Ansvarig enhet: Studentavdelningen

Kontakperson: Mia Jörstål

(dokumentet har aktualitetsgranskats 2021. Nytt dokument)

Inledning

Enligt förordning om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor (SFS 1993:1153) ska varje högskola dokumentera uppgifter om studenter i ett studieregister. Vid Stockholms universitet dokumenteras merparten av uppgifterna i Ladok. De uppgifter som dokumenteras i antagningssystemet NyA tas inte upp här.

Ändamålet med studieregistret är att säkra att uppgifter om studenters antagningar till utbildning, genomgångna studier, betyg över utbildningar och examina bevaras. Härutöver ska uppgifterna kunna läggas till grund för uppföljning och utvärdering, för antagning av studenter, för beslut om anmälningsavgift och studieavgift, för avstängning av studieavgiftsskyldiga studenter, för administration inom respektive högskola, för andra ändamål som anges i förordningen, för officiell statistik samt för resurstilldelning. Avdelningscheferna beslutar om drift, utveckling och användning av de e IT-system e IT-system som avdelningen förvaltar samt om rutiner och behörigheter för desamma.

Ansvarsfördelning

Studentavdelningen ger systemanvändarna utbildning och stöd. Den grundläggande principen vid inrapportering av uppgifter är att dessa ska läggas in vid källan så långt som det är möjligt. Det innebär att den institution eller annan enhet inom universitetet som hanterar en uppgift eller som fattar beslut också är ansvarig för att dokumentera uppgiften i Ladok.


Även utlämnande av uppgifter ur Ladok sker enligt närhetsprincipen. Det betyder att förfrågningar som rör en specifik utbildning eller en eller flera studentgrupper som alla ligger inom ramen för samma institution besvaras av denna, medan förfrågningar om utbildningar eller studentgrupper som går över institutionsgränserna besvaras av Studentavdelningen.

Studentavdelningen ansvarar för uttag av uppgifter till årsredovisning samt överföring av uppgifter till andra myndigheter såsom Centrala studiestödsnämnden (CSN), Migrationsverket, Statistiska centralbyrån (SCB) och Universitets- och högskolerådet (UHR).
Studentavdelningen beslutar om behörighet i Ladok, efter att ansökan på erforderlig blankett har inkommit. Blanketten ska signeras av prefekt eller administrativ chef. Studentavdelningen kan ställa krav på användarnas kompetens och på genomgången
Ladok-utbildning och kan vid behov inskränka användarens behörighet. Vissa gemensamma, grundläggande uppgifter läggs in i Ladok av Studentavdelningen. Utbildningsuppgifter inrapporteras i utbildningsdatabasen SISU och tas inte upp här.

Vad ska dokumenteras?

Enligt förordning om redovisning av studier m.m. ska bland annat följande uppgifter dokumenteras för studenter inom utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå:


1. behörighet
2. urvalsgrund
3. skyldighet att betala studieavgift
4. betalning av studieavgift
5. antagning
6. deltagande i utbildning
7. studieresultat
8. betyg
9. tillgodoräknad utbildning eller annan tillgodoräknad verksamhet
10. examen

Återautentisering


Återautentisering vid inrapportering av betyg är viktig för att upprätthålla hög kvalitet och rättssäkerhet. Betyg läggs därför in av rapportör och examinator attesterar genom återautentisering i systemet.

Beslut om studiedokumentation vid Stockholms universitet (137 Kb)