Ansvarig enhet: Fastighetsavdelningen

Kontaktperson: Viktor Lundborg

Syfte

I syfte att ta ett helhetsgrepp som knyter an miljöarbetet till institutionens eller motsvarandes (hädanefter institutionens) verksamhet ska ledningen årligen utvärdera det föregående årets miljöarbete och fatta beslut om det pågående och kommande årets miljöarbete. Ledningens genomgång syftar till att säkerställa efterlevnaden av förordningen (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter samt ISO 14001:2015.

Tidpunkt

Det rekommenderas att ledningens genomgång äger rum i mars eller april, när underlag för det föregående året finns tillgängligt. Genomgången ska dock senast genomföras sista maj varje år.

Ansvar

Prefekten, eller motsvarande, är ansvarig för att miljöarbetet genomförs. Miljörepresentanter vid respektive institution ansvarar för att sammankalla ledningen till genomgången.
Inför genomgången ska miljörepresentanten förbereda underlag som ger ledningen (Vilka som ingår i ”ledningen” varierar mellan olika institutioner och avdelningar. På en institution kan det vara prefekt, biträdande prefekt, administrativ chef och studierektor.) en god grund att utvärdera föregående år och fatta beslut för kommande års miljöarbete. I de fall miljörepresentanten önskar är universitetets centrala miljöteam behjälpligt med att ta fram uppgifter till underlaget, exempelvis data om institutionens miljöpåverkan jämfört med tidigare år.

Genomförande

Vid ledningens genomgång ska miljörepresentanten tillsammans med institutionens ledning gå igenom och utvärdera föregående års miljöarbete och planera för kommande års miljöarbete. En väl genomförd genomgång tar cirka två timmar i anspråk. Föredragande vid genomgången är institutionens miljörepresentant. Miljörepresentanten ansvarar för att kalla till och ta fram underlag till mötet. Genomgången ska protokollföras, miljörepresentanten ska
därefter arkivera protokollet lokalt samt skicka det till områdets miljösamordnare. Vid genomgången ska följande punkter tas upp (punkter som börjar med ”vid behov” tas upp
när så är relevant):

  • Uppföljning av föregående års genomgång, särskilt avseende tidigare fattade beslut.
    Har tidigare beslut uppnåtts? Identifierades ett problem i förra genomgången – har det problemet lösts?
  • Uppföljning av föregående års miljöhandlingsplan och utvärdering av uppfyllelsen av planen. Har miljöhandlingsplanens mål uppfyllts? Var och en av miljöhandlingsplanens mål ska tilltalas. Är det något mål som behöver komma med i nästa miljöhandlingsplan?
  • Vid behov: Utvärdering av aktuell miljöhandlingsplan, aktiviteter och uppfyllelse. Eventuella beslut om revidering av miljöhandlingsplan.
  • Redogörelse och utvärdering av miljörelaterade aktiviteter som faller utanför miljöhandlingsplanen.
    Vad var lyckat, vad var mindre lyckat? Saknas någon aktivitet?
  • Redovisning av data som jämför föregående års och tidigare års miljöpåverkan, i synnerhet koldioxidutsläpp.
    I den mån dataunderlag finns tillgängligt bör varje fördefinierad ”betydande miljöaspekt” behandlas. Om data inte finns att tillgå för en miljöaspekt så kan den utgå. Om en miljöaspekt inte kan påverkas av institutionen så kan det konstateras i protokollet. Miljöaspekter som inte är tillämpliga vid institutionen, t.ex. hantering av kemikalier vid en humanistisk institution, kan förbises utan kommentar.
  • Genomlysning av resurserna för miljöarbetet och miljöåtgärder, exempelvis avseende tidsåtgång, arbetsfördelning och pengar.
    Har miljörepresentanten tillräckligt mycket tid avlagd för att kunna fullgöra sin roll? Kommer någon kommande miljöåtgärd behöva ta andras tid i anspråk? Behövs pengar till åtgärden?
  • Om interna miljörevision av enheten genomfördes under det föregående året så bör internrevisionens rapport biläggas till genomgångens underlag. Om eventuella avvikelser har rapporterats och redan åtgärdats så räcker det med att konstatera detta. Annars bör avvikelserna tilltalas under denna genomgång.
  • Planering av kommande års miljöarbete. Miljöhandlingsplanenkan börja diskuteras nu men fastställs senare under året.
  • Vid behov: Presentation av nyheter och händelser på universitetet eller i omvärlden som anses beröra institutionens miljöarbete.
  • Vid behov: Utvärdering av miljöledningssystemets ändamålsenlighet och identifiering av behov av stöd från förvaltningen (i synnerhet från det centrala miljöteamet).
  • Endast laborativa institutioner: Vartannat år genomförs en lagefterlevnadskontroll för laborativa institutioner. Om eventuella avvikelser har rapporterats och redan åtgärdats är det tillräckligtatt detta konstateras. Om identifierad avvikelse inte åtgärdats ska avvikelsenbehandlas under denna genomgång.

En mall för protokollet finns att tillgå via Medarbetarwebben via länken: https://www.su.se/medarbetare/organisation-styrning/miljöarbete/dokument