Ansvarig enhet: Avdelningen för forskningsstöd

Kontaktperson: Maryam Hanssom Edalat

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2019.)

1. Inledning

Handläggningsordningen gäller för de forskningsprojekt som finansieras genom EU:s ramprogram för forskning och innovation, där Stockholms universitet ingår ett avtal med Europeiska kommissionen. Kommissionens regelverk har lett fram till att Stockholms universitet har upprättat en särskild delegationsordning för EU-finansierade forskningsprojekt och utvecklat administrativt stöd i arbetet med projekten. Handläggningsordningen syftar till att säkerställa god kvalitet och bra rutiner i det administrativa arbetet.

Avtalen gällande EU-finansierade forskningsprojekt på upp till 5 miljoner kronor undertecknas, på delegation, av chefen för Avdelningen för forskningsstöd. Avtalen tecknas inte för enskilda fakulteter eller institutioner.

I övrigt gäller universitetets allmänna delegationsordning och bestämmelserna i universitetets styrdokument.

2. Handläggningsordning för EU-finansierade forskningsprojekt

2.1. Stöd inför ansökan

Alla forskningsansökningar ska godkännas av prefekten vid berörd institution. Avdelningen för forskningsstöd informerar forskare och andra berörda inför ansökan om kommissionens regler för aktuellt program och projektform.

Ansvarig forskningssekreterare ska informera ansvarig forskare om behovet att göra en etisk bedömning av forskningsprojektet. Avdelningen för forskningsstöd erbjuder vid behov stöd gällande forskningsetiska frågor.

Avdelningen för forskningsstöd läser och ger återkoppling på ansökningar baserat på Europeiska kommissionens utlysningstexter och regelverk.

2.2. Stöd i hantering av avtal

När ett EU-projekt har beviljats inleds en fas där olika avtal behandlas. Avdelningen för forskningsstöd ansvarar för handläggningen av dessa avtal.

Avtal

En forskningssekreterare från Avdelningen för forskningsstöd och forskaren utarbetar gemensamt ett s.k. avtalsunderlag, inklusive en aktuell budget. Forskaren informerar prefekten om att projektet har beviljats.

Det godkända avtalssunderlaget resulterar i ett avtal med Europeiska kommissionen (Grant Agreement). Avtalet undertecknas av chefen för Avdelningen för forskningsstöd på delegation av rektor efter godkännande från prefekten och i samråd med berörd vicerektor. Avtal som överstiger fem miljoner kronor ska godkännas av rektor, innan de undertecknas av chefen för Avdelningen för forskningsstöd.

Avdelningen för forskningsstöd arkiverar kontraktet.

Konsortialavtal

Enligt EU:s regler krävs ett konsortialavtal (eller motsvarande) för samarbetsprojekt. Detta avtal upprättas mellan parterna i projektkonsortiet. Avdelningen för forskningsstöd granskar konsortialavtalen i samarbete med Rättssekretariatet  vid Rektors kansli. Avtalen undertecknas av chefen för Avdelningen för forskningsstöd och arkiveras på samma sätt som projektets avtal.

Tilläggsavtal (Supplementary Agreement)

För projekt finansierat av Europeiska forskningsrådet (ERC) krävs ett tilläggsavtal (Supplementary Agreement). Avdelningen för forskningsstöd upprättar ett sådant avtal i samarbete med Rättssekretariatet vid Rektors kansli . Avtalen undertecknas av chefen för Avdelningen för forskningsstöd och arkiveras på samma sätt som projektets avtal.

2.3. Stöd under ett EU-projekt

Avdelningen för forskningsstöd bistår forskaren och institutionen fortlöpande under projektet i administrativa och juridiska frågor. Det dagliga arbetet under projektet sker vid institutionen.

Avtalsförändring (Amendment)

Om det sker stora förändringar inom ett projekt måste ett "Amendment" upprättas. Det görs av Avdelningen för forskningsstöd utifrån Europeiska kommissionens regelverk, tillsammans med ansvarig forskare och i samråd med universitetets jurister.

Tilläggsavtalet arkiveras på samma sätt som avtalet.

Kostnadsredovisning och revision

En kostnadsredovisning ska tas fram av ekonomihandläggaren vid berörd institution, i samråd med forskaren, samt med stöd av projektekonom vid Avdelningen för forskningsstöd. Kostnadsredovisningen ska vara genomgången och kontrollerad av den administrativa personal som svarar för projektets ekonomi.

Vid behov av revisionsintyg bistår projektekonomer på Avdelningen för forskningsstöd i arbetet med detta.

Etisk rapportering

En forskningssekreterare med ansvar för forskningsetiska frågor bistår forskare och institution vid behov av etisk rapportering.