Process och roll

Stockholms universitet eftersträvar att effektivisera vår inköpsprocess genom att öka vår e-handel. E-handel bidrar till en rad fördelar både för köpare och säljare, exempelvis att digitalisera och automatisera hantering av affärsdokumenten. E-handel möjliggör även en förbättrad styrning av offentliga inköp mot befintliga upphandlade avtal. SU vill därför ansluta så många av våra leverantörer som möjligt till vårt e-handelssystem och göra så många beställningar som möjligt via vårt e-handelssystem.

E-handelsprocess på SU 

  • Ansluta upphandlade avtal, leverantörer och produkter till e-handelssystem
  • Skapa e-beställning med förattest och skicka e-order till leverantörer via e-handelssystem
  • Godkänna leverans i e-handelssystem
  • Ta emot e-faktura med fakturamatchning i e-handelssystem

Roller för e-handel på din institution

E-handel på Stockholms universitet bygger på tvåhandsprincipen, beställaren är den ena personen i flödet och beslutsattestanten är den andra och det är upp till varje institution att bestämma vilka som blir behöriga beställare. Vem som blir beslutsattestant styrs automatiskt i Ekonomisystemet beroende på projektnummer och kostnadsställe i beställningen. Alla som har konto i Raindance har beställarbehörighet och konto i Raindance beställs genom att fylla i Blanketten ”Behörighetsblankett för ekonomiadministrativa system” som finns här.

Support och utbildning

Vi har inga planerade e-handelsutbildningar, men det finns flera bra manualer och videoguider här (på svenska och engelska) för medarbetare som har konto i Raindance och vill komma igång med att e-handla. Om du inte hittar svar på frågor så går det bra att skicka ett ärende via Serviceportalen. Välj Fråga/Felanmälan – Skapa en fråga – Fråga till Ekonomiavdelningen – Inköp – E-handel.

Formella krav

E-handel och elektroniska inköpsprocesser inom den offentliga sektorn är ett prioriterat område både inom EU och i Sverige. Det finns både lagar och förordningar som reglerar området. SU följer SFTI (Single Face To Industry) standarder för e-handel för att underlätta en effektiv e-handel och en enklare leverantörsanslutning.


Förordningar och föreskrifter

  • Förordning myndigheters elektroniska informationsutbyte (riksdagen.se)
  • Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet
  • Föreskrift om registrering i PEPPOL  som är nätverk för elektronisk handel och fakturahantering (peppol.eu)
  • Rekommenderade standarder (sfti.se

Status e-handel på SU

2013 fattade SU beslut om att införa e-handel genom att avropa och implementera ett e-handelssystem och 2014 lanserades e-handelsportalen. Sedan 2018 har vi följt upp andel e-handel avseende ett antal olika indikatorer, vilka vi rapporterar till
Myndigheten för digital förvaltning | DIGG.  
Idag har vi ca 50 anslutna avtal till vårt e-handelssystem och vi skickar ca 800 e-order varje månad (statistik uppdaterad dec 2020 av Inköps- och upphandlingssektionen).

  • Uppföljning av myndigheternas e-handel (digg.se)