Agneta Pantzare är sedan den 1 september universitetets nya ekonomichef. Hon kommer närmast från motsvarande post vid Polisregion Stockholm. Och sin examen tog hon vid just Stockholms universitet 1995. Faktiskt efter det att dagens ekonomisystem vid universitetet sattes i drift.

Foto: Privat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

– Det ekonomisystem vi har idag är föråldrat och har nästan 30 år på nacken. Sedan dess har förstås väldigt mycket hänt. Redovisningsplanen som används är nästan lika gammal. Och 2007, för 14 år sedan, införde vi SUHF-modellen. Samtidigt har vi ännu inte tillämpat den på ett enhetligt vis, så det är hög tid nu, säger Agneta Pantzare.

Läs mer: SUHF-modellen i korthet

I den nya lösningen kommer både ekonomi, e-handel, budget och prognos att hanteras. Ett nytt system sätts i drift och en ny modell ska börja användas – förändringarna blir med andra ord stora och alla vid universitetet kommer att påverkas i större eller mindre grad. Arbetssättet i merparten av de ekonomiadministrativa processerna kommer att påverkas – från hur en leverantörsfaktura cirkuleras i systemet till hur man följer upp ett bidragsfinansierat projekt.

Varför kan man inte göra som tidigare?

– Med det nya systemets tekniska lösning medges nu ett nytt sätt att arbeta och tidigare arbetssätt försvinner. Med mer automatik och enhetlighet kommer arbetet också att effektiviseras – och det tror jag att alla tycker är bra – inte minst när man har blivit litet mer varm i kläderna. Genom att minska de manuella och repetitiva momenten frigör vi också tid som kan användas till mer värdeskapande arbete, säger Agneta Pantzare.

Läs mer: Därför inför vi en ny redovisningsplan

De som främst kommer att påverkas av förändringarna är ekonomer, controllers och administrativa chefer på institutioner och avdelningar, det vill säga de som arbetar operativt med ekonomiadministration. Därför behöver den som tillhör någon av de här grupperna mer i detalj förstår den nya modellen och vilka nya arbetssätt som krävs. Samtidigt kommer i princip alla på universitetet att påverkas i någon grad – också de som behöver läsa och ta del av exempelvis rapporter och analyser.

Kommer det här att påverka den enskilda institutionens budget?

– För institutionen som helhet kommer inte budgeten att förändras till följd av detta – OH-fakturan kommer inte att öka. Däremot så vet vi att vissa institutioner har skapat egna modeller för hur de hanterar och fördelar kostnader inom institutionen och för dem kommer förändringarna sannolikt att synas i framför allt redovisningen. Samtidigt är det viktigt att understryka att kostnaderna för institutionen som helhet varken kommer att öka eller minska.

Agneta Pantzare är väl medveten om att många tycker att förändringen känns både omständlig och besvärlig.

– Förändring är jobbigt. Man ska lära sig något nytt, det tar tid, det kanske inte fungerar som man har tänkt sig. Speciellt när vi inte har gjort så här stora förändringar på nästan tre decennier är det mycket att ta igen. Men vi gör det tillsammans.

Information och utbildningar under hela 2022

Informationsmöten med olika fokus har genomförts i omgångar sedan 2020 och kommer att fortsätta även efter att det nya systemet är satt i drift. Vi planerar att påbörja utbildningar i själva systemet i december. De kommer också att genomföras löpande under hela nästa år. Dessutom pågår ett arbete med att sätta upp en bra supportfunktion som stöd till verksamheten. Utöver detta kommer det också att finnas fysiska uppsamlingsmöten, möjligheten att ställa frågor via olika kanaler, lathundar och dokumentation som exempelvis en FAQ som byggs ut efterhand som frågorna kommer in.

Och enligt Agneta Pantzare är den här förändringen helt nödvändig för Stockholms universitet:  

– Med ett nytt ekonomisystem och ny ekonomimodell får vi ett modernt och effektivt stöd för det ekonomiadministrativa arbetet. Samtidigt måste vi också vara medvetna om att de positiva effekterna kanske inte kommer direkt när vi driftsätter förändringarna. Vi behöver helt enkelt ge det lite mer tid.