Regler om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personal- administrativ verksamhet vid Stockholms universitet

Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet (RA-FS 2006:5) beslutar rektor att föreskrifterna ska tillämpas vid Stockholms universitet enligt följande.

 

Handlingar

Gallringsfrist

Anmärkning

LÖNEADMINISTRATION

 

 

Adressändring, avisering

Vid inaktualitet, dock tidigast efter 2 år

 

 

Avstämningar av ringa eller tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation

 

Vid inaktualitet, dock tidigast efter 2 månader

 

Integrationer med externa intressenter för periodvisa rapporteringar, t.ex.

Försäkringskassan avseende information om sjukdom de första 14 dagarna, Statistiska centralbyrån avseende lönestatistik, Statens pensionsverk avseende nödvändig information för kommande pensionsutbetalningar från system MAREG, Arbetsgivarverket avseende lönestatistik.

 

Avstämningar av betydelse för kontroll av transaktionsinformation bevaras.

 

 

 

 

 

 

Ledighetsansökningar

semester föräldraledighet tjänstledighet upp till 6 månader

2 år

Tjänstledighetsansökningar över 6 månader bevaras.

 

Läkarintyg (dag 15-), kopior

 

Får gallras efter 2 år

 

Under förutsättning att läkarintyg i original översänts till Försäkrings- kassan.

 

Vid kortare tids sjukdom (dag 8-14) sänds original av läkarintyg tillbaka till den anställde.

 

Läkarvårds- och läkemedels- ersättningar, kvitton

 

10 år

 

 

Manuellt utbetald lön, underlag

 

10 år

 

 

Reseräkningar med bilagor

 

20 år

 

Genomförda resor samt utlägg i samband med resor.

 

Sammanställningar för avisering om olika personal- eller lönehändelser

 

Vid inaktualitet, dock tidigast efter 2 år

 

T.ex. pensionsavgångar eller slutdatum för tillfälliga anställningar.

 

Sammanställning över beräkning av retroaktiva löner

 

2 år

 

Uppgifterna framgår av lönesammanställningar/ lönespecifikationer.

 

Sjukförsäkran

 

2 år

 

Uppgifterna finns på sjukkort och i personalsystem.

 

Skatteuppgifter

2 år

Jämkningsbeslut, begäran om justering av skatteavdrag m.m.

 

Uppgifter för skatteredovisning

 

10 år

 

Uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbörds- specifikationer m.m.

 

Utmätningsbeslut

 

2 år

 

 

Övertids-/mertidsuppgift

 

2 år

 

Både inarbetad övertid/mertid och uttag av kompensationsledighet.

 

Övriga lönegrundande underlag

 

2 år

 

 

Övriga sammanställningar och avstämningar av lönehändelser

 

Vid inaktualitet

 

 

PERSONALADMINISTRATION

 

 

Anmälningar av sjukdomsfall som fortsätter efter sjuklöneperiodens slut

10 år

 

 

Ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro, beslut från Försäkringskassan

 

10 år

 

Gäller även när högriskskydd/ särskilt högriskskydd

är beviljat.

 

Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro, ansökan

 

10 år

 

 

Tjänstgöringsintyg utfärdade vid universitetet

Vid inaktualitet

Innehåller tjänstgöringsintyget värdeomdömen ska det bevaras.

 

Tjänstgöringsbetyg utfärdade vid universitetet bevaras.

 

Handlingar får gallras med de gallringsfrister som anges ovan under förutsättning att handlingar inte bedöms ha betydelse för

pensionsutredningar utfärdande av betyg/intyg

styrkande av fordringar eller andra rättigheter/skyldigheter föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision

statistikframställan eller utredningar i verksamheten samt forskningsändamål

Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs för verksamheten, om inget annat anges.

För andra slag av handlingar än de som räknas upp gäller bevarande.

Föreskrifterna tillämpas för löne- och personaladministrativa handlingar inkomna eller upprättade vid Stockholms universitet fr.o.m. 1 januari 2007 men får även tillämpas för äldre handlingar.

 

Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2021 och kommer att revideras under hösten 2021.)