och prognos under 2022

Budget och prognos planeras att införas under 2022 och driftsättas under hösten 2022.

Tidplan införande Raindance (233 Kb)

Förändringar i det nya ekonomisystemet

Vi har upphandlat en webbaserad helhetslösning av ekonomihantering, e-handel samt budget och prognos, vilket ger ett snabbt informationsflöde mellan de olika modulerna i systemet. Budget- och uppföljningsverktyget Mercur kommer därmed på sikt att ersättas.

Nedan beskrivs några större förändringar som påverkar flera moduler i det nya ekonomisystemet och specifika förändringar inom respektive modul.

Övergripande förändringar

Utökade sambandskontroller kommer att införas i det nya ekonomisystemet vilket innebär att registrering av olika kombinationer av koddelar kommer att styras i syfte att stödja att bokföring blir rätt direkt.

Mer automatik kommer att införas för att stödja de ekonomiadministrativa processerna vilket minskar manuell hantering, t.ex. fördelning av lokalkostnader som kommer att ske med lönekostnader som fördelningsbas.

Funktionalitet för periodisering kommer att finnas i kund-, leverantörs- och bokföringsportalen. Detta innebär att vi inte manuellt behöver hantera periodiseringar i excel-filer.

Workflow

Generellt kommer mer workflow att införas. Med workflow avses en automatiserad styrning av arbetsflöde med olika flöden/händelser beroende på process. Det innebär att en arbetsuppgift per automatik slussas vidare från en person till en annan genom ett på förhand bestämt flöde grundat på regelverk, t.ex. attestordning i ett s.k. "äkta" workflow. Det är därmed inte möjligt att styra cirkulationen manuellt  till valfri person. Det kommer därmed att innebära att beslutsattestanter får mer att beslutsattestera än idag.

Med "oäkta" workflow avses viss möjlighet till manuell/styrd cirkulation vilket kommer att finnas i vissa processer.

Processer som berörs av workflow

  • Upplägg leverantör och kund
  • Upplägg av projekttyperna bidrag och uppdrag
  • Fakturor utan inköpsordernummer
  • Avvikande e-handelsfakturor
  • Abonnemang och abonnemangsfakturor
  • Beslutsattestera kreditfaktura kund
  • Godkänna utbetalningsjournal
  • E-beställningar (styrd cirkulation)
  • Bokföringsorder (styrd cirkulation)

Förändringar inom respektive modul

Nedan beskrivs större förändringar inom respektive modul eller område.

Anläggningstillgångar

  • Uppdatering av vissa fält kommer att hanteras av institutioner/motsvarande.
  • Inventering kommer att hanteras via uppföljningsmodulen och uppdateras av institutioner/motsvarande direkt i ekonomisystemet. 
  • Nuvarande manuella hantering med papper kommer således att ersättas.

Stöldbegärliga förbrukningsinventarier (SFI)

  • SFI-register flyttas från Anläggningsreskontran till Uppföljningsmodulen.
  • SFI konteras direkt på kostnadskonto vid hantering av leverantörsfaktura och SFI märks i särskilt fält (även på bokföringsorder).
  • Institutioner/motsvarande kommer att inventera och hantera sitt SFI-register själva i ekonomisystemet. 

Kundreskontraportalen (KRP)

  • Upplägg av kund kommer att ske direkt i ekonomisystemet av institution/motsvarande och hanteras i ett workflow (arbetsflöde). Hanteringen tas därmed bort från serviceportalen.
  • Det kommer att vara möjligt att bifoga bilagor till kundfakturor.
  • Kreditfakturor behöver beslutsattesteras innan de skickas till kund.
  • Kundfakturor kommer att skapas utifrån artiklar i systemet. En artikel kan t.ex. vara ”försäljning av konsulttjänster”.

Leverantörsreskontraportalen (LRP)

  • Upplägg av leverantör kommer att ske direkt i ekonomisystemet av institution/motsvarande och hanteras i ett workflow (arbetsflöde). Hanteringen tas därmed bort från serviceportalen.
  • För fakturor utan inköpsordernummer kommer fakturakostnadsstället (det institutions- respektive avdelningsövergripande kostnadsstället) att fungera som referens på fakturan och används för att styra inkomna fakturor till rätt workflow.

E-handel

  • Beställningar kommer automatiskt att cirkuleras till beslutsattestant som har beslutsattesträtt på kostnadsstället enligt gällande regelverk.
  • Det nya ekonomisystemet saknar stöd för beloppsstyrning vid e-handel så det blir viktigt att beslutsattestanterna känner till sina beloppsgränser.
  • Beställare kommer inte att ha en förvald konteringsmall utan kommer att behöva välja rätt projektnummer via konteringsmallar.

Bokföringsportalen

  • Institutioner/motsvarande kommer att få större befogenheter att skapa egna bokföringsordrar istället för att skapa ärenden i serviceportalen. 
  • Eftersom alla bokföringsordrar ska beslutsattesteras enligt gällande attestordning kommer det att bli mer att beslutsattestera för prefekter/motsvarande.

Projekt

  • En helt ny projektmodul kommer att införas!
  • Upplägg av projekt kommer att ske direkt i ekonomisystemet av institution/motsvarande och hanteras i ett workflow (arbetsflöde). Hanteringen tas därmed bort från serviceportalen. 
  • Mer information kommer att kunna registreras i projektmodulen, t.ex. samfinansiering, projektledare, kontrakt/avtal och olika typer av händelser/åtgärder.
  • Faktura- och rekvisitionsunderlag kommer att skapas i projektmodulen.

Uppföljning

  • En helt ny uppföljningsmodul kommer att införas! 
  • Den nya uppföljningsmodulen innebär möjlighet till flexiblare utsökningar, t.ex. är det möjligt att göra utsökning utifrån specifika koddelar som inte behöver rymmas inom ett intervall.

Deltagare i delprojekten med CGI

Deltagare i delprojekten är tillsatta för att stödja uppsättning av och testa olika moduler i systemet. I grupperna ingår både specialister från Ekonomiavdelningen samt representation från andra förvaltningsavdelningar och institutioner/motsvarande.

Nedan finns en lista över vilka som deltar i respektive delprojekt.

Ekonomi - redovisning

Aldona Stowik, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Tiina Reiman, Ekonomiavdelningen
Linda Hedström, Ekonomiavdelningen
Anders Jigin, Områdeskansliet för naturvetenskap
Maria Gärdelöv, Områdeskansliet för humanvetenskap
Emma Geira, Områdeskansliet för humanvetenskap
Angelica Olausson, Fastighetsavdelningen
Henrik Lennermark, Psykologiska institutionen
Ludwig Pantzar, konsult

Ekonomi - fördelningar

Linda Hedström, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Aldona Stowik, Ekonomiavdelningen
Elilta Welday-Tesfay, Ekonomiavdelningen
Marita Bergendahl Pugh, Ekonomiavdelningen
Anders Jigin, Områdeskansliet för naturvetenskap
Maria Gärdelöv, Områdeskansliet för humanvetenskap
Emma Geira, Områdeskansliet för humanvetenskap
Angelica Olausson/Katarina Wikholm, Fastighetsavdelningen
Henrik Lennermark, Psykologiska institutionen

Ekonomi - kundreskontra

Håkan Sixtensson, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Ulla Norlin, Fastighetsavdelningen
Mohammed Qrimeche, Fastighetsavdelningen
Emma Ekelund, Insitutitionen för de humanistiska och samhällsvetenskapliga ämnenas didaktik (HSD)
Naorin Mansur, Institutionen för etnologi, religionshistoria och genusvetenskap (ERG)
Ludwig Pantzar, konsult

Ekonomi - leverantörsreskontra

Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen
Christer Niklasson, Ekonomiavdelningen
Märta Melcher, Personalavdelningen
Malin Hell, Fysikum
Ludwig Pantzar, konsult

Ekonomi - anläggningsreskontra

Inger Magnusson Schedin, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Bijan Shafeie, Ekonomiavdelningen
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Therese Nyberg Larsson, Fastighetsavdelningen
Angelica Olausson/Katarina Wikholm, Fastighetsavdelnignen
Eva Kvist, Institutionen för ekologi miljö och botanik (DEEP)
Anna Rehdin, Institutionen för data- och systemvetenskap (DSV)
Ludwig Pantzar, konsult

Ekonomi - projekt

Yvonne Oliveira, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Raine Tiivel, Ekonomiavdelningen
Sheila Norman Sharma, Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd
Betina Loza Fernandez, Institutionen för etnologi religionshistoria och genusvetenskap (ERG)
Mariana Mesherjakova, Institutionen för miljövetenskap (ACES)
Anders Jigin, Områdeskansliet för naturvetenskap (referensperson)
Maria Gärdelöv, Områdeskansliet för humanvetenskap (referensperson)
Emma Geira, Områdeskansliet för humanvetenskap (referensperson)
Ludwig Pantzar, konsult

Ekonomi - uppföljning (rapport och analys)

Anders Nordström, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Thomas Torpfeldt, Ekonomiavdelningen
Lisa Bäckmark, Planeringssekretariatet
Ludwig Pantzar, konsult

E-handel

Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen
Thomas Torpfeldt, Ekonomiavdelningen
Anna Wase, Personalavdelningen
Brian Baskin, Fastighetsavdelningen
Angelica Olausson/Katarina Wikholm, Fastighetsavdelningen
Charlotta Sturell, Institutionen för biokemi och biofysik (DBB)
Susanne Helgeström, Barn- och ungdomsvetenskapliga institutionen (BUV)
Ludwig Pantzar, konsult

Budget och prognos

Anders Nordström, Ekonomiavdelningen (kontaktperson)
Marie Eriksson, Planeringssekretariatet
Maria Gärdelöv, Områdeskansliet för humanvetenskap
Anders Jigin, Områdeskansliet för naturvetenskap
Sabina Pracic, Fastighetsavdelningen
Peter Tidbeck, IT-avdelningen
Torun Gille West, Institutionen för slaviska och baltiska språk finska nederländska och tyska
Stina Nieminen, Östersjöcentrum
Ludwig Pantzar, konsult

Teknik och integrationer

Maria Cronfalk, IT-avdelningen (kontaktperson integrationer)
Samantha Gainsford, Ekonomiavdelningen
Stefan Lejonbalk, Ekonomiavdelningen