(Dokumentet har aktualitesgranskats 2021 och kommer att revideras under hösten 2021)

Med stöd av Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av allmänna handlingar av tillfällig eller ringa betydelse (RA-FS 1991:6, ändrad genom RA-FS 1997:6) beslutar rektor att föreskrifterna ska tillämpas vid Stockholms universitet enligt följande. Av Riksarkivets föreskrifter framgår att dessa föreskrifter och Stockholms universitets tillämpningsbeslut gäller om det inte finns avvikande regler om bevarande eller gallring i lag, förordning, föreskrifter eller beslut som grundar sig på lag (exempelvis Riksarkivets myndighetsspecifika författningar, RA-MS).

Gallring får ske enligt 7-8 §§, RA-FS 1997:6, under förutsättning att

  • allmänhetens rätt till insyn inte åsidosätts,
  • handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning, föreskriven bearbetning, redovisning eller kontroll har slutförts,
  • tidsfrist för revision och preskription har gått ut och
  • betydelsen för styrkande av rättigheter och skyldigheter samt i övrigt från rättslig synpunkt har upphört.

Handlingar som tillkommit före 1980 får inte gallras med stöd av detta beslut.

Med stöd av angivna föreskrifter fastställs tidsfrister för gallring av handlingar som framgår nedan och avser handlingar vid både universitetsförvaltningen och institutioner/motsvarande. Gallring vid inaktualitet innebär att handlingen får gallras omedelbart eller när den inte längre behövs, om inget annat anges.

 

Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse

 

Handlingar

Gallringsfrist

Anmärkning

Digitala filer med anledning av internet- och intranäts- användning, t.ex. cookie-filer, globalfiler, historikfiler och andra temporära filer

Vid inaktualitet

Får gallras under förutsättning att de inte behövs ur rättslig synpunkt.

 

Förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär

 

Vid inaktualitet

 

 

Handlingar som inkommit för kännedom

 

Vid inaktualitet

 

Får gallras under förutsättning att de inte föranlett någon åtgärd eller tillfört ärende sakuppgift.

 

Handlingar som inte berör universitetets verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga, spam, bifogade filer i e-post som inte kan öppnas

 

Vid inaktualitet

 

Får gallras under förutsättning att de inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd.

 

Inbjudningar, anmälningar till externa kurser och konferenser

 

Vid inaktualitet

 

Undantag gäller universitetets egna engagemang.

 

Kallelser till möten/ sammanträden

 

Vid inaktualitet

 

Avser andra möten än styrelsemöten.

 

Kopior och dubbletter

 

Vid inaktualitet

 

Får gallras under förutsättning att arkivexemplar med identiskt innehåll bevaras.

 

 

 

 

 

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Loggar för inkommen och avsänd e-post och fax

Vid inaktualitet, dock tidigast efter 2 månader

Får gallras under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och för återsökning av handlingar som inkommit till eller utgått från universitetet och ska bevaras eller behövs som underlag ur rättslig synpunkt.

 

Mottagnings- och delgivningsbevis

 

Gallras sedan ärendet avslutats

 

Får gallras under förutsättning att handlingen inte har påförts anteckning som tillför ärende sakuppgift.

 

Nycklar och passerkort, kvittenser

 

Vid inaktualitet

 

Får gallras under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål.

 

Postbefordran

Handlingar som tillkommit endast för kontroll, t.ex.

 

  • kvittensböcker för avgående post
  • inlämningskvitton
  • blad ur ankomst- och registreringsförteck- ningar från post- distributör

 

Vid inaktualitet,

dock tidigast efter 2 år

 

Får gallras under förutsättning att de inte behövs ur rättslig synpunkt.

 

Register, liggare, listor och andra hjälpmedel av tillfällig karaktär

 

Vid inaktualitet

 

Får gallras under förutsättning att handlingen saknar betydelse för att dokumentera verksamheten, återsöka handlingar eller upprätta samband i arkivet.

 

 

 

 

 

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Reklam och övrig massdistribuerad information

Vid inaktualitet

 

 

Rekvisitioner/beställningar, orderbekräftelser, följesedlar, packnotor m.m.

 

Vid inaktualitet

 

 

Underlag för universitetets interna planering och verksamhetsredovisning

 

5 år

 

Får gallras när sammanställning eller annan bearbetning gjorts och handlingarna i övrigt saknar funktion.

 

 

 

 

 

 

Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Elektronisk post som inkommit till eller expedierats från universitetet

Vid inaktualitet

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse får gallras utan att utskrift på papper har gjorts.

 

Handlingar av betydelse så att de ska bevaras får gallras under förutsättning att de överförts

till ett godkänt format för digitalt långtidsbevarande eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper.

 

En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa förlust.

För att förlusten ska anses ringa krävs att handlingarna inte är autentiserade genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade.

 

 

 

 

 

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Handlingar som inkommit till universitetet i ickeautenticerad form, t.ex. fax eller e-post

Vid inaktualitet

Får gallras under förutsättning att en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit till universitetet i ett senare skede och att den ickeautenticerade handlingen inte påförts anteckningar av betydelse

för universitetets beslut eller handläggningens gång.

 

Har den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras tills ärendet har avslutats, om inte ankomsttid eller andra väsentliga uppgifter dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diarium eller logglista. Gäller ärendet myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras tills överklagandetiden har gått ut.

 

Röstmeddelande eller

text (SMS)- och bildmeddelande (MMS) som inkommit

till universitetet i telefonsvarare, mobilsvar och motsvarande

 

Vid inaktualitet

 

Handlingar som inte tillför ärende sakuppgift får gallras efter avlyssning av meddelande.

 

Handlingar som tillför ärende sakuppgift får gallras under förutsättning att innehållet dokumenteras i tjänsteanteckning som tillförs övriga handlingar i ärendet.

 

 

 

 

 

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, t.ex. webbsidor

Vid inaktualitet

Får gallras under förutsättning att handlingarna har överförts till ett godkänt format för digitalt långtids- bevarande eller annan databärare för bevarande.

 

Arkivering av webbsidor på Stockholms universitets domän ska ske enligt beslut av rektor.

 

Om överföringen till digitalt långtidsbevarande innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom universitetet, t.ex. genom elektroniska länkar ska en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde.

 

Viss information ska gallras enligt gällande regler för bl.a. personlig integritet.

 

Felaktiga eller inaktuella uppgifter (exempelvis öppettider och telefonnummer) i digitala handlingar eller i digitala register

 

Efter rättning

 

Får gallras under förutsättning att uppgifterna är av tillfälligt intresse och saknar betydelse vad gäller att dokumentera verksamheten.

 

Sociala medier (t.ex. Facebook, Twitter, bloggar.), inlägg och kommentarer där universitetet står som avsändare

 

Fortlöpande vid inaktualitet

 

Beslut om bevarande och gallring ska regleras på myndighetsnivå.

 

Krävs det att handlingen ska bevaras eller fordrar åtgärd, förs ärendet över till ärendehanterings- system.

 

Register, elektroniska upptagningar av registerkaraktär som tillkommit genom skriv-, räkne- eller motsvarande fel

 

Vid inaktualitet

 

Under förutsättning att rättning av uppgift har gjorts.

 

 

 

 

 

 

Handlingar forts.

Gallringsfrist

Anmärkning

Säkerhetskopior, handlingar som överförts till annan databärare inom samma medium och ersatts av nya exemplar

Vid inaktualitet

Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål och att autenticerade handlingar har överförts till digitalt långtidsbevarande.

 

Teknisk dokumentation som inte längre behövs för förståelse av andra handlingar/uppgifter eller sambanden mellan dem, t.ex. installationsanvisningar

 

Vid inaktualitet

 

 

Ansvarig enhet: Stockholms universitetsbibliotek

Kontakt: arkivet@su.se