Ansvarig enhet: Fastighetsavdelningen
Kontaktperson: Ilari Ohring

1. Inledning och syfte

Utifrån universitetets arbete med ISO-standarden samt för att uppfylla förordning om miljöledning i statliga myndigheter genomförs finns idag krav på organisationen kring kompetens och utbildning. Bland annat ställs krav på att organisationen ska avgöra vilken miljökompetens som är nödvändig hos de personer som arbetar inom eller åt organisationen. Organisationen ska även säkerställa at personerna har lämplig utbildning, upplärning och erfarenhet samt att utbildningsbehov kopplat till miljöaspekter och miljöledningssystemet fastställs. I slutändan ska organisationen också, där så tillämpligt, vidta åtgärder för att införskaffa nödvändig kompetens och utvärdera dessa åtgärders verkan.
Denna utbildnings- och kompetensplan ämnar säkerställa att dessa krav uppfylls. Planen omfattar medarbetare och personer som arbetar på uppdrag av Stockholms universitet. Denna plan är en del av det övergripande arbetet för kunskapsspridning och medvetenhet som finns kring miljöarbetet på Stockholms universitet.
Syftet med planen är att beskriva den kunskap som de anställda på Stockholms universitet behöver för att säkerställa att miljöarbetet vid universitetet bedrivs på ett tillfredställande sätt. Ytterligare beskrivs metodiken för att uppnå detta.

2. Målgrupper och krav på grundläggande kunskap

Målgruppen för information och utbildningar kan delas upp i flera grupper. De olika grupperna förväntas inneha viss kunskap och nedan listas vad som förväntas samt hur utbildningsbehovet ser ut för att de ska kunna omsätta kunskapen i sitt dagliga arbete.

2.1 Prefekt/motsvarande

Prefekt, föreståndare direkt underställd dekanus och/eller avdelningschef inom förvaltningen (benämns i texten som ”prefekt”) har ansvar för institutionens eller avdelningens miljöarbete. Genom detta ansvar behöver prefekten ha övergripande kännedom om universitetets miljöarbete och de ansvar och skyldigheter som åligger institution, centrumbildning under fakultet och förvaltningsavdelning (benämns i texten som ”institution”) . I ansvaret ingår också att säkerställa att medarbetarna får information om deras skyldigheter att inhämta kunskap om arbetets påverkan på miljön och vad de ska göra för att minimera detta. Som stöd har prefekten en utsedd miljörepresentant. Det är därmed viktigt att säkerställa att miljörepresentanten har resurser, tid och kunskap som krävs för att kunna utföra uppdraget.

2.2 Miljörepresentanter

Miljörepresentanten stödjer sin prefekt i miljöarbetet genom att samordna det operativa miljöarbetet på institutionen. Miljörepresentanten är en länk mellan den centrala miljöfunktionen, vid Fastighetsavdelningen, och institutionen, genom att till exempel sprida aktuell miljöinformation till medarbetarna. För att kunna samordna miljöarbetet och avgöra vilken information som är relevant att kommunicera behöver miljörepresentanten känna till de delar i miljöledningssystemet som berör den egna verksamheten och vilka rutiner som finns för miljöarbetet.
En miljörepresentant ska därutöver:

  • Verka för att medarbetarna och leverantörer känner till universitetets miljöpolicy.
  • Vara tillgänglig för synpunkter, idéer, förslag och inrapporterade avvikelser från medarbetarna och studenterna.
  • Bevaka efterlevnaden av miljöregler vid institutionen.
  • Ha övergripande kännedom om universitetets miljöledningssystem och de policys som avser miljöområdet.

Miljörepresentanten behöver därmed ha kunskap om:

  • Miljöledningssystemets grundläggande uppbyggnad.
  • För verksamheten relevanta miljöproblem, bland annat klimatfrågan så som den framgår av universitetets klimatfärdplan.
  • Hur en lokal miljöhandlingsplan upprättas.
  • Hur föregående års lokala miljöhandlingsplan följs upp.
  • Hur ledningens genomgång genomförs.

2.3 Miljösamordnare

Miljösamordnare ska samordna och agera stöd för de miljörepresentanter som tillhör humanvetenskapliga eller naturvetenskapliga området eller förvaltningen. Årligen genomförs minst två miljörepresentantsträffar vilken miljösamordnarna medverkar på. Varannan vecka har miljösamordnarna möte med universitetets centrala miljöfunktion. För att kunna samordna och stödja miljörepresentanterna inom respektive område eller förvaltningen behöver miljösamordnaren ha god kunskap om miljöledningssystemet, hur det är uppbyggt och de rutiner som berör området eller förvaltningen.
Miljösamordnaren ska därutöver ha god kunskap om:

  • Området och dess verksamhet, såsom styr- och planeringsprocesser inom området.
  • Övergripande policys och riktlinjer på central- och områdesnivå.
  • Hur ledningens genomgång genomförs på områdesnivå.

2.4 Samtliga medarbetare

Alla medarbetare ansvarar för att ha tillräcklig kunskap till att försöka minimera den miljöpåverkan som sker till följd av arbetet. Den ska ske enligt den framtagna rutinen ”Säkerställande av kunskap och medvetenhet om miljöpåverkan”.
Alla som är anställda vid universitetet behöver känna till:

  • Stockholms universitets miljöpolicy.
  • De betydande miljöaspekterna som kan kopplas till den anställdes arbete.
  • Hur de anställda själva kan bidra till miljöarbetet vid universitetet.
  • De konsekvenser som uppstår om institutionen eller avdelningen inte uppfyller kraven i miljöledningssystemet, t.ex. genom uppkomsten av miljöavvikelser och lagöverträdelser.
  • Relevanta rutiner inom miljöledningssystemet, exempelvis rutiner för avfalls- och kemikaliehantering.

2.5 Medarbetare i laborativ miljö

Medarbetare som bedriver verksamhet i laborativ miljö ska känna till universitetets miljörisker och vilka miljörutiner som finns för laborativa verksamheter, här ingår:

  • Riskbedömning inklusive grundläggande kunskap om kemikaliehanteringssystem
  • Rutiner för hantering av avfall från laboratorieverksamhet
  • Hantering av brandfarlig vara
  • Särkrav som ställs på specifik verksamhet (exempelvis tillstånd för GMO/GMM, B-kemikalier och hantering av kvicksilverföreningar)

2.6 Studenter

Studenter är inte anställda vid universitetet, men är en stor del av kärnverksamheten och utgör en av universitetets viktigaste intressentgrupper. Studenter ska enkelt kunna hitta information om Stockholms universitets miljöarbete via webben och vem som är miljörepresentant vid institutionen.

3. Informationskanaler, utbildningar och seminarier

Kommunikation kring miljöarbetet vid universitetet kan ta sig uttryck genom tal, skrift eller bild. Det kan exempelvis vara genom utbildningar och seminarium eller flödesscheman, kommunikation via e-post eller information via webben.

3.1 Informationskanaler

3.1.1 Medarbetarwebben

På medarbetarwebben ska samtliga målgrupper kunna hitta information som berör klimat- och miljöarbetet vid universitet.
På medarbetarwebben återfinns:

  • Medarbetarnotiser: På medarbetarwebben publiceras kontinuerligt notiser som berör miljöarbetet.
  • Dokument och statisk information: Policys, rutiner och annan statisk information ska vara sökbar och lätthittad på medarbetarwebben.
  • Utbildningar och seminarier: Information om aktuella utbildningar och seminarier som berör miljöarbetet enligt ISO 14001:2015.

3.1.2 Miljöbrevet

Genom miljöbrevet ska målgrupperna få information som är relevant för miljöarbetet. I samband med uppföljning, som revison och enkäter, görs riktade utskick till de verksamheter och målgrupper som berörs.

3.2 Utbildning

3.2.3 Utbildning av miljörepresentanter

Utbildningstillfällen för blivande miljörepresentanter anordnas tre gånger per termin. Grundläggande miljöutbildning baserat på ISO 14001:2015 ska finnas tillgängligt för den medarbetare som har tilldelats rollen som miljörepresentant. Utbildningen bygger på de krav på kunskap som tas upp i denna plan.

3.3.4 Utbildningar för laboratorieverksamhet

Utbildningar som hålls kring laboratorieverksamheten är:

  • Utbildning för kemikalieinventerare i kemikaliehanteringssystem.
  • Utbildning av lokala administratörer i kemikaliehanteringssystem.
  • Utbildning för riskbedömning av kemiska arbetsmiljörisker.
  • Utbildning vid hantering av flytande kväve.
  • Utbildning strålskydd.
  • Utbildning kring brandfarlig vara.
  • Utbildning i biosäkerhet.

3.3.5 Chefsutbildningar

Chefsutbildning för laboratoriesäkerhet och miljö ska utvecklas och tillgängliggöras för berörda chefer.

3.3 Tematräffar och introduktion

3.3.1 Tematräffar

Två gånger per år genomförs så kallade tematräffar som riktar sig framförallt till miljörepresentanter med syfte att:

  • Förmedla miljönyheter och vad som är på gång kring miljöarbetet,
  • Skapa inspiration kring miljöarbetet samt
  • Skapa möjligheter för nätverkande och utbyte av idéer.

3.3.2 Introduktion av nyanställda

Introduktion av nyanställda genomförs en gång per termin. Vid introduktionsdagen för nyanställda lyfts grundläggande kunskap som alla anställda ska känna till i enlighet med kapitel 2 i denna plan, i dagsläget genomförs introduktionen genom:

  • Arbete i laboratorier: Presentation av viktiga information att känna till i samband med laborativ verksamhet.
  • Universitetets miljöarbete: Presentation av det generella arbetet med miljöarbetet vid universitetet.

3.4 Intressenter och externa leverantörer

Miljörepresentanter inom universitetet ansvarar för att informera personer som arbetar på uppdrag av universitetet om vikten av att följa Stockholms universitets miljöpolicy och miljörutiner.

4. Uppföljning och revidering

Utbildnings- och kompetensplanen följs upp och revideras vart femte år, eller när det är påkallat för att säkerställa att medarbetare och de som arbetar på uppdrag av universitetet får rätt kunskap och information för att minimera sin negativa miljöpåverkan. Ansvarig för uppföljning och revidering är handläggare vid universitetets centrala miljöteam.