Detta dokument anger regler om bevarande och gallring av handlingar inom forskningsverksamhet vid Stockholms universitet och hur definierade handlingar ska hanteras. Vissa handlingar ska bevaras för alltid, medan vissa kan gallras efter en viss tidsfrist.

Reglerna om tillämpning för handlingar inom forskningsverksamheten vid Stockholms universitet får tillämpas retroaktivt.

Inledning

Syftet med detta styrdokument är att beskriva hur här definierade handlingar inom forskningsverksamhet ska hanteras vid Stockholms universitet. Allmänna handlingar får gallras men bara om kvarvarande beståndet tillgodoser de ändamål som anges i arkivlagen och gallringen har stöd i författningar. Vissa handlingar ska därför bevaras. Med stöd av Riksarkivet föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet (RA-FS 1999:1) gäller denna bevarande- och gallringsplan vid Stockholms universitet. Reglerna ersätter det tidigare dokumentet med samma namn (dnr SU FV 2.6.2-3131-14). Regelverket får tillämpas helt retroaktivt, vilket är det som särskiljer från tidigare föreskrifter.

Detta dokument vänder sig såväl till institutioner (motsv) som till förvaltningen, beroende på till vilket arkiv handlingarna hör.

Med forskningsverksamhet avses grundforskning, tillämpad forskning och utvecklingsarbete som bedrivs vid Stockholms universitet. Forskningsprojekt avser en i tiden och till syftet avgränsbar forskningsverksamhet.

Enligt handläggningsordning för arkivorganisationen och arkivvården vid Stockholms universitet bildar samtliga beslutande organ inom Stockholms universitet, avdelningar (motsv) vid universitetsförvaltningen, institutioner (motsv) samt forskningsprojekt vid institutioner – om inte annat är bestämt i avtal – arkiv som består av allmänna handlingar vid dessa organ. Ansvaret för dokumenthantering och arkivvård vid institution ligger hos institutionsstyrelsen/prefekt (motsv). Behov av eventuell gallring enligt denna föreskrift bör regelbundet ses över av arkivansvarig och inför en gallringsinsats tas ett dokumenterat beslut. När en gallringsinsats har avslutats av en institution (motsv) ska detta delges universitetets centrala arkivfunktion och även dokumenteras i arkivbeskrivningen. Handläggningsordning förtydligar ansvarsfördelningen ytterligare.

Bevarande:

Handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i respektive forskningsverksamhet undantas alltid från gallring. Exempel på handlingar som ska bevaras är:

  • projektansökningar med bilagor (projektbeskrivningar/projektplaner/projektskisser) 
  • beslut om medel (forskningsanslag). Gäller även beslut av negativ art. 
  • kontrakt/avtal 
  • protokoll/motsvarande anteckningar från styrgrupps- och/eller referensgruppsmöten 
  • ansökan och beslut/avslag om tillstånd
  • etikprövningshandlingar
  • projektdagbok 
  • enkät- och intervjuformulär 
  • vetenskapliga del- och slutrapporter 
  • andra publikationer 
  • doktorsavhandlingar 
  • ekonomiska del- och slutrapporter 
  • viktigare korrespondens som påverkar en forskningsverksamhets genomförande och finansiering.

 Handlingar ska bevaras i sin ursprungliga form. Det innebär exempelvis att om en handling har inkommit eller upprättats digitalt så ska den även bevaras digitalt.

Gallring:

Gallring av forskningshandlingar får ske om följande ändamål har tillgodosetts:

  • rätten att ta del av allmänna handlingar 
  • behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen 
  • forskningens behov och

en kvalitativ bedömning har gjorts att de handlingar som beslutet rör saknar bevarandevärde enligt följande kriterier:

  • fortsatt inomvetenskapligt värde (exempelvis uppföljande forskning eller annan forskning utifrån samma material) 
  • värde för annat forskningsområde (exempelvis annan disciplin eller annan inriktnings forskning utifrån samma material) 
  • vetenskapshistoriskt värde 
  • kulturhistoriskt värde 
  • personhistoriskt värde 
  • stort allmänt intresse.

Om ovanstående kriterier tillgodosetts får handlingar nedan gallras tidigast 10 år efter projektets avslutande om inget annat anges och efter det att:

 

  • forskningsresultat har redovisats och publicerats eller på annat sätt offentliggjorts 
  • rimlig tid förflutit för att det ska ha funnits möjlighet att granska handlingar för att verifiera forskningsresultat 
  • ekonomisk redovisning har skett.

Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs för verksamheten.

 

Handlingar

Gallring/bevarande

Anmärkning

Administrativa handlingar:

 

 

Korrespondens med myndigheter/ enskilda/andra forskare

Får gallras vid inaktualitet

Avser korrespondens som inte påverkar ett projekts genomförande eller finansiering.

Projektbeskrivning, preliminär

Får gallras vid inaktualitet

Reviderad och slutlig projektbeskrivning bevaras.

Räkenskapsmaterial

 

Se tillämpningsbeslut för räkenskapshandlingar vid Stockholms universitet.

Primärmaterial:

 

 

Enkätsvar/intervjusvar

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

Enkät- och intervjuformulär bevaras.

Laborationsjournaler

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Ljud- och bildupptagningar

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Mät- och testresultat

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Protokoll från undersökningar/försök          

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Utdrag ur register från annan myndighet

Får gallras vid inaktualitet

 

Primärmaterial, övrigt

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Bearbetningsmaterial:

 

 

Biobanker och andra forskningsdatabaser

Får gallras vid inaktualitet

Under förutsättning att universitetet inte är huvudman för databasen.

Är universitetet huvudman för databasen får den gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande.

Handlingar som bedöms ha fortsatt forsknings- eller kulturhistoriskt värde bevaras.

Databearbetningar, datalistor

Får gallras vid inaktualitet

 

Forskningsregister

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

Handlingar som bedöms ha fortsatt forsknings- eller kulturhistoriskt värde bevaras.

Kodlistor

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

Kodnyckel bevaras under projektets verksamhet.

 

Personregister

Får gallras vid inaktualitet

Anmäls till kontrollmyndigheten.

Handlingar som bedöms ha fortsatt forsknings- eller kulturhistoriskt värde bevaras.

Bearbetningsmaterial, övrigt

Får gallras tidigast 10 år efter projektets/motsvarande avslutande

 

Redovisningsmaterial:

 

 

Vetenskapliga slutrapporter/konferens-/kongresshandlingar m.m.

Får gallras vid inaktualitet

Avser handlingar från sammankomster där myndigheten inte är värd och presentationsmaterial som andra än myndighetens representanter redovisar.

 

Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se

(Dokumentet har aktualitetsgranskats 2021.)