Beskrivning:

Detta dokument anger regler om bevarande, återlämnande eller gallring av handlingar inom upphandlingsverksamhet vid Stockholms universitet och hur definierade handlingar ska hanteras. Vissa handlingar ska bevaras för alltid, medan vissa får gallras efter en viss tidsfrist.

Reglerna får tillämpas på handlingar från upphandlingar.

Inledning

Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar inom upphandlingsverksamhet ska hanteras vid Stockholms universitet. Allmänna handlingar får gallras men bara om det kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska därför bevaras. Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om återlämnade eller gallring av handlingar vid upphandling (RA-FS 2018:3) gäller denna bevarande- och gallringsplan vid Stockholms universitet. Reglerna ersätter det tidigare dokumentet Regler om gallring och återlämnande av handlingar inom upphandlingsverksamhet vid Stockholms universitet (dnr SU FV 2.6.2-3129-14).

Detta dokument vänder sig såväl till institutioner (motsv) som till förvaltningen, beroende på till vilket arkiv handlingarna hör.

Enligt handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården vid Stockholms universitet har samtliga beslutande organ inom universitet – om inte annat är bestämt i avtal – arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ. Det omfattar avdelningar (motsv) vid universitetsförvaltningen, institutioner (motsv) samt forskningsprojekt vid institutioner. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution ligger hos institutionsstyrelse/prefekt (motsv). Behov av eventuell gallring enligt dessa regler bör regelbundet ses över av arkivansvarig. Handläggningsordning förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.

Samtliga handlingar som tillför sakuppgift i ärendet ska diarieföras oavsett om de ingår i detta dokument eller inte. För att underlätta tillämpningen har fler handlingar än de som omnämns i Riksarkivets föreskrift tagits med i dokumentet. Handlingarna delas i detta dokument upp i två olika avdelningar utifrån om det rör handlingar rörande upphandling och avrop över 100 000 kronor eller om det rör handlingar rörande upphandling och avrop under 100 000 kronor. Därtill kommer en tredje avdelning för tillkommande handlingar vid säkerhetsskyddad upphandling.

 

Bevarande och gallring

Handlingar ska bevaras i sin ursprungliga form. Det innebär exempelvis att om anbud har inkommit digitalt så ska de även bevaras digitalt.

Handlingar får gallras enligt vad som anges i detta dokument. Gallringsbara handlingar får även återlämnas under angivna förutsättningar.

Myndigheten ska före verkställande av gallring eller återlämnande säkerställa att uppgifter om kvalificering och utvärdering av inkomna anbud framgår av den dokumentation som bevaras.

Handlingar får inte gallras om de är en del av överprövnings- eller skadeståndsmål.

Handlingar får inte gallras eller återlämnas, om de har eller kan antas få betydelse för forskning eller förståelse av handlingar som bevaras.

Gallring eller återlämnade får ske tidigast efter fyra år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts. För ramavtal ska fristen börja räknas från det att det inte längre är möjligt att utnyttja avtalet.

Gallringsfristerna utgör minimigränser och annan reglering kan innehålla krav på längre gallringsfrister.

För att underlätta tillämpningen har även handlingar som ska bevaras tagits med i dokumentet.

I kolumnen Gallring/bevarande anges om handlingarna ska bevaras eller med vilken frist handlingarna får gallras.

 

* = När en handlingstyp/rad eller anmärkning markeras med en asterisk efter sig så förtydligar det att denna handling eller anmärkning inte omnämns specifikt i Riksarkivets ursprungliga föreskrift utan att den har lagts till för att förtydliga för Stockholms universitet. Riksarkivet tar fram generella föreskrifter och allmänna råd för myndigheter, som sedan fattar ett lokalt beslut hur föreskrifterna ska tillämpas vid myndigheten, och som för Stockholms universitet utgörs av detta dokument. Det ges ofta utrymme från Riksarkivet att förtydliga, och i vissa fall även anpassa, vissa beslut för den särskilda myndigheten.

 

Handlingar

Gallring/bevarande

Anmärkning

Upphandling i enlighet med Lag (2016:1145) om offentlig upphandling.

Handlingar rörande upphandling och avrop över 100 000 kronor enligt 19 kap. 30 § 1 st. lagen (2016:1145) om offentlig upphandling

Anskaffningsbeslut/ Universitetsdirektörsbeslut*

Bevaras

 

Avstegsanmälan*

Bevaras

Vid eventuell avstegsanmälan till Kammarkollegiet.*

Annonser*

Bevaras

 

Sändlista*

Bevaras

Krav om ej annonsering.*

Upphandlingsdokument och eventuella kompletteringar såsom frågor och svar*

Bevaras

 

Öppningsprotokoll*

Bevaras

Öppningsprotokollet ska visa samtliga inkomna anbud.*

Antagna anbud och anbudsansökningar, med bilagor och eventuella förtydliganden/ kompletteringar

Bevaras

Omfattar all dokumentation som tillhör anbud, anbuds-ansökningen eller prekvalificeringshandlingen.

Anbudsansökningar avser de förfaranden som innefattar flera steg, där leverantörer först ansöker om att få lämna anbud.*

Bilagor som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar kan efter avslutad upphandling beskrivas eller avbildas som dokumentation. Exempelvis kan större analoga modeller avbildas och bevaras digitalt.*

Ej antagna anbud och anbudsansökningar, med bilagor och eventuella förtydliganden/ kompletteringar

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

 

Omfattar all dokumentation som tillhör anbud, anbuds-ansökningen eller prekvalificeringshandlingen.

Anbudsansökningar avser de förfaranden som innefattar flera steg, där leverantörer först ansöker om att få lämna anbud.*

Bilagor som utgörs av föremål som myndigheten bedömt inte är allmänna handlingar kan efter avslutad upphandling beskrivas eller avbildas som dokumentation. Exempelvis kan större analoga modeller avbildas och bevaras digitalt.*

Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Gäller antagna anbud.

Bevaras

T ex registerkontroll, kreditkontroll.*

Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören. Gäller ej antagna anbud.

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

T ex registerkontroll, kreditkontroll.*

Begäran om sekretess*

Bevaras

I de fall begäran inte ingår i anbud.*

Utvärderingshandlingar*

Bevaras

T ex kontroll av krav, upphandlingsrapport.*

Beslut*

Bevaras

T ex tilldelningsbeslut, beslut om avbrytande, meddelande om beslut.*

Avtal

Bevaras

Avser också tillägg till avtal, exempelvis förlängning av avtal, utlösande av option samt bekräftelser.*

Avtal i form av orderbekräftelser, beställningar etc.*

Bevaras

 

Efterannonsering*

Bevaras

 

 

 

 

Handlingar

Gallring/bevarande

Anmärkning

Handlingar rörande upphandling och avrop under 100 000 kronor enligt 19 kap. 30 § 2 st. lagen (2016:1145) om offentlig upphandling

Anskaffningsbeslut/ Universitetsdirektörsbeslut*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

 

Sändlista*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

 

Upphandlingsdokument och eventuella kompletteringar såsom frågor och svar*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

 

Öppningsprotokoll*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

Öppningsprotokollet ska visa samtliga inkomna anbud.*

Anbud, med bilagor och eventuella förtydliganden/ kompletteringar

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

Avser samtliga anbud.

Intyg, bevis eller motsvarande som inhämtats för kontroll av leverantören.

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

Avser samtliga anbudsgivare.

T ex registerkontroll, kreditkontroll.*

Begäran om sekretess*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

I de fall begäran inte ingår i anbud.*

Utvärderingshandlingar*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

T ex kontroll av krav, upphandlingsrapport.*

Beslut*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

T ex tilldelningsbeslut, beslut om avbrytande, meddelande om beslut.*

Avtal

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

Avser också tillägg till avtal, exempelvis förlängning av avtal, utlösande av option samt bekräftelser.*

Avtal i form av orderbekräftelser, beställningar etc.*

Får gallras 4 år från den dag avtalet slöts eller upphandlingen avbröts

 

 

Handlingar

Gallring/bevarande

Anmärkning

Tillkommande handlingar vid säkerhetsskyddad upphandling

Säkerhetsanalyser och särskilda säkerhetsanalyser

Bevaras

Avser att inför ett anbud eller en upphandling göra en särskild säkerhetsanalys avseende det aktuella uppdraget.

Säkerhetsplaner

Bevaras

Avser säkerhetsplaner inom säkerhetsskyddad upphandling.

Kontrollplaner

Bevaras

Avser tidsplaner för genomförande av intern kontroll, inklusive  SUA-företag, av säkerhetsskyddet.

Säkerhetsskyddad upphandling = SUA*.

Kravspecifikationer med specificerade säkerhetsskyddskrav

Bevaras

Ingår i upphandlingens förfrågningsunderlag.

Säkerhetsskyddsavtal

Bevaras

 

Handlingar från förstagångsbesök och uppföljningskontroll

Får gallras 5 år efter utfört besök eller kontroll.

Protokoll samt beslut om åtgärder som ska vidtas vid konstaterade brister bevaras.

Avser PM och rapporter över kontroll av företags lokaler och övriga förhållanden.

Säkerhetsskyddsinstruktioner

Bevaras

 

Grunduppgifter vid säkerhetsprövning

Bevaras

Avser säkerhetsprövning av företagsledningen och företagets säkerhetschef samt för dem som anlitas.  

Även en allmän bedömning av företagets lämplighet kan ingå i grunduppgifterna.

Samtycken

Bevaras

Kan ingå i grunduppgifter vid säkerhetsprövning.

Framställningar om registerkontroll för person eller personer som har anlitats

Får gallras vid förnyad framställan eller efter avslutat uppdrag

Med person eller personer avses även ledningen för ett företag.

Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.

Framställningar om registerkontroll för person eller personer som inte har anlitats

Får gallras efter beslut om att person eller personer inte ska anlitas

Med person eller personer avses även ledningen för ett företag.

Företag ska bifoga ett registreringsbevis från Bolagsverket tillsammans med underlaget för registerkontroll.

Förteckningar över personer som är föremål för säkerhetsprövning

Får gallras 5 år efter senast införda uppgift eller efter avanmälan till Säkerhetspolisen

 

Beslut om godkännande av leverantörens säkerhetsskydd

Bevaras

 

Avtal med anbudsgivare/leverantör om skydd av sekretessbelagda uppgifter i anbud/upphandling

Bevaras

 

Underlag till Säkerhetspolisen om säkerhetsskyddsavtal som träffats eller upphört

Får gallras 5 år efter säkerhetsskyddsavtalets utgång

 

Sekretessbevis

Får gallras 25 år efter uppdragets slut

 

Anmälningar om överlåtelse av verksamhet

Bevaras

Avser anmälningar till Försvarsmakten eller till Säkerhetspolisen.

 

Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2021 och kommer att revideras under hösten 2021)