Ladok används som studiedokumentationssystem av 40 universitet och högskolor i Sverige genom ett konsortium, se ladok.se

Inledning 

Varje universitet och högskola skall föra ett register över studerande och deras resultat enligt Förordning (1993:1153). Ladokdatabasen innehåller uppgifter från och med höstterminen 1977. I och med Lärarhögskolan i Stockholms (LHS) sammanslagning med Stockholms universitet 2008, innehåller Ladok även uppgifter om nybörjare vid LHS från och med höstterminen 1993, då LHS började använda ladoksystemet.

Ladok innehåller uppgifter om antagning, registrering, resultat och examina för studenter inom alla nivåer. Uppgifterna ligger till grund för beräkning av helårsstudenter och helårsprestationer.  Ladoksystemet förser andra myndigheter med uppgifter, däribland CSN, SCB och Utbildningsdepartementet.

Information om uppgraderingar och drift

Här finns information om nyheter och drift när det gäller Ladoksystemet.

Informationsutskick

Planerade uppgraderingar Ladoks produktionsmiljö

Driftinformation vid Stockholms universitet

Datasäkerhet

Det är varje ladokanvändares ansvar att förvara sina inloggningsuppgifter på ett säkert sätt samt att aldrig meddela någon annan person sina uppgifter

Det är viktigt att vara medveten om att du själv ansvarar för de uppgifter som läggs in under din inloggning med universitetskontot. Det förs en logg i Ladok när man tillför eller ändrar något i systemet, för att det ska gå att se vem som har gjort vad vid eventuella oegentligheter/fel. Var därför rädd om dina inloggningsuppgifter och låna inte ut dem till någon!

En mycket viktig del i IT-säkerheten är att alla användare har bra lösenord som byts regelbundet. Byt lösenord direkt om det finns misstanke om att någon obehörig har fått tillgång till det. Se också till att datorn är skyddad av en uppdaterad antivirusprogramvara.

Mer information om universitetskontot

Dokumentation i Ladok - samtliga nivåer

I Ladok dokumenteras uppgifter om studenten från antagning till examen, inom alla nivåer. Inrapporteringen av uppgifter i Ladok bestäms av nationella förordningar, till exempel Högskoleförordningen och av lokala bestämmelser. Uppgifterna i Ladok används dels i universitetets resultatredovisning och för vidarerapportering till bland andra Statistiska centralbyrån och CSN.

Vem som dokumenterar vad finns beslutat av chefen för Studentavdelningen och gäller från och med 2021-05-07, Beslut om studiedokumentation vid Stockholms universitet

Kom-ihåg inför terminsstart och terminsslut

Här når du mer information om vad du behöver förbereda inför kommande terminsstart och terminsslut.

Förbered kommande termin, se vår Terminsstartsida i Studieadministrativ information

Ladok - ett offentligt register

Här hittar du information om lagar, förordningar och beslut som styr vår verksamhet och vilka uppgifter som får lämnas ut i förhållande till dessa. Ladok är ett offentligt register.

Offentlighet och sekretess

Grundprincipen är att alla uppgifter om de studerande i Ladok är offentliga liksom motsvarande uppgifter registrerade på annat sätt. Utlämnande av uppgifter måste dock ske kontrollerat och i enlighet med relevanta lagar och lokala regler.

Externa beställningar av uppgifter hänvisas i första hand till berörd ämnesinstitution.

Lämna inte ut uppgifter om personnummer på listor om inte beställaren uttryckligen begär det.

Rör det sig om mer komplexa beställningar kan de hänvisas till Systemförvaltning Ladok/SISU.

Mer om Offentlighetsprincipen.

GDPR

Regler för spridning av uppgifter ur Ladok

Stockholms universitet är en myndighet och lyder under den så kallade Offentlighetsprincipen som i huvudsak när det gäller utlämnande av uppgifter och handlingar, regleras av Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen.

För mer specificerad beskrivning, se:
Förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor

Avgifter för uttag av data

Se Avgiftsförordningen.

Ladokbehörighet för anställda

För att få behörighet att lägga in uppgifter i Ladok måste du gå vår kurs Ladok grundutbildning och sedan komplettera med utbildning i forskaradministration och i utbytesstudier om du ska arbeta med detta.

Ladokbehörighet för personal beställer prefekt/administrativ chef genom att mejla ladok@su.se en i eduSign signerad behörighetsblankett. Samma rutin gäller även vid förändrade arbetsuppgifter eller om din  ladokbehörighet ska inaktiveras.

Om ansökan via pappersblankett används måste den vara undertecknad av prefekt/administrativ chef och skickas in i original.

Utbildning i Ladok är obligatorisk för alla som ska lägga in uppgifter i Ladok. Gäller dock inte lärare och examinator/attestant.

Inloggning medarbetare

Inloggning sker med ditt universitetskonto, https://www.start.ladok.se

Ladokblanketter

Ladokblanketter

Ladokutbildningar för personal

Utbildning i Ladok är obligatorisk för dig som ska lägga in uppgifter i Ladok. Gäller dock ej lärare och examinator/attestant. Vi ger tvådagarskursen Ladok grundutbildning och påbyggnadsutbildningarna Ladok forskaradministration samt Ladok utbytesstudier. För de två sistnämnda gäller att man först deltagit i Ladok grundutbildning.

Beslutet om krav på genomgången utbildning för behörighet till Ladok (Dnr SU 40-0023-10).

Våra utbildningar i Ladok och SISU sker via webb i verktyget Zoom.
 

Utbildningsschema 2022

Utbildningsmaterial

SISU-utbildningar

Antagningens utbildningar NyA-webben

Manualer och anvisningar

All dokumentation gällande Ladok finns i Studieadministrativ information

SISU

SISU står för Studieinformation vid Stockholms universitet. Utbildningsdatabasen innehåller kursplaner, utbildningsplaner och det årliga utbildningsutbudet.

SISU

Statistik och uppföljning

Ladoksystemet ligger till grund för beräkningen av helårsstudenter (HST) och helårsprestationer (HPR) och därmed tilldelningen av medel.

Det finns olika sätt för institutionen att söka fram statistikuppgifter ur ladokdatabasen.

  • via Ladoks olika utdatafunktioner
  • via beslutsstödsverktyget  IVS - Integrerat verksamhetsstöd

Ladoks utdatatjänster

Ladok har ett antal utdatatjänster. Flera av dessa kan kombineras för att få fram rätt population.

Information på ladok.se

Kombinerad rapport HST/HPR

IVS

IVS är ett verktyg för att föra samman information från olika källsystem:

IVS

Hur beräknas HST och HPR

Stockholms universitets årsredovisning

Terminstider

Information om terminstider och periodindelning.

Uppgifter om terminstider och periodindelning

Rektor har beslutat att läsåret 2021/2022 ska indelas enligt följande:

Höstterminen 2021-08-30 – 2022-01-16
Vårterminen 2022-01-17 – 2022-06-03

Universitetets sommarkurser förläggs till tiden från och med juni månad i anslutning till vårterminens slut till och med slutet av augusti i anslutning till höstterminens början.

Sista registreringsdag för kurser som börjar vid höstterminens start 2021 är 2021-09-03 och 2022-01-21 för kurser som börjar vid vårterminens start 2022. För övriga kurser ska registrering ha skett senast en vecka efter kursstart.

  • Registrering på kurs görs av studenten i Studentladok alternativt av institutionen efter att studenten visat sin avsikt att påbörja utbildningen.
  • Institutionerna ska informera studenterna om att studieavbrott omgående ska anmälas. Avbrott på kurs görs av studenten i Studentladok. Tidiga avbrott är sådana som dokumenteras senast tre veckor efter kursstart. Övriga studieavbrott anmäls till institutionen som rapporterar detta i Ladok.

Kontakt

Systemförvaltning Ladok/SISU
E-post: ladok@su.se
Telefontider
måndag - torsdag kl.10.00 - 11.00
Telefonnr: 08-16 39 89