Ansvarig förvaltningsavdelning: Ekonomiavdelningen
Anvsvarig handläggare: Ekonomichefen

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2021. Ekonomiavdelningen.)
---------------------------------------------------------------------

Inledning

Universitetet har en arbetsordning som syftar till att översiktligt beskriva hur universitetet är organiserat och var beslut fattas i organisationen. Kopplat till arbetsordningen finns delegationsordningen som anger rektors delegation till områdesnämnder, vicerektorer, dekaner, och till universitetsdirektören. Delegationsordningen anger även universitetsdirektörens, dekanernas och områdesnämndernas vidaredelegation.

Enligt delegationsordningen kan alla beslutsbefogenheter vidaredelegeras om det inte uttryckligen anges att detta inte är tillåtet. Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma beslutsbefogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes handläggning. Om den som har mottagit delegationen inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen återlämnas. Det åligger den som mottagit delegationen att anmäla detta till närmast högre nivå.

Attestordningen följer de riktlinjer som är specificerade i arbets- respektive delegationsordning.

För skatter, avgifter, placeringar, pensioner och lokalhyror sker attest enligt särskild ordning, vilket regleras i delegationen till ekonomichef respektive personalchef och fastighetsdirektör.

Universitetets attestordning reglerar samlat rätten att förfoga över universitetets medel genom:

  • att beslutsattestera beställning av vara/tjänst
  • att godkänna inleverans av en beställning
  • att leveransgodkänna leverantörsfaktura
  • att beslutsattestera leverantörsfaktura
  • att beslutsattestera manuella utbetalningar
  • att beslutsattestera reseräkning och reseförskott
  • att beslutsattestera lön och arvodesräkning

Attester och kontering ska hanteras skyndsamt. Detta för att kostnader ska belasta rätt period och för att betalningar ska ske senast på förfallodatum. Minst två olika personer ska alltid ingå i attestkedjan.

Uppföljning av att attestordningen följs sker kontinuerligt. I de fallen gällande regelverk inte följs kan rätten att attestera förverkas.

Med universitetets medel avses samtliga medel såsom statsanslag, externa medel och avgifter.

Lokalhyror avser hyresavtal som hanteras centralt av Fastighetsavdelningen

Attester – innebörd av olika typer av attester
 

Inköp och beställning

I normalfallet ska inköp och beställning av vara eller tjänst göras via universitetets E-handelsportal. I de fall inköp och beställning görs på annat sätt än via E-handelsportalen bör inköpet/ordern som lämnas till leverantör vara attesterad/godkänd. Beslutsattestanten ska av beställaren begära tillräckliga uppgifter för att godkännande ska kunna göras och attesten ska dokumenteras.

Attesthantering vid e-handel

Beställningar som görs via E-handelsportalen ska vara försedd med kontering och godkänd av behörig beslutattestant innan ordern skickas till leverantör.
En person kan aldrig både skapa en beställning och beslutsattestera densamma.

Kontering av beställningar som görs via E-handelsportalen

Konteringen är i sig ingen attest. I konteringssteget förses beställningen med hela eller delar av beställningens kontering.

För beställningar som görs vi E-handelsportalen ansvarar Ekonomiavdelningen för att den faktura som följer på beställningen innehåller följande uppgifter:

  • att fakturan är utställd på Stockholms universitet
  • att uppgift om F-skatt och organisationsnummer finns
  • att fakturerings- eller andra avgifter ej debiterats
  • att inrapporterade uppgifter i ekonomisystemet stämmer med fakturan
  • att i leverantörsregistret registrerade uppgifter stämmer med fakturan (utbetalning ska ske till
  • rätt mottagarkonto

Beslutsattest

Innan en beställning går iväg till leverantören ska den beslutsattesteras i E-handelsportalen. Det innebär att den som beslutsattesterar godkänner:

  • att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av beställningen
  • att finansiering finns
  • att anskaffningen är förenlig med de regler som gäller för universitetets verksamhet

Godkänna inleverans av vara/tjänst

När en vara/tjänst som beställts via E-handelsportalen har levererats till mottagaren ska beställningen inlevereras i E-handelsportalen. Rätten att inleverera är kopplad till beställarid och rätten att beställa.

Den som inlevererar en beställning godkänner och kontrollerar:

  • att varan eller tjänsten är levererad/utförd
  • att leveransen stämmer med beställningen
  • att varan är felfri

I normalfallet sker automatisk fakturamatchning efter det att inleverans har gjorts. Beställningen går då direkt till betalning på förfallodagen och någon faktura behöver inte attesteras. Om innehållet i fakturan avviker från beställningen och/eller inleveransen efter fakturamatchningen inte sker går uppgifterna över till fakturaportalen och fakturan får hanteras som fakturor som följer på inköp utanför E-handelsportalen.

 Undantag för inköp som avser anläggningstillgångar, stöldbegärliga inventarier, profilprodukter och vid representation. Dessa inköp kräver manuell hantering då syftet med inköpet kan kräva olika konteringar avseende baskonton i redovisningen.

 

Utbetalning

Efter att fakturan passerat genom attestflödet ansvarar Ekonomiavdelningen för att betalning genomförs till mottagaren på förfallodatum.

Periodisk faktura

I ekonomisystemet finns, i arbetsbesparande syfte, möjlighet att ange en fast kontering samt automatisk beslutsattest för fakturor från vissa leverantörer. Denna hantering är främst aktuell i fall där universitetet löpande tar emot fakturor utifrån ett avtalsförhållande, t.ex. hyror, elförbrukning, telefoni, m.m. Dessa fakturor hanteras då helt med automatik och kräver ingen manuell behandling i ordinarie flöde för elektroniska fakturor.

I de fall en institution/motsvarande är berörd av denna typ av fakturor ska beslut om automatisk attest, samt avstämning av angivna konteringsvärden, göras minst en gång per år.

Attest av personliga utlägg

Vid begäran om ersättning för personliga utlägg ansvarar den som begär ersättning för att underlaget för ersättningen innehåller adekvata uppgifter såsom:

  • vad inköpet (utlägget) avser
  • totalsumma exklusive moms
  • totalt momsbelopp
  • totalsumma inklusive moms

Den som begär ersättning ansvarar också för att utlägget förses med fullständig kontering i personalsystemet.

Beslutsattest

Den som beslutsattesterar utlägget i personalsystemet godkänner:

  • att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av utlägget
  • att finansiering finns
  • att kostnaden är förenlig med de regler som gäller för universitetets verksamhet.

Efter att utlägget har beslutsattesterats i personalsystemet ansvarar Personalavdelningen för att utbetalning genomförs till mottagaren vid nästkommande lönekörning.

Attest av reseräkningar

Vid begäran om ersättning för kostnader i samband med tjänsteresor ansvarar den som begär ersättning för att underlaget för ersättningen är rättvisande och att lämnade kvitton innehåller adekvata uppgifter såsom:

  • vad inköpet (utlägget) avser
  • totalsumma exklusive moms
  • totalt momsbelopp
  • totalsumma inklusive moms

Den som begär ersättning ansvarar också för att reseräkningen förses med fullständig kontering i personalsystemet.

Beslutsattest

Den som beslutsattesterar reseräkningen i personalsystemet godkänner:

  • att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av utlägget
  • att finansiering finns
  • att kostnaden är förenlig med de regler som gäller för universitetets verksamhet

Efter att reseräkningen har beslutsattesterats i personalsystemet ansvarar Personalavdelningen för att utbetalning genomförs till mottagaren vid nästkommande lönekörning.

Attest av lön och arvodesräkningar

Beslutsattest av lön sker i samband med att anställningsbeslut upprättas. Beslutsattest avseende arvodesräkningar sker i samband med att arvodesräkningen upprättas.

Beslutsattest
Den som beslutsattesterar en arvodesräkning godkänner:

  • att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av arvodesräkningen
  • att finansiering finns
  • att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet.

Attest av övriga utbetalningar

Attest vid övriga utbetalningar, såsom manuella utbetalningar direkt via bank, ska endast ske i undantagsfall. Attest sker på det underlag som ligger till grund för utbetalningen.

Beslutsattest

Den som beslutsattesterar en manuell utbetalning godkänner:

  • att kostnaden får belasta den verksamhet som är angivet i konteringen av utbetalningen
  • att finansiering finns
  • att kostnaden är förenlig med de regler som gäller för universitetets verksamhet
  • att underlaget för utbetalningen uppfyller formella krav
  • att underlag uppfyller kravet på rättvisande redovisning, dvs kontering sker enligt externa regelverk

Mottagare, syfte med utbetalningen, underlag till utbetalningen finns bifogat.

 

Attesthierarki

Attesthierarkin följer universitetets arbetsordning: rektor → vicerektor → dekanus → prefekt, se bilaga 1.

Ställföreträdare (prorektor/prodekan/ställföreträdande prefekt) ersätter ordinarie beslutsfattare vid dennes frånvaro. Vem som är ställföreträdare ska tydligt framgå av beslutet vid utseende av ställföreträdare och av den översiktliga attestplanen.

I samband med beslut om attesträtt efter delegation ska den som innehar attesträtten besluta om huruvida rätt till vidaredelegation medges eller ej.

Beslut om rätt att beslutsattestera beställning och faktura kopplas till att omfatta visst belopp, viss organisatorisk enhet (institution alt. enhet) och period.

Den som delegerar attesträtt ansvarar för dessa beslut såsom för egna beslut och ansvarar för att regelbundet följa upp hur attesträtten nyttjas.

Överordnad nivå kan alltid beslutsattestera avseende underordnad nivå.

Attest av utgifter som berör den egna personen

Beslutsattest får inte tecknas på utbetalningar som är förtroendekänsliga kostnader, som berör den egna personen (exempelvis samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor, inköp av personlig utrustning, kontokortsfakturor, reseräkningar, egna utlägg och representation mot kvitto, etc.). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut (se attesthierarkin).

Hänsyn till eventuellt jäv ska tas. Enligt Förvaltningslagen (SFS1986:233) uppstår jäv bland annat:

  • om saken angår personen själv, make, förälder, barn, syskon eller annan närstående person
  • om personen själv eller någon närstående är ställföreträdare för den saken angår
  • om det i övrigt finns någon omständighet som är ägnad att rubba förtroendet för opartiskhet

En bisyssla ska inte föranleda affärstransaktioner mellan Stockholms universitet och en anställd vid Stockholms universitet eller dennes närstående person (eller dennes företag). Se vidare universitetets föreskrifter om bisysslor.

Beslutsattest

Kostnad som avser egna personen beslutsattesteras enligt nedan.

Kostnad avser Attesträtt
Styrelseordförande Rektor
Rektor Styrelseordförande
Prorektor Rektor
Vicerektor Rektor
Dekan Rektor
Prodekan Rektor
Prefekt/motsvarande Dekan
Forskargruppledare Enhetschef alt. prefekt/motsvarande
Administrativ chef/motsvarande Prefekt/motsvarande
Avdelningschef inom förvaltningen Universitetsdirektör
Chef övrig verksamhet, SUHF, Staf Universitetsdirektör
Sektionschef/motsvarande inom förvaltningen Avdelningschef inom förvaltningen

 

Former för godkännande

Den som förfogar över myndighetens medel ska godkänna beslut med elektronisk signatur (beslutsattest i E-handelsportalen och beslutsattest i fakturaportalen samt beslutsattest i personalsystemet) eller med namnteckning för övriga utbetalningar (manuella utbetalningar).
 

Beslut om attesträtt, namnteckningsprover och attestplan
 

Beslut om attesträtt och namnteckningsprover

Beslut om attesträtt avseende beslutsattest dokumenteras i Mall för Beslut om attesträtt. I mallen anges vilken institution/enhet och för vilken period attesträtten gäller liksom om det finns ev. begränsningar avseende belopp som är lägre än fastställda belopp för rollen. Beslut om attesträtt fattas av behörig i enlighet med denna attestordning och universitetets besluts- och delegationsordning.

Namnteckningsprov ska endast lämnas för beslut avseende rätt att beslutsattestera utbetalningar som inte kan beslutsattesteras elektroniskt. Dessa behövs för att kunna styrka att dokument är undertecknade av behörig person som fått rätt att attestera via delegationsordningen, exempelvis dekan, prefekt/motsvarande m.fl.

Mall för Beslut om attesträtt och namnteckningsprov finns som ett ifyllningsbart dokument på medarbetarwebben/ekonomi/blanketter.

Attestplan

En attestplan är en förteckning över alla personer som har rätt att leverans- och beslutsattestera på en institution/motsvarande. Universitetets attestplan utgörs av de ”användarlistor” avseende registrerade attesträtter i ekonomi- och personalsystemen som revideras, uppdateras och undertecknas av prefekt och skickas in till Ekonomiavdelningen som i sin tur meddelar Personalavdelningen.

 

Dokumentation av beslut om attesträtt, namnteckningsprover och attestplan

Beslut om attesträtt, namnteckningsprover och attestplaner ska bevaras i original i institutionsarkiv/motsvarande. Kopior skickas till Ekonomiavdelningen via Serviceportalen.

 

 

Bilagor

Bilaga 1 Attesthierarki
Institution/enhet som tillhör Attesträtt Belopp
Max mnkr
Attesträtt efter delegation Överordnad nivå
Universitetet Rektor
Prorektor vid rektors frånvaro
Ingen belopps-gräns Universitetsdirektör
Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning
Styrelsens
ordförande
Område Vicerektor 3,0 Dekan Rektor
Fakultet Dekan
Prodekan vid dekanus frånvaro
2,5 Kanslichef max 0,5 mnkr
Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning
Vicerektor
Institution/motsv. Prefekt/motsvarande
Stf. prefekt vid prefekts frånvaro
2,0 Administrativ chef max 0,5 mnkr
Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning
Dekan
Avdelning/motsv.
under institution
Avdelningschef och administrativ chef 0,5 Prefekt/motsvarande Dekan
Forskargrupper/
motsv.
under institutionen
Gruppledare motsv.
(endast beställningsattest via
E-handelsportalen)
0,05 Enhetschef Prefekt
Centrumbildningar och liknande organisatoriska enheter I enlighet med särskilt
beslut i samband med inrättandet av den organisatoriska enheten
2,0 - På gemensam nivå beroende på organisatorisk placering för enheten
Universitets-förvaltningen Universitetsdirektör 3,0 Stf. universitetsdirektör
Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning
Max 2,0 mnkr
Rektor/
Prorektor
Avdelning inom universitets-förvaltningen Avdelningschef 2,0 Sektionschef
Max 0,5 mnkr
Universitetsdirektör
Övrig verksamhet
SUHF och STAF
I enlighet med särskilt
beslut i samband med inrättandet av den organisatoriska enheten
1,0 - Universitetsdirektör

 

 I övrigt enligt Arbetsordning för Stockholms universitet

Med ”annan med lämplig kompetens och ansvarsställning” menas anställd med funktion som i sig innefattar eget ansvarområde. Rätt att beslutsattestera får inte lämnas till administrativ stödpersonal i beroendeställning, oavsett reell kompetens.