Ansvarig enhet: Rättssekretariatet och Ledningssekretariatet
Kontaktperson: Beatice Clasaeus och Lovisa af Petersens

(Fullständig version med fotnoter återfinns i PDF-dokumentet längst ned på sidan)

Inledning

Stockholms universitet strävar efter att säkerställa en god rekryteringsprocess och utbildning för doktorander, så att indragning av handledning och andra resurser inte ska behöva bli aktuellt. I många fall kan en god hantering i ett inledande skede leda till att handledarna och doktoranden med institutionsledningens hjälp finner en lösning så att anmälan om indragning av handledning och andra resurser inte behöver ske. Ibland blir det dock nödvändigt, därav denna handläggningsordning, vilken ska säkerställa att berednings- och beslutsprocessen sker på ett effektivt och rättssäkert sätt.1  

En doktorand har rätt till handledning och andra resurser under utbildningen så länge som rektor inte med stöd av 6 kap. 30 § högskoleförordningen (1993:100) har beslutat något annat. Möjligheten att dra in handledning och andra resurser för doktorand har sin grund i högskolelagen (1992:1434), som ställer krav på att lärosätenas resurser ska utnyttjas effektivt.  

I handläggningsordningen hänvisas till regler som gäller nationellt, framför allt högskoleförordningen och förvaltningslagen (2017:900). Till nationella regler räknas även praxisbeslut av Överklagandenämnden för högskolan samt Universitetskanslersämbetet (och dåvarande Högskoleverket). I handläggningsordningen hänvisas även till lokala regler som gäller vid Stockholms universitet, se Regler för utbildning och examination på forskarnivå (Styrdokument – Regelboken).  

Enligt 6 kap. 36 § högskoleförordningen får inte rektor delegera beslut enligt 6 kap. 30 och 31 §§ högskoleförordningen.  

Vid Stockholms universitet bereds ärenden om indragning av doktorands rätt till handledning och andra resurser samt vid doktorands ansökan om återfående av detsamma av Rådet för god forskningssed inför beslut av rektor. Se Arbetsordning för Rådet för god forskningssed, (Styrdokument – Regelboken).

I denna handläggningsordning regleras:

  1. beredning och beslut på institutions- och områdesnivå samt i Rådet för god forskningssed vid ärenden om indragning av handledning och andra resurser.2
  2. beredning av överklagan av rektors beslut, samt
  3. ansökan från doktorand om att återfå handledning och andra resurser.

2. Beredning på institutionsnivå

Handledning och andra resurser får inte dras in för den tid doktoranden är anställd som doktorand (6 kap. 30 § högskoleförordningen). Under den tiden behåller doktoranden rätten till handledning och andra resurser. I samband med att ett ärende om indragning av handledning och andra resurser initieras bör doktorandens fortsatta anställningstid uppmärksammas parallellt, då beslut om anställning är en separat process. Samråd med Personalavdelningen ska då också ske.

Om en doktorand riskerar att i väsentlig utsträckning åsidosätta sina åtaganden enligt den individuella studieplanen ska handledarna i ett tidigt skede ta upp detta med doktoranden. Handledarna bör ha täta återkommande möten med doktoranden för att fokusera på de krav på prestation och progression som anges i den individuella studieplanen. Samtliga åtgärder och överenskommelser med doktoranden ska dokumenteras i den individuella studieplanen, inklusive bilagor. Den individuella studieplanen ska följas upp minst en gång per år. Doktoranden och huvudhandledaren ska skriftligen intyga att de har tagit del av den individuella studieplanen och de ändringar som görs i den (6 kap. 29 § högskoleförordningen samt regler för utbildning och examination på forskarnivå). Åtgärderna och överenskommelserna ska följas upp av prefekt i samråd med studierektor för utbildning på forskarnivå.

Om åsidosättandet från den individuella studieplanen är väsentlig, d.v.s. doktoranden har klart åsidosatt sina åtaganden enligt den individuella studieplanen medan lärosätet har fullgjort sina egna åtaganden enligt densamma, och åsidosättandet fortsätter under loppet av sex månader ska handledare anmäla detta till prefekt och studierektor för utbildning på forskarnivå, i form av en skriftlig redogörelse. Till anmälan ska relevant dokumentation bifogas och handlingarna i ärendet ska diarieföras.  

I samråd med prefekt ska studierektor för utbildning på forskarnivå kalla både doktorand och handledare till ett möte för att diskutera utbildningens framskridande och höra både doktorandens och handledarnas syn på saken. Doktoranden ska innan mötet informeras om mötets innehåll och sin rätt att ta med ett ombud. Vid mötet ska doktoranden informeras om att ett åsidosättande av åtagandena enligt den individuella studieplanen eventuellt kan leda till att handledning och andra resurser dras in, och vad konsekvenser av sådant beslut innebär. Mötet och återkopplingen till doktoranden ska dokumenteras och mötesanteckningarna ska skickas till samtliga deltagande.  

Åtgärder som beslutas vid mötet kan t.ex. vara revidering av den individuella studieplanen, extra handledningsstöd och/eller byte av handledare. En revidering av den individuella studieplanen ska innehålla en detaljerad tidsplanering för studierna. Det ska också tydligt framgå vilka åtaganden de olika handledarna har och vilka övriga resurser som finns till hands för doktoranden. Den reviderade individuella studieplanen ska, efter samråd med studierektor för utbildning på forskarnivå, samtliga handledare och doktorand, beslutas enligt gällande besluts- och delegationsordning.

Studierektor för utbildning på forskarnivå följer tillsammans med handledarna upp det som har beslutats. Ytterligare uppföljningsmöten och revideringar av den individuella studieplanen kan vara nödvändiga.
Om bedömningen är att doktoranden fortsätter att i väsentlig utsträckning åsidosätta sina åtaganden enligt den individuella studieplanen trots åtgärder från institutionens sida, ska prefekten upprätta en anmälan om indragning av resurser. När anmälan är upprättad ska doktoranden delges anmälan och bekräfta att anmälan mottagits.  Doktoranden ska i samband med delgivningen ges skälig tid att yttra sig över anmälan. En tidsfrist ska anges. När anmälan är komplett ska den och doktorandens yttrande lämnas till institutionsstyrelsen för beslut att lämna över ärendet till Rådet för god forskningssed. 

3. Prefektens anmälan

Prefektens anmälan till institutionsstyrelsen ska innehålla en sammanfattning av på vilket sätt doktoranden väsentligen har åsidosatt sina åtaganden samt en redogörelse som visar att Stockholms universitet har fullgjort sina åtaganden enligt de individuella studieplanerna. 
I anmälan ska följande dokumentation bifogas:

  • Sammanfattning av ärendet, en kronologisk tidslinje som åskådliggör ärendet, dokumenterad redovisning av i vilka stadier doktoranden har kommunicerats samt doktorandens eventuella yttrande över prefektens anmälan.
  • Doktorandens samtliga individuella studieplaner, inklusive eventuella bilagor. Om en individuell studieplan saknas eller är ofullständig ska detta samt orsak till varför redogöras för.
  • Utdrag från Ladok.
  • Allmän studieplan.
  • Handledarnas bedömningar av doktorandens uppnådda resultat och doktorandens möjlighet att fullgöra sina åtaganden enligt den individuella studieplanen.
  • Doktorandens yttrande.
  • Beskrivning av åtgärder, utöver det som framgår av den individuella studieplanen, som prövats för att möjliggöra doktorandens utbildning.
  • Relevant dokumentation från möten med doktorand, handledare, studierektor för utbildning på forskarnivå och institutionsledningen som har hållits.
  • Relevant e-post och annan relevant dokumentation.

Beslutar institutionsstyrelsen att det finns grund för indragning av handledning och andra resurser för doktorand ska ärendet överlämnas till berört områdeskansli. Prefekten ansvarar för att institutionsstyrelsens beslut expedieras till doktoranden.

4. Beredning på områdesnivå

När institutionsstyrelsens beslut om anmälan inkommer ska områdeskansliet skyndsamt säkerställa att ärendet är komplett (i samråd med den universitetsjurist som ingår i kanslifunktionen för Rådet för god forskningssed). Innan ärendet lämnas över till Rådet för god forskningssed ska doktoranden fått ta del av samtliga handlingar i ärendet och beretts skälig tid att yttra sig över handlingarna. Ansvarig handläggare vid områdeskansliet anmäler ärendet till Rådet för god forskningssed. 

5. Rådets beredning och beslut

Rådets förslag till beslut ska föreläggas rektor.11 Förslaget till beslut ska vara skriftligt och motiverat, och samtliga handlingar i ärendet ska bifogas. För det fall att underlag som är av betydelse för beslutet har tillkommit under Rådets hantering av ärendet ska doktoranden ges skälig tid att yttra sig över förslaget och en tidsfrist ska anges.12 Ansvarig handläggare vid områdeskansliet expedierar förslag till beslut om att föreslå rektor om indragning av handledning och andra resurser till doktoranden samt till prefekten.

För rådets arbetsuppgifter och sammansättning samt rutiner vid rådets sammanträden se Arbetsordning för Rådet för god forskningssed (Styrdokument – Regelboken). 

6. Rektors beslut

Ärendet föredras av områdeskansliet. Om rektor fattar beslut att dra in rätt till handledning och andra resurser ska doktoranden upplysas om vad som gäller för återfående av detsamma. Rektors beslut får verkställas först när beslutet vunnit laga kraft.  

Beslutet kan överklagas till Överklagandenämnden för högskolan. Överklagandehänvisning ska bifogas beslutet. Ansvarig handläggare vid områdeskansliet expedierar beslutet till doktoranden samt till prefekten.

7. Doktorandens ansökan om att återfå resurser

Om resurserna för utbildningen har dragits in enligt 6 kap. 30 § högskoleförordningen kan doktoranden enligt 6 kap. 31 § högskoleförordningen efter ansökan hos rektor få tillbaka sin rätt till handledning och andra resurser.  

Ansökan ställs till Rektor, Stockholms universitet, 106 91 Stockholm (registrator@su.se).

Områdeskansliet handlägger ärendet och gör en skriftlig utredning. Avsikten med utredningen är att utröna om doktorands tillkommande studieresultat är av sådan beaktansvärd kvalitet och omfattning eller om doktoranden gjort sannolikt att han eller hon kan fullgöra sina återstående studier och åtaganden enligt den senast fastställda individuella studieplanen (6 kap. 31 § högskoleförordningen).  

Utredningen ska innehålla en sammanfattning av doktorandens ansökan och tillkommande studieresultat. Den ska även innehålla institutionsstyrelsens analys av de tillkommande studieresultatens kvalitet och omfattning eller de andra skäl som doktoranden anför i ansökan. Doktorandens ansökan om att återfå indragna resurser ska biläggas utredningen.

Utredningen ska innehålla ett motiverat förslag till beslut.

Ansvarig handläggare vid områdeskansliet anmäler ärendet till Rådet för god forskningssed.

Innan rådets förslag till beslut läggs fram till rektor ska doktoranden ges skälig tid att yttra sig över förslaget till beslut. Doktoranden ska bekräfta att anmälan mottagits och doktoranden ska sedan ges skälig tid att yttra sig över anmälan och en tidsfrist ska anges.

För rådets arbetsuppgifter och sammansättning samt rutiner vid rådets sammanträden se Arbetsordning för Rådet för god forskningssed (Styrdokument – Regelboken).  

Ärendet ska föredras av ansvarig handläggare vid områdeskansliet inför beslut av rektor.

Överklagandehänvisning ska bifogas negativt beslut. Ansvarig handläggare vid områdeskansliet expedierar beslutet till doktoranden samt till prefekten.

8. Doktorandes överklaganderätt

Doktoranden har rätt att överklaga rektors beslut om indragning av handledning och andra resurser samt rektors beslut om att doktoranden inte ska återfå indragen handledning och andra resurser, 12 kap. 6 § p. 6 högskoleförordningen.

När ett beslut överklagas ska det anges vilket beslut som överklagas och den ändring av beslutet som begärs samt varför beslutet ska ändras. Det skriftliga överklagandet ska ställas till Överklagandenämnden för högskolan, men ska skickas till Stockholms universitet, Registrator, 106 91 Stockholm (registrator@su.se).  

Stockholms universitets handläggning av överklagande ansvarar den universitetsjurist som ingår i kanslifunktionen för Rådet för god forskningssed för, med stöd av områdeskansliet.

När ett beslut överklagas ska Stockholms universitet enligt 45 § förvaltningslagen pröva om överklagandet inkommit i rätt tid. Om överklagandet inkommit för sent ska Stockholms universitet avvisa överklagandet. I annat fall ska ärendet överlämnas till Överklagandenämnden för högskolan tillsammans med kopior av övriga handlingar i ärendet samt ett yttrande över anmälan. Universitetets yttrande beslutas av rektor efter föredragning av Rektors kansli.  

Om Överklagandenämnden för högskolan återkommer till Stockholms universitet och begär ytterligare information eller yttranden ska ärendets fortsatta handläggning vid universitetet utföras vid Rektors kansli.  

Beslut av Överklagandenämnden för högskolan får enligt 12 kap. 5 § högskoleförordningen inte överklagas. 

9. Övrigt

En doktorand vars resurser dragits in är fortfarande antagen till utbildning på forskarnivå i aktuellt forskarutbildningsämne vid Stockholms universitet. Doktoranden har rätt att på egen hand bedriva utbildning på forskarnivå och har rätt att försvara sin avhandling/ licentiatuppsats vid en disputation/ett licentiatseminarium.