Ansvarig enhet: Ledningssekretariatet

Kontaktperson: Camilla Hjelm

(För eventuella frågor om reglerna går det bra att kontakta Ledningssekretariatet, t.ex. på följande e-postadress: camilla.hjelm@su.se)

1. Inledning

Statliga myndigheters innehav av konst medför ett reglerat ansvar avseende konsten, sammanställt här i Regler för Stockholms universitets innehav av konst. Av regeldokumentet framgår dels nationella föreskrifter för verksamheten, dels lokala regler som gäller vid Stockholms universitet avseende förvaltning, säkerhet, hantering och redovisning av konst. Reglerna kompletteras av ett antal rutiner och malldokument.  

Syftet med dokumentet är att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan berörda enheter inom universitet och ge ansvariga medarbetare riktlinjer kring vad som gäller vid hantering av konst, både inom förvaltningen och vid institutioner/motsvarande. 

2. Beskrivning av konstinnehav

Stockholms universitets innehav av konst består av måleri, skulptur, glas, äldre inventarier och konsthantverksföremål samt teckningar, gravyrer, konstfoto och reproduktioner. Samlingarna spänner över ett brett fält av tekniker och tidsåldrar med konstverk ifrån 1380-talet till samtida konst. Det finns en porträttsamling med ett hundratal porträtt, huvudsakligen av rektorer, förvaltningschefer, professorer, framstående forskare och donatorer.  

Innehavet har här delats upp i kategorierna statlig konst, inlånad konst och stiftelsekonst. Konst införskaffad av Stockholms universitet genom eget inköp eller erhållet i gåva eller arv (donation) samt konst inlånad från Statens konstråd hänförs till statens (statlig) konst. Konst som lånats in från annan långivare än staten, hänförs till inlånad konst. Konst som innehas av stiftelser som förvaltas av Stockholms universitet hänförs till stiftelsekonst. 

3. Ansvarsfördelning

3.1 Konstanvarig

Varje myndighet som innehar statlig konst ska, enligt krav från Statens konstråd, genom beslut av myndighetens chef utse en konstansvarig person som hanterar myndighetens kontakter med Statens konstråd. Den konstansvarige ska ha huvudansvar för organisation och genomförande av myndighetens inventering, registrering och rapportering av statlig konst till Statens konstråd i enlighet med reglerade krav i förordningen (1990:195) om vård av statens konst

Konstansvarig bereder och föredrar underlag för beslut om inlån/deposition, utlån och donation av konst. 

3.2 Ledningssekretariatet

Ledningssekretariatet har i uppdrag att förvalta universitetets konstinnehav.

3.3 Fastighetsavdelningen

Fastighetsavdelningen har i uppdrag att, i samråd med konstansvarig, hantera säkerheten för universitetets konstinnehav. Se närmare under avsnitt 5.3 nedan.

3.4

Ekonomiavdelningen har i uppdrag att se till att redovisningen av universitetets konstinnehav följer redovisningskrav i gällande regler. Se närmare under avsnitt 6 nedan.

4. Förvärv och inlån av konst

4.1 Inköp

Inköp av konst bör inte ske med anslagsmedel. Som huvudregel bör nyanskaffningar eller förändringar av konstinnehavet ske i samråd med konstansvarig, och inte i första hand genom egna inköp av konst utan genom inlån från Statens konstråd. Konst som inköpts av universitetet räknas till kategorin statlig konst. 

4.2 Donation

Stockholms universitet får, efter beslut av rektor, ta emot en donation om ändamålet med donationen har ett nära samband med universitetets verksamhet eller om en närmare bestämning av ändamålet saknas. En donation får inte tas emot om den innebär att myndighetens behov av medel från statsbudgeten ökar eller om donationen är förenad med villkor som strider mot någon bestämmelse i donationsförordningen (1998:140). Om egendomen utgörs av ett kulturföremål, eller av ett föremål som ska ingå i universitetets samlingar, får universitetet ta emot egendomen även om den inte får avyttras.

Med en donation avses varje slag av överlåtelse av egendom till en myndighet genom gåva eller testamentariskt förordnande som sker utan krav på motprestation eller särskild förmånsställning och där egendomen inte bildar en stiftelse. Donatorn, som kan vara antingen en fysisk eller en juridisk person, uttrycker sin vilja avseende donationen i ett donationsförordnande. Förordnandet ska vara skriftligt och undertecknat av donatorn eller ska kunna verifieras på annat sätt. En fysisk person kan även avge sin viljeförklaring genom ett testamentariskt förordnande se Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till 2 § donationsförordningen.

Egendom som Stockholms universitet tagit emot som donation utgör statens egendom (statlig konst) och kan överlämnas till Statens konstråd om det inte strider mot eventuella villkor i inköps- eller donationshandlingarna. Egendomen ska förvaltas på det sätt som är lämpligt med hänsyn till donationens ändamål och användas för det ändamål som donatorn bestämt eller, om en närmare bestämning saknas, för ett ändamål inom universitetets verksamhetsområde. Om särskilda villkor föreskrivits för förvaltningen eller placeringen av egendomen, ska dessa tillämpas.

Om Stockholms universitet i fråga om en donation bedömer att förhållandena har ändrats på sådant sätt att förutsättning för permutation föreligger, ska universitetet som förvaltande myndighet ansöka om sådan.

I donationsförordningen (1998:140) anges bl.a. bestämmelser för myndigheter under regeringen om mottagande och förvaltning av donationer, se också Ekonomistyrningsverkets föreskrifter och allmänna råd.

4.3 Inlån

Stockholms universitet kan enbart låna in/ta emot depositioner av konst från Statens konstråd, från andra statliga myndigheter, från konstnärer i samband med en utställning av deras verk samt från en begränsad grupp andra långivare (se nedan om inlånad konst).  

Observera att särskild besluts- och delegationsordning gäller för inlån av konst till temporära utställningar arrangerad av den särskilda inrättningen Accelerator. 

4.3.1 Inlån från Statens konstråd (statlig konst)

Stockholms universitet lånar in huvuddelen av innehavd konst från Statens konstråd. Vid ansökan om en ny och/eller översyn/komplettering av en befintlig konstkollektion i samband med ombyggnad, renovering eller flytt av lokaler, ska konstansvarig informeras. Ansökan bör ske i samråd med konstansvarig. Som regel görs först en översyn av befintlig konst på universitetet innan konst byts ut och sänds tillbaka till Statens konstråd. Nya inlånade verk registreras i Konstdatabasen.  

Observera att Statens konstråd prioriterar byggnader och miljöer med hög offentlighet där konsten får stor synlighet. De garanterar inte att alla inkomna konstansökningar kan tillmötesgås.  

Statens konstråd förutsätter för inlån av konst att universitetet har en samrådsgrupp som omfattar två till tre representanter för den verksamhet som ansökan avser (representanter för ledning, personal och administration) med mandat att besluta om urval och placering av konst, under ledning av Statens konstråd.  

Vid inlån från Statens konstråd ska universitetet bekosta

-    transport av konstkollektionen till universitetets lokaler,
-    tekniker som, i samråd med Statens konstråd, monterar konstverken för att förebygga skador och stölder,
-    översyn och omhängning av befintliga inlånade konstverk samt
-    omramning av universitetets befintliga inlånade konstverk (efter samråd med Statens konstråd).

Om universitetet inte önskar ha kvar ett konstverk inlånat från Statens konstråd, ska konstverket, efter samråd med konstansvarig vid universitetet, återlämnas till konstrådet.

4.3.2 Inlån från annan än staten (inlånad konst)

Stockholms universitet får bara låna in, hyra in eller ta emot depositioner av konstföremål från en begränsad grupp långivare andra än staten. Det gäller för såväl tillfälliga som permanenta utställningar eller annars för utsmyckning av universitetets lokaler. Se förordningen
(1984:535) om statliga myndigheters lån av konstföremål för lokalutsmyckning. Den konstansvarige ska kontaktas för närmare information om inlån av konst.  

Observera att begränsningar av från vilka inlån får ske endast gäller ”konstföremål”, här definierat som alster av bildkonst, främst måleri, teckning, grafik, skulptur och fotografier. Brukskonst, främst konsthantverk och konstindustriobjekt, omfattas inte av dessa begränsningar i inlån.

Långivare
Som långivare av konstföremål får förekomma enbart

-    kommuner, landsting, kommunalförbund, församlingar eller kyrkliga samfälligheter samt
-    sådana stiftelser eller ekonomiska och ideella föreningar som har till ändamål att främja kulturhistoria eller konst genom att förvärva, vårda, bevara, vetenskapligt bearbeta eller ställa ut konstföremål.

Inlån av konst får också ske från konstnärer i samband med tillfällig utställning av deras verk. För sådant inlån gäller särskilda regler, se närmare nedan under avsnitt 5.4 Utställning.  

Observera att andra regler för inlån gäller för Statens konstråd, museer, bibliotek, vetenskapliga institutioner eller andra myndigheter med uppgift att främja kulturhistoria eller att förvärva, vårda, bevara, vetenskapligt bearbeta eller ställa ut konstverk eller andra föremål av konstnärligt, vetenskapligt eller liknande allmänt intresse. 

Låneavtal

Vid varje inlån av konst ska det upprättas ett skriftligt låne-/depositionsavtal med långivaren (se gällande besluts och delegationsordning). Avtalet ska innehålla alla de villkor som gäller för lånet samt värdet på varje inlånat konstföremål. Avtalet ska ange att staten ersätter långivaren för skador på konstföremål i de fall universitetet inte kan visa att skadorna inte beror på försummelse av universitetet eller av någon som universitetet svarar för. Se dokumentmallar för inlån/deposition av konst. 

5. Förvaltning av konstinnehav

Som framgår ovan innehar Stockholms universitet tre kategorier av konst för vilka kraven på förvaltning kan vara olika. Det är konst som erhållits genom donation, som köpts in av universitetet själv eller av Statens konstråd (statens/statlig konst); konst inlånad från annan än statlig myndighet (inlånad konst) samt konst deponerad på universitetet som ägs av stiftelser förvaltade av universitetet (stiftelsekonst).  

Universitetet ska vårda hela sitt konstinnehav väl, men det kan finnas särbestämmelser i donationshandlingar, låneavtal eller stiftelseurkunder som ställer ytterligare krav på hur konsten ska förvaltas och/eller vad som ska avtalas.  

Alla institutioner och avdelningar på universitetet som har konst i sina lokaler ska utse en konstkontakt och meddela detta till konstansvarig.

5.1 Att vårda konsten väl

I förordningen (1990:195) om vård av statens konst finns närmare bestämmelser om vård av statlig konst. Universitetet ska vårda sitt innehav av konst väl. Bestämmelser och krav finns också för hur konstinnehav, oavsett kategori, ska redovisas samt för hur säkerheten ska utformas.

Universitetet ska vårda konstinnehavet väl genom att

-    upprätta förteckning över konstinnehavet,
-    årligen gå igenom (inventera) och lämna uppgift om innehavet av statlig konst till Statens konstråd (närmare om krav för inventering för redovisning, se avsnitt 6),
-    reparera skador på konsten på ett fackmannamässigt sätt (om annat inte beslutas för statlig konst i samråd med Statens konstråd).

Statens konstråd ger råd och utövar tillsyn över universitetets innehav av statlig konst och har rätt till tillträde till de lokaler där konsten förvaras. Konstrådet får ta hand om ett konstverk om det brister i myndighetens vård eller underhåll av konstverket och det löper risk att skadas eller skadas ytterligare. Finns det brister i vården av innehavd statlig konst och rättelse inte sker inom rimlig tid, ska Statens konstråd anmäla detta till regeringen.

I fråga om konst som utgör tillbehör till fast egendom ankommer vården på den myndighet som förvaltar byggnaden. 

5.1.1 Konstdatabasen

Statliga myndigheter ska, i enlighet med krav från Statens konstråd, använda den s.k. Konstdatabasen för att registrera uppgifter om sitt innehav av statlig konst samt angekonstverkens aktuella placering. Det gäller såväl konstverk inlånade från Statens konstråd som konstverk myndigheten inköpt för statliga medel eller som myndigheten har mottagit i donation. Inventarieförteckningen (registreringen) utgör underlag för universitetets årliga inventering, rapport av skador, polisanmälan av stölder, flytt, nedläggning, bolagisering samt för revision och Statens konstråds tillsyn. 

5.1.2 Låneförteckning

Universitetet ska föra en aktuell förteckning över inlånad (deponerad) konst från annan än Statens konstråd (låneförteckning). Förteckningen ska innehålla samtliga uppgifter som finns i låne-/depositionsavtalen, exempelvis värde, ansvar, åtagande avseende transport, placering, säkerhet, försäkring, handhavande, åtgärder vid skada, stöld, skadegörelse eller liknande.

5.2 Förvalning av stiftelsekonst

Stockholms universitet innehar konst från stiftelser (stiftelsekonst), genom åtagande
(anknuten förvaltning) att förvalta ett antal stiftelsers egendom, inkl. konst. Förvaltning och vård av stiftelsekonsten ska följa föreskrifterna i stiftelseförordnande samt bestämmelserna i stiftelselagen (1994:1220).  

En stiftelse med anknuten förvaltning står under tillsyn av länsstyrelsen som också ska ge stiftelserna råd och upplysningar. Länsstyrelsen får begära in handlingar eller upplysningar från stiftelsen, kalla till och delta vid sammanträde med stiftelsens styrelse eller förvaltare, samt - om särskild anledning föreligger - utföra inspektion hos stiftelsen på tid och sätt som myndigheten bestämmer. Länsstyrelsen ska ingripa om det kan antas att stiftelsens förvaltning eller revision av stiftelsen inte utövas i enlighet med stiftelseförordnandet eller bestämmelserna i Stiftelselagen eller att en styrelseledamot eller förvaltaren annars missköter sitt uppdrag.

5.3 Säkerhet och försäkring

Verksamhetsförsäkringen omfattar egendom (i Sverige) som ägs av universitetet eller som ägs av annan, om egendomen enligt ett avtal mellan ägaren och myndigheten och enligt avtalet antingen ska ersättas av myndigheten om den skadas eller går förlorad eller ska hållas försäkrad av myndigheten. Det innebär att all konst som innehas av Stockholms universitet omfattas av verksamhetsförsäkringen. Försäkringen ersätter dock inte stöld av eller skada på privatägd konst som finns på universitetet men som inte formellt lånats in av universitetet. Försäkringen administreras av Kammarkollegiet.  

Stockholms universitet ska upprätta en riskanalys som identifierar risker för skador eller förluster i universitetets verksamhet samt värdera riskerna och beräkna vilka kostnader som staten har eller kan få med hänsyn till dessa risker. Se förordningen (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering. Lämpliga åtgärder ska vidtas för att begränsa risker och förebygga skador eller förluster. Det innebär exempelvis att konst ska hanteras, hängas, paketeras, transporteras, förvaras osv. på ett säkert sätt som förebygger skador och förluster. Skador och förluster ska också begränsas genom förebyggande åtgärder som dokumentation, inventering, noggrant övervägd placering samt säkerhetsmontering och larm. Placeringen av konst med höga värden ska noggrant övervägas. Kammakollegiet biträder universitetet i riskhanteringsarbetet och tillhandahåller råd, stöd, checklistor och andra hjälpverktyg.  

Såvitt gäller den konst som finns placerad på Schefflerska palatset (Spökslottet) finns Säkerhetsregler för Spökslottet. Reglerna anger bl.a. tillämpliga rutiner avseende skydd mot brand, skador och förlust, tillträde till lokalerna samt regler för besökare på Spökslottet.  

Vid skada som kan medföra att ersättning ska utbetalas ska konstansvarig snarast möjligt kontaktas för att kunna underrätta Kammarkollegiet. Försäkringsvillkoren anger att skadan ska anmälas skriftligen inom en månad från skadedagen eller i förekommande fall, en månad från det att skadeståndsanspråk framställts mot universitetet. Försummas något av detta kan nedsättning av ersättningen göras med 20 procent.  

Stulen konst ska polisanmälas via universitetets anmälningssystem SAMIR och ska även rapporteras till konstansvarig. Kopia på polisanmälan för stulen konst som tillhör Statens konstråd sänds av konstansvarig till Statens konstråd.

Universitetet måste inom ett år från skadedagen inkomma med skadeanmälan samt, inom tre år från skadedagen, inkomma med uppgift om slutgiltigt ersättningsanspråk. Försummar universitetet vad som åligger det är rätten till ersättning preskriberad. Rätten till ersättning i ansvarsförsäkringen upphör ett år efter det att myndigheten har fått kännedom om skadeståndsanspråket, om anmälan dessförinnan inte inkommit till Kammarkollegiet.  

Enligt förordningen (1984:535) om statliga myndigheters lån av konstföremål för lokalutsmyckning får myndigheten inte låna konst från privatpersoner och således ska privat konst inte användas för dekoration på myndigheten.  

5.4 Utställning

Särskilda regler om avtal och garanti gäller när statliga myndigheter eller institutioner anordnar tillfälliga utställningar.

5.4.1 Avtal med uställande konstnär

Om Stockholms universitet anordnar en tillfällig utställning till vilken allmänheten eller en större sluten krets har tillträde, för visning av verk som innehas av upphovsmannen
(konstnären) själv (eller upplåter lokal för en sådan utställning) är universitetet skyldigt att följa den överenskommelse som träffats mellan svenska staten och ett antal konstnärsorganisationer det s.k. MU-avtalet. Avtal om upphovsmäns rätt till ersättning vid visning av verk samt medverkan vid utställning m.m. mellan svenska staten, representerad av Statens kulturråd å ena sidan och Konstnärernas Riksorganisation, Föreningen Sveriges Konsthantverkare och Industriformgivare, Föreningen Svenska Tecknare och Svenska Fotografers Förbund, å andra sidan. En tillfällig utställning är en utställning som varar allt ifrån någon dag upp till ett år. Anordnare av utställningen, och därmed ansvarig för att avtal tecknas och erforderliga ersättningar utbetalas, är den som arrangerar utställningen.  

MU-avtalet anger närmare

-    former för förhandling, avtalsinnehåll och avtalsslutande mellan universitetet och utställande upphovsman i samband med visning av verk som är i upphovsmannens ägo,
-    skyldighet för universitetet att betala utställningsersättning och storleken p ̊å ersättningen samt
-    universitetets åtaganden vid avbrott i utställning och stöld eller skada p ̊å upphovsmannens verk. Se närmare i Rutiner för en tillfällig konstutställning.

5.4.2 Statlig uställningsgaranti

Anordnar Stockholms universitet en tillfällig utställning i Sverige, eller en s.k. kulturmanifestation utomlands, kan universitetet ansöka hos Statens kulturråd om en statlig garanti som täcker kostnader om föremål skadas eller försvinner, se förordningen (1998:200) om statliga utställningsgarantier.

Utställningsgarantin gäller normalt alla skador ”från spik till spik” dvs. från det föremålet tas från sin förvaringsplats hos utlånaren tills att det åter är på plats eller överlämnats till annan låntagare. Garantin omfattar alla moment under garantitiden. Exempelvis nedpackning av föremål hos utlånaren, transport i ett eller flera led, eventuell magasinering mellan transporterna, eventuell magasinering hos låntagaren, uppackning hos låntagaren, visning/utställning, nedpackning, transport tillbaka och uppackning hos utlånaren. Statlig utställningsgaranti lämnas endast om

-    den som söker garantin bedriver utställningsverksamhet utan vinstsyfte,
-    utställningen har ett väsentligt kulturellt värde,
-    de säkerhetskrav som är nödvändiga för att undvika skada eller förlust av föremål uppfylls.

Ansökan om garanti görs av den som anordnar utställningen. Sökanden betalar en avgift.

Statens kulturråd inhämtar yttrande från Kammarkollegiet i fråga om säkerhetskraven. För att garanti ska kunna beviljas är det nödvändigt att universitetet som utställare kan uppfylla de säkerhetskrav som behövs för utställningen. Detta gäller både arrangemangen under visningen i utställningslokalen och transporterna till och från utställningslokalen. De villkor och förhållanden avseende säkerheten som framgår av Kammarkollegiets säkerhetskrav ska följas och uppfyllas under hela garantitiden, se särskilt Kravspecifikation för fysiskt skydd samt Standard för skyddsmontrar.

Garantier ges inte för föremål som universitetet lånar in till utställningen från en annan statlig myndighet, undantaget vandringsutställningar. Garantier ges inte heller för föremål som tillhör den som anordnar utställningen, dvs. universitetet.

Det finns möjlighet att hos Kammarkollegiet teckna en tilläggsförsäkring för tillfälligt inlånade konst- och museala föremål som ägs av annan än staten (dock inte för sådana där Statlig utställningsgaranti kan erhållas.) 

5.5 Utlån

Stockholms universitet kan, efter beslut av rektor, låna ut innehavd konst. Utlånet ska vara motiverat av det konsthistoriska och vetenskapliga värdet av utställningen verket ska vara en del av och prövas mot universitetets behov av att ha det tillgängligt. Alla utlåneförfrågningar behandlas individuellt utifrån aktuellt verks förutsättningar. Konstansvarig handlägger och är föredragande.

Låntagaren måste i ett skriftligt utlåneavtal garantera att lokalen vari objektet ska förvaras och eventuellt visas samt hanteringen av objektet uppfyller godtagbara förvaltnings-, hanterings- och säkerhetskrav. Utlån ska endast ske för en begränsad tidsperiod (vanligen inte längre än ett år), se dokumentmallar för utlån.

Observera att vid lån mellan statliga myndigheter gäller inte den statliga utställningsgarantin.

5.6 Utlån

I lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk

(Upphovsrättslagen) anges närmare vad som gäller när konst kopieras och görs tillgängligt för allmänheten (exv. genom att göras tillgängligt på webbsidor och i sociala medier).   

För att få fotografera eller filma konsten vid Stockholms universitet samt för tillgängliggörande av sådana bilder eller bilder av konsten för allmänheten (publicering), oavsett om det gäller tryckt eller digital form, krävs i många fall tillstånd. Sådant kan sökas hos den organisation som representerar många svenska och utländska konstnärer, Bildupphovsrätt. I ansökan om tillstånd ska det framgå i vilket sammanhang bilderna är avsedda att tillgängliggöras. Tillståndet gäller endast för det tillfälle och ändamål som anges i ansökan. Vissa undantag kan finnas om konsten återges i samband med information om en dagshändelse eller endast utgör en oväsentlig del av en bild eller är av underordnad betydelse i en film eller ett tv-program.  

Vid fotodokumentation eller liknande av innehavd konst ska Stockholms universitet eftersträva att genom skriftliga avtal erhålla äganderätt och fullständiga rättigheter till bilderna.

6. Redovisning

Aktuell värdering ska finnas av all konst på Stockholms universitet, såväl statlig som inlånad. Kulturtillgångar (konst mm.) ska redovisas som materiella anläggningstillgångar. 

Särskilda redovisningsbestämmelser gäller avseende konst inlånad från Statens konstråd, inköpt 1 januari 2003 eller senare och med ett anskaffningsvärde på 20 000 kr eller mer. Universitetet ska i sin balansräkning redovisa sådan inlånad konst som en ”kulturtillgång” till det värde Statens konstråd redovisat. Inventarier och anläggningstillgångar som bedöms vara stöldbegärliga eller för vilka registrering av andra skäl bedöms vara erforderlig, ska registreras även om anskaffningsvärdet understiger ett halvt prisbasbelopp.

För att hålla dokumentationen uppdaterad, ska innehavet av all konst, såväl statlig som annan, inventeras årligen. Inventering som underlag för redovisning av konstinnehavet ska ske i enlighet med Riksrevisionens anvisningar och alltid utföras av minst två personer. Inventeringsförrättaren ska vara förordnad av universitetet. Denne får inte själv vara direkt ansvarig för tillgångarna ifråga. Den eller de som ansvarar för den fysiska vården och förvaltningen av konstinnehavet bör inte svara för redovisning av dessa tillgångar, se bl.a. Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till 22 § i förordning (2000:606) om myndigheters bokföring.

Konst som donerats från en stiftelse eller en privatperson (efter 1 januari 2003) ska tas upp till marknadsvärdet vid förvärvstidpunkten. Det gäller dock inte om konstföremålet (donationen) bildar en stiftelse.