Ansvarig enhet: Planeringssekretariatet
Kontaktperson: Lena Söderlundh

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2022 och kommer att revideras)

Inledning

Denna handläggningsordning beskriver hur Stockholms universitets miljöledningssystem är uppbyggt, vad som ingår avseende organisation, ansvar, planering och uppföljning samt förbättringsarbete. Syftet är att ge medarbetare, studenter och övriga intressenter en övergripande och vägledande beskrivning av universitetets miljöledningssystem. 

Regelverk som styr miljöledningssystemets struktur och innehåll är följande:

  • Förordning (2009:907) för miljöledning för statliga myndigheter
  • Miljöledningsstandarden ISO 14001:2015

Organisationens förutsättningar

Forskning och utbildning vid Stockholms universitet är indelat i två vetenskapsområden: det humanvetenskapliga och det naturvetenskapliga. Det naturvetenskapliga området omfattar en fakultet, den naturvetenskapliga, medan det humanvetenskapliga området omfattar tre fakulteter: humanistiska, juridiska och samhällsvetenskapliga. Universitetet har 56 institutioner och centrumbildningar som är inordnade under fakultetsnämnderna. Universitetets centrala förvaltning består av 13 avdelningar.

Vid Stockholms universitet är ca 29 000 helårsstudenter, 1 400 doktorander och 5 800 medarbetare verksamma. De flesta av verksamheterna är lokaliserade till Campus Frescati i Stockholm men universitetets verksamheter finns även på andra orter utanför Stockholmsområdet, exempelvis Tarfala, Askö och Tovetorp. Universitetet driver forskningsstationer och forskningssamarbeten såväl nationellt som internationellt.

Inom universitetet förekommer verksamheter som är anmälnings- och/eller tillståndspliktiga. Den laborativa verksamheten klassas som miljöfarlig C-verksamhet och därutöver finns specifika tillstånd för bland annat hantering av brandfarlig vara, strålkällor, animaliska biprodukter samt genmodifierade organismer.

Stockholms universitet styrs utifrån myndighetskraven som ställs på en svensk statlig myndighet, bl.a. förordningen (2007:603) om intern styrning och kontroll och myndighetsförordningen (2007:515). Ytterligare finns krav på universitetet att ha kvalitetssäkrande system för granskning av utbildningar och forskning. Genom integrering av miljöledningssystemet i universitetets övergripande styrning har organisationen säkerställt att miljöfrågorna inkluderas i verksamhetsprocesser, strategier och beslutsfattande, där så är relevant. Vidare har universitetet säkerställt att miljöfrågornas risker och möjligheter samt regelefterlevnad av bindande krav hanteras inom verksamheten. Arbetet med miljöfrågorna sker systematiskt och innebär att universitetet kontinuerligt strävar efter att minska sin negativa miljöpåverkan. Utifrån universitets grunduppdrag sker ett naturligt bidrag till positiv miljöpåverkan bl.a. genom att förmedla kunskap i frågor som rör miljö och hållbar utveckling samt genom att skapa medvetenhet och engagemang för miljöfrågorna - både vid universitetet och i det omgivande samhället.

I sitt miljöarbete har universitetet identifierat ett antal intressenter. Medarbetarna är den interna intressentgrupp som har störst betydelse för universitets miljöarbete. Även studenterna påverkar och påverkas i hög grad av universitets miljöarbete. Det finns också externa intressenter, så som leverantörer och entreprenörer av produkter och tjänster, som också påverkar universitetets miljöarbete. Andra intressenter som kan påverka miljöarbetet är forskare vid andra universitetet och högskolor, samverkanspartners, forskningsfinansiärer, representanter från tillsynsmyndigheter, fastighetsägare samt restauratörer.

Tabellen nedan visar identifierade intressenter för miljöledningssystemet samt vilka krav, behov eller förväntan som de har på universitet. Termen bindande krav inkluderar lagar och krav som berör myndigheten, men även nyckelintressenters krav och förväntningar.

Tabell 1. Universitetets nyckelintressenter ur ett miljö-, klimat- och hållbarhetsperspektiv och deras krav, behov eller förväntan på miljöledningsarbetet. För mer information kring intressentanalys se Stockholms universitets miljöutredning 2020 (SU FV 2.9.1-0818-20).

Intressenter Bindande krav Krav, behov eller förväntan
Ledning Ja Ställer krav på innehåll och upplägg inför beslut av styrande dokument, policy och regler samt begär utredningar.
Styrelse Ja Ställer krav på ledningen att efterleva lagar och krav inom miljö och hållbar utveckling.
Rektors kansli Nej Ansvarar för verksamhetsplanering där krav på integrering av miljöledningssystemet och klimatarbete kan förekomma.
Fastighetsägare Ja Förser SU med lokaler, om- och nybyggnationer samt student- och forskarbostäder. Krav på samverkan kring frågor om miljö och hållbarhet.
Samhälle Nej Kunskap som produceras vid SU bör förmedlas och göras tillgänglig för det omgivande samhället, medborgarna och näringslivet.
Samverkanspartners Ja Partners som SU ingår avtal med, exempelvis Stockholms stad och Region Stockholm, kan kravställa att SU har ett fungerande miljöarbete.
Forskningsfinansiärer Ja Externa anslag, exempelvis från Formas eller Vinnova, kan medföra krav på aktivt arbete med den egna miljöpåverkan.
Studenter Ja Krav på att SU arbetar med miljö- och klimatfrågor.
Medarbetare Ja Krav på att SU arbetar med miljö- och klimatfrågor.
Framtida medarbetare Ja Krav på att arbetsplatsen arbetar med hållbarhetsfrågan.
Framtida studenter Ja Krav på att universitet arbetar med hållbarhetsfrågan.
FN Ja Agenda 2030 och de globala hållbarhetsmålen, samt Climate Emergency Letter som universitetet skrivit under.
EU Ja EU direktiv och forskningsfinansiärs krav, som kan innebära aktivt arbete med den egna miljöpåverkan.
Riksdag och regering Ja Nationella lagar som påverkar SU. Ställer även specifika krav på vad utbildningssektorn ska genomföra.
Universitetskanslersämbetet Ja Granskar och bedömer lärosätens kvalité på högre utbildning och forskning samt lagefterlevnad. 
Naturvårdsverket Ja Huvudsaklig myndighet för inrapportering av miljöledningsarbetet på SU.
Stockholms stad Ja Tillsyn och kommunala författningar, exempelvis avfall.
Andra myndigheter Ja Transportstyrelsen, strålskyddsmyndigheten, energimyndigheten, jordbruksverket och andra myndigheter har diverse tillståndskrav på universitetets verksamhet samt krav på inrapporteringar.

 

Ledarskap

I Stockholms universitets miljöpolicy beskriver universitetet sin vision och strävan avseende det systematiska miljöarbetet. Policyn är styrande och tydliggör förutsättningarna och ramarna för miljöarbetet. Universitetets miljöpolicy ska enligt förordning om miljöledning i statliga myndigheter (2009:907) bidra till en hållbar utveckling och till att nå de nationella miljökvalitetsmålen samt de globala hållbarhetsmålen. Policyn uppdateras var femte år och beslutas av rektor.

Universitetet är en decentraliserad organisation där roller, ansvar och befogenheter för miljöarbetet följer organisationsstrukturen inom respektive område och fakultet. Universitetets ledning, bestående av rektor, prorektor, vicerektorer, universitetsdirektör och biträdande universitetsdirektör, har ett övergripande ansvar för att säkerställa att nödvändiga resurser finns för det systematiska miljöarbetet samt för att leda och stödja medarbetare och andra intressenter som är viktiga för miljöledningssystemets verkan. Detta görs praktiskt via olika funktioner inom miljöledningsarbetet från central nivå ner till lokal nivå (se figur 1). Universitetets ledning ansvarar också för att miljöfrågorna utgör del av universitetets strategiska arbete och integreras i relevanta verksamhetsprocesser. Ledningen ansvarar för att kommunicera betydelsen av miljöarbetet och vikten av att arbeta förebyggande med bindande krav och förbättringar. Vidare kan ansvar delegeras från rektor i enlighet med delegationsordningen.

Rektor har utsett ett rådgivande organ, Miljörådet, som har till uppgift att tillsammans med fastighetsdirektören vara visionär för miljöarbetet samt styra och leda miljöorganisationen. I enlighet med universitets delegationsordning beslutar Miljörådet om universitetsgemensamma vägledande stöddokument inom miljöledningssystemet. Miljörådet beslutar om förslag till dokument av principiell betydelse inför beslut av rektor. Miljörådets ordförande har därutöver till uppgift att föra en dialog med universitetsledningen samt representera miljöorganisationen i de sammanhang där universitetets kärnverksamhet verkar. Den centrala miljöfunktionen, placerad vid Fastighetsavdelningen, utgörs av verkställande tjänstemän som har en strategisk roll och samordnar det operativa miljöarbetet. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att följa upp miljöarbetet, bereda olika styrdokument, redovisa miljöprestanda samt föreslå förbättringar för miljöarbetet. Den centrala miljöfunktionen ansvarar även för omvärldsbevakning och samverkan samt representerar miljöorganisationen i möten med motsvarande funktioner i andra organisationer/företag. Därutöver bidrar den centrala miljöfunktionen till utformningen och uppföljningen av miljömål i centrala åtgärdsplaner. Den centrala miljöfunktionen stödjer ordförande i Miljörådet och ger administrativt stöd till Miljörådet. Ordförande för Miljörådet och den centrala miljöfunktionen har löpande avstämningar och samverkar för att sammanbinda miljöledningssystemet med den utveckling som sker i organisationen. Fastighetsdirektören samordnar det universitetsgemensamma miljöarbetet efter delegering från universitetsdirektören. Fastighetsdirektören arbetsleder och ansvarar praktiskt för att, i dialog med Miljörådet, den centrala miljöfunktionen får tillräckliga resurser och förutsättningar att genomföra arbetet.

På områdesnivå och inom universitetsförvaltningen finns miljösamordnare som ska stödja och samordna miljörepresentanterna i deras miljöarbete på lokal nivå. Miljösamordnarna på områdena utses av vicerektorerna. Institutionernas (eller motsvarande) miljörepresentanter utför det praktiska miljöarbetet. Prefekten/motsv. ansvarar för att nödvändiga resurser avsätts för miljöarbetet och för att utse en miljörepresentant.

Figur 1. Funktioner och stöd inom miljöledningssystemet vid Stockholms universitet.

Planering

Inom ramen för miljöledningsarbetet utvärderas risker som rör universitetets miljöpåverkan. Dels genomförs en intressent- och riskanalys i samband med miljöutredningen var femte år, dels en mindre riskanalys årligen utifrån de miljöområden som uppkommit i utredningen eller på grund av nya bindande krav. Resultaten från dessa riskanalyser används för att hantera miljörisker och möjligheter samt för prioritering av förbättringsarbetet inom miljöfrågor och för bedömning av resursbehov. Resultatet från analysen meddelas Rektors kansli årligen via den ordinarie riskhanteringsprocessen. Rektors kansli ansvarar för att relevanta resultat från riskanalysen inom ramarna för miljöledningssystemet integreras i den övergripande riskhanteringsprocessen. Uppföljning av lokalt miljöarbete, interna och externa miljörevisionsrapporter samt uppföljning av arbetet med mål och åtgärder utgör underlag för analysen av miljörisker.

Universitetet har identifierat sju betydande miljöaspekter som kan leda till en positiv eller negativ miljöpåverkan, se tabell 2. Universitetet bedöms utifrån två kriterier, värdering av miljöpåverkan utifrån ett livscykelperspektiv samt värdering av omvärlden utifrån yttre påverkansfaktorer. Bedömningen av miljöaspekter utförs enligt en mall för poängsättning. Varje miljöaspekt kan få mellan 3 och 15 poäng. För att bedömas som betydande miljöaspekt ska totalsumman vara 11 eller högre. De betydande miljöaspekterna är prioriterade förbättringsområden för universitetets miljöarbete.

Tabell 2. Tabell över universitetets betydande miljöaspekter uppdelade på direkta och indirekta miljöaspekter, utifrån miljöutredningen 2020.

Betydande miljöaspekter Miljöpåverkan Omvärld Summa
Direkta      
Kemikalieanvändning/gasförbrukning 7,5 3,5 11,0
Återbruk, återvinning och avfall 7,6 4,2 11,8
Resor, transporter och arbetsredskap 7,8 3,5 11,3
Indirekta      
Konsumtion 8,3 4,2 12,5
Byggnader och lokaler 8,0 3,0 11,0
Kompetensutveckling internt 9,0 4,0 13,0
Utbildning (kärnverksamhet) 9,0 5,0 14,0
Forskning (kärnverksamhet) 9,0 5,0 14,0
Samverkan (kärnverksamhet) 8,0 4,0 12,0

 

Bindande krav för det systematiska miljöarbetet finns i styrande dokument och är åskådliggjorda i universitetets miljölaglista . Laglistan innehåller samtliga regelkrav och andra krav som styr miljöarbetet. Universitetet bevakar kontinuerligt efterlevnad av bindande krav samt uppdaterar miljölaglistan och styrdokument vid behov.

Miljömål och planering för att uppnå dem

Stockholms universitet har antagna miljömål, vilka syftar till att minska den negativa och öka den positiva miljöpåverkan. Miljömålen är integrerade i universitetets övergripande åtgärdsplaner, vilka innehåller strategiska prioriteringar, åtgärder och klargör ansvariga avdelningar. Till varje åtgärd finns aktiviteter och ansvariga för dess genomförande. Universitetet har tre åtgärdsplaner, en för varje vetenskapsområde samt en för universitetsförvaltningen. Åtgärdsplanerna fastställs av områdesnämnderna för respektive område och universitetsdirektören för universitetsförvaltningen. Se figur 2 för visualisering av hur miljömål på övergripande nivå bryts ned till lokala miljöhandlingsplaner.

Vid institutioner/motsvarande upprättas årligen lokala miljöhandlingsplaner. Handlingsplanerna fastställs av institutionsstyrelserna/motsvarande. Styrande för framtagande av miljömål och handlingsplaner är universitetets styr- och stöddokument för det systematiska miljöarbetet.

De centrala miljömålen i åtgärdsplanerna följs upp i samband med tertialdialoger. Miljöhandlingsplanerna på lokal nivå följs upp årligen eller efter lämpligt intervall baserat på tidsaspekten för ett specifikt mål/aktivitet i planen.

Figur 2. Hur övergripande målsättning på övergripande nivå omhändertas och omvandlas till miljömål och miljöhandlingsplan på lokal nivå.

Stöd

Universitetets planeringsprocess säkerställer att tillräckliga resurser finns för det centrala förbättringsarbetet. Vid institutioner/motsvarande är det prefekt/motsvarande som säkerställer att resurser ställs till förfogande för det lokala miljöarbetet.

Medarbetare på universitetet ansvarar för att inhämta kunskap om hur det egna arbetet kan påverka miljön och vad som behöver göras för att minimera påverkan. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att ta fram en plan för kunskapsspridning, öka medvetenheten om miljöpåverkan och identifiera verksamhetens kunskapsbehov avseende miljöarbetet. Kompetenskrav för viss befattning och funktion inom miljöarbetet beskrivs i planen. Planen fastställs av universitetsdirektören. Prefekt/motsvarande ansvarar för att säkerställa att medarbetarna ges möjlighet att inhämta kunskap om miljöarbetet. Ramavtalsansvariga säkerställer att leverantörer är medvetna om den miljöpåverkan som är förenad med deras uppdrag.

Flera gånger under året anordnas såväl digitala som fysiska informationsträffar samt interna miljöutbildningar för nyanställda, miljörepresentanter och andra nyckelfunktioner. På medarbetarwebben kan medarbetarna inhämta den kunskap de behöver för att uppnå minsta möjliga miljöpåverkan i sitt arbete. Medarbetarwebben innehåller beskrivning över universitetets miljöledningssystem med ansvar och roller, information om praktiskt miljöarbete samt stödjande dokument för miljöarbetet. I universitetets regelbok på medarbetarwebben återfinns styrande dokument för miljöarbetet.

Universitetets övergripande kommunikation, vilket universitetets kommunikationsavdelning ansvarar för, syftar till att bidra till det hållbara demokratiska samhällets utveckling genom kunskap, upplysning och sanningssökande. Som huvudstadsuniversitet fäster Stockholms universitet särskild vikt vid utbildningar som svarar mot samhällets och regionens behov. Samverkan tillgängliggör universitetets kompetens och resultat samt främjar utbildningens kvalitet och det livslånga lärandet.

Den centrala miljöfunktionen svarar för kommunikation av det systematiska miljöarbetet i enlighet med universitetets kommunikationspolicy. Kommunikationen av det systematiska miljöarbetet syftar till att öka medarbetarnas kunskaper om miljö, bidra till ett ökat engagemang för miljöfrågan, möjliggöra och vägleda i en förändring av beteenden samt uppmuntra till insatser och åtgärder som främjar en god miljö och hållbar utveckling.

Den interna kommunikationen av det systematiska miljöarbetet ska dessutom medverka till att skapa ett öppet kommunikationsklimat, delaktighet, motivation samt bidra till ökad effektivitet och kvalitet i arbetet. Kommunikationsplanen för miljöarbetet sammanfattar den miljökommunikation som är kopplat till universitetets miljöledningssystem. Den innefattar både interna och externa informationsflöden. Planen tar även upp kommunikationskanaler, aktivitetsplan och målgrupper för kommunikationsarbetet.

Dokumenterad information

Universitetets handläggningsordning för styrdokument  reglerar framtagande och beslutande av styr- och stöddokument för det systematiska miljöarbetet. Den centrala miljöfunktionen ansvarar för att ta fram förslag på, revidera samt diarieföra dessa dokument.
Miljörådet och fastighetsdirektören kvalitetsgranskar dokument inför rektorsföredragning och föredragning för universitetsdirektören. Dokumentationen av informationen om miljöarbetet följer universitetets riktlinjer för bevarande av handlingar.

Beredskap och agerande vid nödlägen

Universitetet har en krisplan med tillhörande checklistor på central nivå samt krav på varje institution att utarbeta en beredskapsplan på lokal nivå för agerande vid nödlägen. Därtill finns riktlinjer där det beskrivs vilka funktioner, rutiner och planer varje institution/motsvarande ska ha för att uppfylla kraven i det systematiska brandskyddsarbetet.

Efterlevnad av bindande krav

Efterlevnad av bindande krav sker på lokal nivå och sammanställs genom den centrala miljöfunktionen. Detta genomförs  bland annat genom en lagefterlevnadskontroll vartannat år för institutioner med laborativ verksamhet, genom interna revisioner för samtliga institutioner/motsvarande samt genom årliga enkätundersökningar som berör miljöledningsarbetet (se figur 3).

Utvärdering av prestanda och förbättringsarbete

Intern miljörevision genomförs regelbundet för att säkerställa att universitetets miljöledningssystem når avsett resultat. Planen för den interna miljörevisionen sträcker sig över en treårsperiod och inkluderar hela universitetets verksamhet. Den interna miljörevisionen är viktig i det systematiska miljöarbetet, genom denna ökar kunskapen om miljöpåverkan och behovet av förbättringsarbete synliggörs.

Universitetet genomför årligen uppföljning av det systematiska miljöarbetet (se figur 3). Resultaten från uppföljningen används för att utvärdera miljöledningssystemets verkan. Universitetet följer kontinuerligt upp miljöavvikelser från både interna och externa miljörevisioner, samt resultat av uppsatta miljömål, tillsatta åtgärder och förbättringsarbete. En enkätundersökning genomförs årligen i syfte att följa upp interna bindande krav och det miljöarbete som bedrivits under föregående år. Resultatet av enkäten inkluderas i den årliga rapporten av universitetets miljöledningsarbete, vilken skickas till Naturvårdsverket och Utbildningsdepartementet. I samband med detta tas även en populärversion av årets miljöarbete fram av universitetets centrala miljöfunktion, vilken redovisas och görs tillgänglig för interna och externa intressenter.

Universitetet hanterar brister inom det systematiska miljöarbetet via processen för förbättringsarbete. För inrapportering av mindre brister och dokumentation av åtgärder används ett ärendehanteringssystem där medarbetare rapporterar in och den centrala miljöfunktionen följer upp.

Resultaten presenteras för universitetets ledning i samband med den årliga genomgången av det systematiska miljöarbetet.

Figur 3. Årshjul som beskriver det lokala miljöarbetet utifrån miljöledningssystemet för Stockholms universitet.