Ansvarig enhet: Ledningssekretarietet

Kontaktperson: Jeanette Peterberg

Inledning

Styrdokumentet är till för de anställda på Stockholms universitet som kan boka möten och arrangemang vid Spökslottet (Schefflerska Palatset). Syftet är att förse de anställda med information om vilka förhållningsregler som gäller för att nyttja de kulturhistoriskt känsliga miljöerna. 

Förhållningsregler

  • Spökslottets paradvåning används främst för universitetsledningens representation och får enbart bokas för arrangemang med tydlig koppling till verksamheten vid Stockholms universitet. Paradvåningen kan i särskilda fall även bokas av personer med ledningsuppdrag, t.ex. dekan, prefekt eller avdelningschef. Värden för arrangemanget är ansvarig för gruppen och arrangemanget i paradvåningen och är kvar till dess att sista gäst har gått. Om ansvarig person inte kan närvara, på grund av till exempel sjukdom, utses en ersättare. Universitetsledningens arrangemang har företräde och prioriteras därför före andra eventuella bokningar. Paradvåningen kan bokas dagtid och kvällar (fram till 23.00) måndag-fredag (ej röda dagar).
     
  • Mötesrum kan bokas av anställda på Stockholms universitet för mindre möten med interna eller externa deltagare. Mötesrummen får enbart bokas för möten med tydlig koppling till verksamheten vid Stockholms universitet. Mötesrum kan bokas dagtid under Stockholms universitetets kontorstider måndag-fredag kl. 08.00-17.00, ej röda dagar.
     
  • Vid bokningen uppges en ansvarig kontaktperson som finns tillgänglig i lokalen under hela arrangemanget.
     

  • På grund av den kulturhistoriskt känsliga miljön upplåts inte lokalerna för arrangemang som kräver omfattande utrustning, förändringar eller ombyggnationer. Spökslottets interiör eller exteriör får inte p ̊å något sätt förändras. Stor försiktighet ska iakttas för att undvika skador på golv, ytskikt, konst och interiörer.
     

  • På grund av den känsliga miljön är det av säkerhetsskäl och brandfara inte tillåtet av Kammarkollegiet att använda levande ljus, därför används genomgående batteridrivna ljus.
     
  • All förtäring bokas genom Spökslottet som beställer mat och dryck via Stockholms universitets upphandlade leverantörer. I samband med bokningen uppges den institution som ska faktureras.
     
  • Vid varje arrangemang i paradvåningen hyrs vakt in. För en grupp med färre än 30 gäster beställs en vakt, för en grupp med fler än 30 gäster beställs två vakter. Denna kostnad direktfaktureras den institution/motsvarande som bokat arrangemanget.